提高电力企业档案服务能力的对策黄玉鹏

提高电力企业档案服务能力的对策黄玉鹏

黄玉鹏

（国网福建省电力有限公司南安市供电公司福建省南安市362300）

摘要：电力企业档案是电力企业开展生产经营、电力建设和企业管理过程中形成有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。电力作为社会经济发展的重要支撑，电力企业档案在企业发展进程中发挥着重要作用，其价值不仅体现在它是电力企业宝贵的资源和财富，同时也是电力企业开展生产经营、建设和管理活[1]动中的重要基础和环节。随着社会发展、科技进步以及电网建设的不断推进，电力企业档案包含的内容越来越丰富，电力企业档案的价值也逐步为社会所认识，如何利用好这一庞大资源，为电力事业发展提供高质量的服务，已成为电力企业档案工作面临的新课题，增强服务创新意识是解决这一问题的关键所在[2]。因此，本文对提高电力企业档案服务能力的对策进行了研究。

关键词：提高；电力企业；档案；服务能力；对策

1电力工程项目档案管理的难点

第一，电力工程作为一个现代化多种施工综合性工程，由于其项目的特殊性，必须要经历科研、设计、基础建设、安装、调试以及试生产等诸多环节。在整个工程项目中这些环节需要多方协调、多方参与，加之电力工程项目内外部关系较为复杂，技术性强，因此给档案收集带来了很大的难度。第二，由于电力工程项目档案管理是一个较为复杂的系统工程，整个工作都随着工程项目的进展环环相扣，慢慢形成。对于档案管理工作而言，工程项目每个环节档案材料的质量都直接关系到整个工程项目档案质量。在新形势下如何最大化地做好各环节的档案同步管理，有效地从源头把好质量关，是现阶段亟待解决的问题。第三，随着科学技术的不断发展，电力企业也在与时俱进，不断引入数字化及信息档案管理模式对工程项目档案进行有效地收集、整理和归档。但由于个别档案管理人员将关注点过于集中在数字化、信息化档案管理上，因而在很大程度上忽视了传统纸质档案的重要性，这也阻碍了电力工程项目档案管理工作的有序开展。

2提高电力企业档案服务能力的对策

2.1创新档案观念，增强服务意识

观念是行动的先导，要提升电力企业档案服务能力首先要有正确观念的引导，为此必须转变档案管理观念，用科学的观念指导档案服务。目前，许多电力企业档案部门服务意识不强，归根到底是“重管理，轻服务”的观念作祟，所以要摒弃这种落后的观念，牢固树立为企业生产经营服务、为企业日常管理服务的思想。为用户服务就不能固守被动服务的方式，而应主动提供用户所需的服务。为在思想上重视，档案部门应加大对档案管理人员培训的力度，而档案管理人员也必须加强学习和提高认识，树立档案管理以用户为中心的服务观念，并以提升用户满意度为工作目标。

2.2把握用户需求，提升服务效能

只有精准把握用户需求，才能为用户提供针对性强且满足其需要的服务。电力企业档案部门的用户是工作在不同部门的广大员工，他们对档案的需求是不一样的，例如生产技术部门通常对科技档案服务有需求，而财务部门主要对会计档案有需求，而且这些部门对每一类档案的具体要求在不同阶段也有差别，所以档案部门应根据不同用户的需求提供服务，这样才能做到有的放矢。为此，档案部门应加强对用户需求的分析，并在了解用户需求基础上为用户提供个性化服务。通过尽力满足用户的需求，档案部门不仅展示了自身的服务特色，还能从满足需求进化到创造需求，进而利用需求驱动更好地提升服务效能。

2.3强化档案管理机制

传统的电力企业档案管理都是处于比较“被动”的状态，档案管理人员都是被动等待需要保管的档案，而通过完善档案管理机制，加大对档案管理人员的管理，实行绩效考核管理机制，一方面可以督促员工的工作，让员工有一个良好的参考机制，更好地完成本职工作；另一方面可以促使员工更加积极认真地工作，主动走出去联系各部门，将等待档案上门变成积极主动工作，把收集变成搜集，使得档案更加完善和丰富。同时，把晋级考核列入到平时的考核中去，让个人的工作业绩直接挂钩到平时的晋级考核中去，将工作落到实处，做到事事有人管，事事有人负责。另外，档案管理人员也要及时掌握行业发展动态和企业发展情况，对电力企业可能发生的“大事件”提早进行参考性的资料准备，为领导进行决策性决定提供完善和详细的参考资料，以解除领导的后顾之忧。例如，在实施一项新工程时，往往需要参考大量的资料才能做出决策性判断，而档案管理人员工可以有针对性地提早做好准备，提供更加完善的资料给予其进行参考。

2.4建设档案的信息数据库

现如今，全球都已经被网络覆盖，电力企业也应该紧跟时代潮流，在档案管理以及其他方面应用信息技术。电力企业档案管理人员能够借助普及的互联网，学习更多更先进的管理知识与理念，在现有的档案管理方法上不断进行改良，将已不适应现代管理方式的手段去掉，再添加一些能使管理工作真正实现高效率的途径。除此之外，档案信息库的建立十分关键，档案管理人员可以通过在网络上建立信息库保存原本只以纸质形式存在的档案，在输入所有档案之后，再查阅或者是改动档案就会十分简单，如此不仅降低了管理人员的工作强度，也能更高效地为企业提供所需要的资料。此外，网上信息库也非常容易保存，只要记住账号密码并进行备份，就能够随时查到需要的信息，网上数据库作为新兴技术已经得到了普遍的应用，电力企业也需要及时认识到互联网的重要性，才能在市场竞争中立于不败之地。

2.5提高员工对档案管理的认识程度

档案管理在整个企业的发展历程中，从根本上讲不受广大员工的重视，而其自身工作也大都是“默默无闻”，且企业管理层对档案管理工作也不够重视，这为档案管理工作的发展起到了阻碍作用。提高企业档案管理工作水平必须要转变企业所有员工对档案管理工作的认识，提高企业管理层对档案管理工作的重视程度。应从上至下层层宣传，加大宣传力度，调动广大员工的积极性和参与热情。让广大员工能够“耳熟能详”“耳濡目染”，充分了解档案管理工作，并且积极配合档案管理部门的工作，把档案管理工作从档案管理部门的“专属”推广到全员参与的模式。同时提高档案管理部门员工的思想认识，将被动的工作变成主动积极的工作，不再是局限于完成工作，而是要更好地完善工作，不断突破自我，提高对自身的要求，从而提高工作效率。另外，还要扩大档案管理的管理范围，扩大对档案种类和内容的保管，强化档案的各项参考价值和借鉴能力，丰富档案的内容，让企业档案更加详细和全面，即使在时间紧、任务重的前提下，仍然能够随时面对、及时解决所发生的各种问题。

结束语

提升电力企业档案服务能力是一项充满挑战性的任务。要充分发挥企业档案资源的价值就应直面企业档案管理现状，找出制约企业档案服务能力提升的症结所在，然后将改进措施落实到实际行动中，通过满足企业对档案信息资源的各种需要来完善企业档案管理的服务功能。

参考文献：

[1]张琼.加强电力企业档案管理工作的有效途径[J].中外企业家，2017（36）：92-93.

[2]柳娜.论信息时代电力档案管理工作的创新方法[J].陕西档案，2017（05）：43-44.

[3]刘涛，王晓军，张宁，王聪，隋石妍.浅析基于手机APP的档案服务研究与应用[J].中国新通信，2017，19（11）：112.

[4]张新波.让档案信息资源为电力企业发展服务[J].东北电力技术，2016，37（12）：54-56.

[5]章晓镭.利用大数据提升电力企业档案资源管理和服务能力[J].科技创新与应用，2016（13）：172.