物资电商化采购规范管控研究

物资电商化采购规范管控研究

高慧

(国网山西省电力公司检修分公司山西太原032000)

摘要：电力物资作为电力公司工程项目建设重要资源，在保障公司电网建设和运营方面起着重要的作用，同时公司物资采购量大，政府监管检查、社会舆论监督日益严格，物资采购规范性和可靠性要求越来越高。电商化采购如果不进行深入细致的流程设计和科学管理，会出现各种风险，难以管控。

关键词：物资；电商化采购；管控；研究

1研究思路、方法及过程

1.1研究思路

在国家法律法规和国网公司管理制度的基础上，从年度安排电商化物资采购入手，全面梳理项目管理、提报计划前准备/计划提报和审查、采购方式确定等环节的各类风险及产生的原因，依托信息化和标准化等手段制定差异化的、针对性强的管控措施，提升物资计划及采购策略管理水平，提高采购效率效益。

1.2方法和过程

通过科学的分析方法，提升发现问题、分析问题、解决问题能力，实现对电商化采购订单匹配、验收结算、规范管控的风险防控，从而实现控制风险、减少浪费、提高效率等目标。在对整体流程梳理的基础上，通过“SIPOC流程分析”、“FMEA失效模式和效果分析”、“鱼骨图”等方法，分析目前电商化采购订单匹配及验收结算中的具体风险点、问题点。对发现的问题深入分析、层层分解、重点管理，分析问题本质，制定对策。

1.2.1SIPOC流程分析法的采购过程系统梳理

采用SIPOC流程分析对电商化采购实施过程进行详细分析后，将整个采购过程进行了清晰的展示，同时对每个流程步骤的输入、输入的单位和要求做出了清晰的界定，特别是对输入、输出要求的确定后，希望达到的标准就有了依据，为后续的研究打好了基础。

1.2.2鱼骨图分析

理顺了流程及要求后，对过程中的风险和潜在问题进行鱼骨图分析，找出引起问题的维度和各种问题的相关性，从而有针对性地进行问题分析和寻求解决措施。将电商化采购从采购方人员、供应商、作业平台(电商商城、ERP系统)、作业方法4个大的维度进行风险和问题分析，然后再进行深入细分，初步形成假设问题。通过头脑风暴和亲和图的运用后，从采购方人员、供应商、环境和工作方法4个维度绘制出鱼骨图，根据鱼骨图深入细分，从而发现实际问题和潜在的风险。

1.2.3FMEA分析

为了进一步的了解风险点的风险等级、风险识别能力和风险可控度，根据流程对电商化采购匹配及验收结算采用了FMEA分析。从电商化采购的FMEA分析可以看出，当前电商化采购还处于探索的过程中，流程中发生风险的可能性比较大。同时，由于当前并没有特别有效的控制方法，查证能力也不足，实际可能发生的频率也就比较高，总的来说，风险还是较大。

2物资电商化采购规范管控措施

2.1目录管理及上架阶段

1)严格把关供应商推送商品，物资公司每月抽查商品是否属于约定的采购目录范围，抽查比例不低于5%，并接受基层单位的反馈，对违规商品予以立即下架处理，规避采购和舆论风险。同时，物资公司加强审核，专门安排审核人将审查情况向物资部汇报。招标时明确采购商品详细参数(规格型号等)，准确对应ERP物料编码，中标后在电商平台上架时商品描述要清楚。按照《国家电网公司零星物资电商化采购和供应工作规范》第十二章“检查与考核”的规定，各级物资部和物资公司(物资中心)对供应商的不良行为建立台账和统计分析，并对供应商的不良行为及时按照规定进行处理。2)实行部分品类设置商品单价限额，严禁出现高档消费品及奢侈品(如高档钢笔)，对违规商品予以立即下架处理，规避采购和舆论风险。同时，对供应商的不良行为及时按照规定进行处理。3)要求供应商完善商品关键字(名称、品牌、价格、颜色、型号、大小、用途、保质期、质地、材料等)描述，不得少于8个，并制定相应的管控措施，在选购流程中，描述不清的商品不得上架。同时，制定计划完善ERP中的商品描述，将商城中的产品描述字段同步到ERP中。

2.2商品请购阶段

1)严格请购审批管理，同时，在请购单的内容上进行完善，明确请购物品后期使用的部门和人员以便于监察部门督察管理。2)区分请购和采购，请购帐号到基层，采购帐号到专业采购人员，采取“请购人员分散请购、系统汇总、采购人员集中下单”的形式，省公司和地市公司将采购账号只授权给专业的采购人员，并将账号在相关部门进行备案。由系统完成下单前自动整合有效请购订单，下单后自动拆分采购订单的工作，分散送货到基层物资单位。账号管理人应加强权限管理，控制采购人账号的的采购金额，以及同一商品的采购数量。3)完善比价系统，在采购申请单中自动带出同类商品价格，独家供应商品在外网查询后进行人工比价。4)针对电商类物资，参照国网公司办公用品电商类物资协议执行用量管控方式，不承诺最低用量，不限定最高用量，鼓励供应商良性竞争。对其他类别物资，采取“基层自主选择、用量相对均衡，鼓励良性竞争”的方式，约定合同执行比例为合同实际采购金额占合同暂定总价的比例。5)在采购下单时自动匹配价格及价格排名，定期分析账号采购情况，逐步规范采购行为。6)编制《零星物资电商化采购与供应工作规范》。7)系统增加自动匹配选购次数功能，如果是首次选用的商品，流程中增加由请购人员审定的功能。

2.3配送及验收阶段

1)完善系统，开发自动提示功能，在交货周期自动提醒采购人员和供应商，提醒采购人员进行催交确认。对恶意竞争采取低价中标后不及时履约发货的情况，经调查核实后，采用履约保证金自动赔偿损失的方式及时进行处理。2)在收货时不接受与订单不一样的商品，如确实有更换的情形，必须在收货前重新走相关流程，并在系统里面修改。将每次送货不一致的情况进行记录，作为供应商评价依据。制定到货与采购订单不一致的处理流程。3)严格收货制度，每次收货时必须如实收货，同时，定期进行货物盘点、抽查和追溯检查工作。4)根据后续使用中发现的质量问题，反过来进行相关人员的责任追溯。对供应商进行无理由退换货、推行履约质量担保等质量约束，发现质量问题严肃处理。将物资按金额、品类等维度细分制定合适的评价方式并严格执行。完善与供应商的服务与产品质量评价的阶梯价格体系的管理。5)禁止收货人员与下单人员为同一人。定期抽查，并严格按照相关法律、制度严肃处理。应用信息系统，完善记录管理，事后抽查，终身追责。6)设置供应商妥投标准，上传签收记录后方可在电商平台上进行妥投。

2.4使用管理与结算管理阶段

1)完善相关管理制度，定期开展供应链统计分析。建立闭环管理机制，运用大数据分析技术，开展采购、履约执行、结算等专题分析，对系统异常数据进行预警。通过数据抽查、现场检查等多种方式，促进基层单位规范业务操作，并加大对违规人员和供应商的惩处。2)在各个签收、办理环节理顺流程，减少过程时间浪费。3)建立定期检查制度，对电商采购的商品使用情况持续跟踪，对浪费、违规使用等情况进行处罚和考核。

3结语

电力公司通过对物资电商化采购过程中，发生管控问题可能性的研究分析，有针对性地提出解决问题的措施，提高物资采购供应质量和物资标准化水平，杜绝发生6类问题的风险，可以提高电商化采购计划需求的实用性和准确性。

参考文献:

〔1〕王敏.物力集约化管理:实践与创新〔K〕.北京:中国电力出版社，2016.

〔2〕国家电网公司.国家电网公司ERP电商化采购使用手册〔K〕.北京:中国电力出版社，2016.

〔3〕国家电网公司.国家电网公司零星物资电商化采购和供应工作规范〔K〕.北京:中国电力出版社，2016.