医院档案在编撰医院志中的应用

医院档案在编撰医院志中的应用

张超

张超（山东省淄博市中心医院山东淄博255036）

【摘要】目的档案是编修志书的可靠依据和重要的源泉，编史修志与档案工作是相辅相成、互为促进的。档案反映着医院的历史沿革、发展历程、医疗护理质量和水平等，内容丰富、齐全完整的档案资料在编撰医院志中发挥着非常重要的作用。同时，通过编撰院志还可以促进医院档案工作标准化、制度化、科学化管理进程。

【关键词】档案医院志应用

【中图分类号】R197.322【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2012）15-0370-02

2011年是我院建院60周年，医院党委决定首次编撰医院志。我院院志办公室人员利用5个月时间，在全院职工的协助下，运用了大量的档案资料，最终编成75万字、近400页、跨度60年、真实全面地记录了医院发展的历史轨迹、充分展示我院深厚的文化底蕴的《淄博市中心医院志》。伴随着编志工作的开展，档案在编志工作中的重要性逐步得到凸显。

档案管理与修志工作，自古以来就有着极为密切的关系，档案是“方志之骨”，离开档案，方志就等于无源之水。研究与探讨二者之间的关系，不仅有助于志书的编纂和内容的选择、提高志书的价值和质量，而且对于开展档案编研工作、提高档案管理质量都具有重要的意义。

1编志工作与档案工作有机结合

编志要求贯彻实事求是的精神，真实记述史实，维护历史真实面貌，这就需要详尽翔实地运用档案资料。将院志办公室与档案室从组织结构到工作内容结合起来，更有利于查阅和利用档案资料，提高修志进度和志书质量，起到互相促进，相得益彰的作用。我院编志办公室成员5人中有2人为医院档案室工作人员，其中1人兼任院志办公室副主任，编志办公室就设在档案室的附近，并临时调用档案阅览室作为编志办公室办公用房，方便查阅各类档案资料。档案工作人员利用丰富的档案管理的知识和经验，为编志工作提供了大量真实详尽的资料，并承担部分院志篇目的编写工作。把各种档案材料汇编与院志中的篇目紧密结合起来，如利用经系统整理汇编的医院大事记、机构沿革、《科技荟萃》等编研材料和专题档案材料，编写院志中科研教学、设备管理、年度大事记等专题篇目。

2广泛调研档案资料对编志工作的作用

档案是编修志书的可靠依据和重要的源泉之一，要利用好档案资料，就需要做大量的调研工作。因为医院此次编志工作为首次，没有可以延续和借鉴的志书材料，要真实反映医院60年来的发展历史，需大量检索、查阅各种档案材料，查阅的材料中不仅有文字档案，更有许多图纸、表格、照片等。编志办公室人员利用1个月的时间，通读、调研医院所有的档案，包括文书档案、科研档案、基建档案、照片档案、基建档案、实物档案及特殊载体档案等。根据已拟好的志书篇目，将所有需要的资料信息做好摘录、复印、拷贝、照相或扫描等工作，重点是修志工作中涉及到的本院人员调动、职务任免、职称评聘、科室设置、规章制度、医护技术、设备购入等案卷材料，并以电子表格形式列出目录，为编志工作提供了一系列完整、翔实、系统的资料。除了查阅本单位档案室档案外，还有的放矢地去市卫生局档案室、市委组织部档案室、市档案馆、市报社档案室等部门调研相关的资料。如：到市卫生局档案室查阅反映部分人员聘任情况的档案，到市委组织部档案室查阅部分县级以上领导干部人事档案，到报社档案室查阅唐山地震时期医院派出的医疗救援队抗震救灾的相关通讯及照片等。

3编志对档案管理的促进作用

3.1通过编志工作可以促进档案的利用编志工作与档案利用是相辅相成、互相促进的，档案是修志的依据材料，志书是档案的传播媒介。档案多为原稿和孤本，一般只有一份，在同一时间内只能提供给一个人查阅利用，不利于广泛传播利用。编成志书，就能够把分散的、零星的档案文件，经过分析研究、整理归纳，变成带有综合性、资料性、条理化、系统化的书籍，进一步充实和丰富了档案的内容。志书一般印刷一定数量，可以同时提供给多人查阅利用，可以看作为保存档案资料的另一种形式。档案部门根据修志工作的需求，可以边提供档案资料，边编辑多种专题目录及文件汇编、选编，进一步加强档案的编研工作，更好地提供利用。

3.2通过编志工作可以丰富档案资料编修院志需要广泛地搜寻、汇集各种档案资料。对于档案室因各种原因造成资料散失、短缺问题，通过各种途径查阅、收集资料，如通过到市档案馆查阅、老干部座谈会、向全院职工征集照片及院史资料等。在编修院志的同时，将相关资料移交档案室，弥补档案的缺失，极大地丰富了档案室室藏。通过编修院志，拓宽了档案工作的视野，更新了管理观念，更进一步的认识到，档案管理工作，不是坐在家里等接收，而是要放眼全社会，更加积极主动地征集反映单位特色的档案资料，广泛收集有关各方面的书刊、实物等相关资料，努力开创档案工作的服务领域。所以说，修志与档案工作可谓优势互补，相得益彰。

4进一步加强档案管理工作的思考

编撰医院志不仅是对医院历史沿革、发展历程、医疗技术、服务质量等整体情况的一次梳理，也是对我院档案工作的一次全面检查。通过编志工作，使医院各级领导和全院职工对档案工作的重要性有了更为深入的了解，同时，也暴露出我院在档案管理工作中存在的不足：如职能部门档案意识不强、归档范围不全、归档材料收集不完整等问题。要真正使医院的档案工作更加制度化、规范化和科学化，这就要求在今后的工作中，必须严格按照《档案法》及《实施办法》等相关要求来规范日常工作，同时还需要做好以下几方面的工作。

4.1加强学习宣传力度，增强全员档案意识增强干部职工的档案意识是加强医院档案管理工作的前提，全员档案意识在很大程度上又取决于档案管理人员的宣传、引导及其工作的成效。首先，可以通过医院院报、宣传栏等形式和渠道，全方位、多层次地大力宣传《档案法》、《档案法实施办法》，使全院职工明确做好档案工作是法律法规的要求，是医院发展不可缺少的一部分，逐步增强全员档案意识和法制观念。其次，档案管理人员可以充分利用院内多媒体、网络技术等先进的科技手段，及时传播档案工作信息，扩大宣传工作影响的广度和深度。再次，积极派出档案管理人员及医院领导干部参加各种档案工作会议、研讨，提升医院档案工作重要性的认识，将档案管理纳入领导议事日程。最后，可以利用档案管理工作所取得的成果，进一步宣传档案在医院各项职能活动中的价值及其所发挥的重要作用，以达到提高院领导和广大干部、医护人员档案意识的目的。

4.2逐步提升档案人员的业务素质档案工作是一项专业性、实践性较强的工作，档案管理工作水平的高低与档案人员素质有直接的关系。要将档案管理人员培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、进修学习、晋职晋级及奖励措施等，调动医院专、兼职档案管理人员的工作、学习兴趣，努力钻研业务，拓展知识结构，不仅具备档案管理专业知识，而且还应具有一定的医疗专业知识，对内科、外科、护理、药剂、检验及医院人文知识、信息网络知识、外语知识等多方面的知识都应有普遍的了解，成为医院各项工作的“百事通”。只有全面掌握科学管理档案的综合技能，才能适应现代化档案管理工作的需要，从而推动档案管理水平的提高。

4.3不断完善档案管理制度，提升档案质量严格按照医院档案归档整理原则开展工作是加强医院档案管理工作的保证。随着医院的发展，医院档案工作领域逐步拓宽，工作内容不断丰富，要及时健全完善管理制度，进一步明确医院档案管理体制，建立起一套行之有效的归档、查阅、保密、开发利用、管理等制度，做到归档及时、整理有序、分类合理、查阅参考便捷，并使档案管理做到有法可依，有章可循，实现档案工作科学化、规范化管理。进一步健全网络组织，做到每个职能部门和临床医技科室均配有兼职档案员，发挥好部门和科室的作用，建立符合医院实际的档案管理模式。

4.4要加强档案资源整合力度要加大档案接收力度，将一切有保管价值的档案接收进档案室。收集是档案工作的起点和基础，是贮存信息资源的重要途径。档案人员要注重第一手原始资料的积累，主动出击，做个档案工作的有心人。收集工作要根据医院工作的实际和特点展开，抓住重点，形成自己行业的特色。

4.5要继续加强档案编目与编研工作为解决档案原件贮存的信息量大、质杂、零散等状况与利用者要求获得档案信息具有针对性、浓缩性、系统性之间的矛盾，档案部门需要编制各种检索工具，从不同角度满足利用者检索档案的要求，并按一定选题编辑各种文献汇编和编写各种参考资料，以满足不同利用者获得信息的要求。档案人员要增强服务意识，变被动服务为主动服务，充分利用档案信息资源的服务功能，最大限度地发挥它的作用，紧紧围绕医院管理、医疗、教学、科研等各项工作的实际需要，全方位跟踪服务。运用先进的档案信息管理方式，利用现代化管理手段，主动开发和提炼出有价值的信息资源，采取现代化信息传播媒介，扩大档案信息传递功能，为领导决策服务，为医疗、教学、科研、行政管理服务，广泛地满足档案利用需求，最终实现档案信息资源共享。

4.6加快档案数字化进程在现有的室藏基础上，要让更多的人了解档案、利用档案，网络是很好的媒介，越来越多的数字档案在网上发布和共享是今后档案利用的趋势。因此，医院档案部门必须对室藏纸质档案进行数字化处理，从目录信息到全文信息由近到远逐年处理，并通过计算机档案信息管理系统进行有效的管理，全面实现档案信息的自动检索、查询和统计等功能，不断提高工作效率，满足信息化社会对档案利用的需求。

4.7加强音像档案信息的现代化管理目前，医院档案室因条件限制，对录音、录像、照片档案的管理较为薄弱。收集到的数量少，利用率低。针对医院修志利用音像档案的特点，医院档案室应该加强音像档案的现代化管理。应做好音像档案的价值鉴定，确定其保存价值，将有保存价值的音像档案进行数字化处理，主要是对照片档案进行扫描或用数码相机翻拍，经处理后转入计算机档案管理系统，对录音、录像胶片、照片档案进行载体的转换，全部转换成光盘载体的形式保存起来，更加便于保存和提供利用。

参考文献

[1]刘国能等,档案利用学[M].中国档案出版社,1996.

[2]张利珍,加强档案管理工作之我见[J].中国管理信息化,2012,15(1):48.