谈大数据时代城建档案管理面临的挑战与机遇张玉美

谈大数据时代城建档案管理面临的挑战与机遇张玉美

张玉美

中船置业有限公司，上海200126

摘要：现如今，随着我国经济的快速发展，城市化建设发展也十分迅速，城建档案管理的重要性日益凸显。城建档案管理与城市建设、规划以及各项管理等都具有重要的关联性，做好城建档案管理，能够推动城市化发展水平的不断提升，为城市更好地发展奠定良好的基础。然而，当前我国城市化背景下，城建档案管理却并不是十分完善，其中还存在诸多问题，不利于城市化发展的有力进行，因此解决这些问题并合理制定对策显得十分有必要。

关键词：大数据时代;城建档案管理;挑战与机遇

引言

大数据时代的来临，不仅意味着思维的转变，更意味着现实工作方式的改变，而对于档案管理来说，这是其发展的一个重大机遇，但与此同时，也为其带来了一些新的问题，既包括转型当中所面临的困境，也包括特殊背景下所引发的新的问题，以下本文将对有关方面进行研究分析。

1城建档案的重要作用

城建档案指的是在城乡规划建设和管理中直接形成的具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等载体的材料，城建档案管理贯穿城乡建设与管理的全过程，档案的产生、形成、编制都是同步的，涉及到城乡规划、用地管理、地质勘查、征地拆迁、工程建设与运营维护、城乡管理、应对突发事件、抗灾防灾等，具有重要作用。一是城建档案是城乡规划的基础。实施城乡规划的第一步是了解城乡发展史，因为城乡规划是城乡发展的依据，具有指导城乡建设、完善城市功能、促进城市发展的作用。一座城市的城乡建设信息都能在城乡建设档案馆找到，为城乡规划提供参考作用，分析其发展史和现状，据此定位城市发展，确定未来的城乡规划，指导城乡建设。二是城建档案是城乡建设管理的依托。科技在进步、社会在发展，现代信息技术的应用也越来越广泛，促使城市现代化发展进程不断加快，地面高层建筑越来越多，地下管线网络越来越复杂，使得城市管理复杂多变，要依据城建档案优化城市管理。城建档案存储城乡建设环节形成的所有信息资源，完整真实地记录城市发展环节的所有事物及其发展规律，为城乡建设与管理提供了宝贵资源。三是城建档案是研究城市的资源。城建档案是城市最真实的写照，要研究一座城市，就需要城建档案提供资源保障，因为城建档案的作用并非只在于城乡建设、城市管理，还和政治、科学研究等联系密切，因此需要全面认识城建档案的经济价值、社会价值。

2大数据时代城建档案管理存在的问题

2.1档案信息安全保护措施不够

在城建档案的管理问题中较为严重的问题之一就是出现档案丢失或者是损坏的情况，这与档案信息安全的保护息息相关。虽然当前信息化的管理具有诸多传统方式不可取代的优势，但是这同样也带来了一些新的问题。有许多管理人员在尝试过信息化档案管理的益处之后就完全舍弃了传统的管理方式，而没有对重要信息进行实体的留存，这种做法存在着极大的风险漏洞。在数据化的时代，虽然信息的查询，调阅与新增编辑管理变得更为容易，但与此同时，其丢失与被篡改的风险也在同步增加。比如意外的停电事故，或者是电脑出现故障，或是程序紊乱，就会导致许多未曾来得及保存的数据就此消失，而无法恢复。再者就是一些掌握了较高电脑技术水平的人，也可以通过入侵安保系统来对某些已经存储好的数据进行篡改，这都是在信息化背景下新出现的问题，而这些问题在以前的管理当中是不曾存在的，也就是说新方式的转变既带来了诸多的益处，消除了传统管理中所存在的一些问题，但与此同时也新增了一些问题，而这些新出现的情况，往往是我们曾经未曾考虑过的。大数据时代的来临，既为我们带来了方便，带来了现代化的数据管理技术，也意味着新旧思维的碰撞以及具体管理方式的冲突与差异，并且这也同样带来了一些新的问题，而也正是由于其复杂性，所以其对于城建档案管理来说，是挑战，更是机遇。

2.2没有配备专职人员，且业务水平不高

在城市建设中，建设工程项目涉及的部门多、人员广，所形成的档案资料大多都散在建设、施工、监理等部门，没有统一的档案管理人员机构，而仅有的档案管理工作者也大都未经过专业培训，并不具备做档案管理员的条件与资格。再者，随着城建档案工作的不断发展，一些档案管理人员没有及时进行知识补充，长此以往，就会制约城建档案管理工作的发展，严重影响档案的质量。

2.3城建档案内容缺失

城建档案具有科学性和系统性的特点，这也是判断城建档案准确性和完善性的重要准则。然而，由于在城市建设过程中其涵盖的范围较广，需要十分精确而全面的数据，使城建档案管理在实际工作中出现审批程序错乱、城建信息缺失等问题，例如，在一些已经收集在册的城建档案中，很多建设单位上交的建设工程档案记录的并不完善，在某次施工过程中处于各方面原因需要转交变更图，而在移交过程中，发现移交的资料不齐全，资料中的数据也有很大的误差，还有一些建设部门移交的资料并不符合档案的要求，使城市建设过程中的一些细节不能真实准确的反映出来，给城建档案的管理人员造成很大的工作障碍，也使以后的城建档案信息使用者在查阅过程存在很大的不便，久而久之，制约着城市建设的发展。

3大数据时代城建档案管理存在问题的解决措施

3.1加强城建档案管理信息化建设的水平。发达的网络

信息技术为城建档案的信息化建设提供了有力的支撑，因此城建档案管理人员应当积极进行信息化的运用，推动档案管理水平的不断提升。这就要求城建档案馆人员必须要转变自身的思想观念，将数字化作为指导，运用新的技术以及设备对传统的纸质档案管理进行改进，推动档案管理更加健全，服务水平更上新台阶。应当构建网络信息平台，推动远程跨馆查档办事的有力进行。各个地区的城建档案馆应当做好信息化平台的构建，推动自身与其他地区城建档案馆的有机联合，使得档案信息能够实现共享，为人民更高效地进行档案信息运用提供基础，并迎合“最多跑一趟”的改革理念。比如，杭州市城建档案馆查档窗口就积极进行了改革和师范，推动了网上查档、异地查档的发展。在杭州市城建档案馆，一位先生着急进行档案查询，他在滨江买了二手房，着急装修想要调研房屋建筑的结构图纸，正准备再跑一趟滨江的时候，该档案馆的负责人拦住了这位先生，并为其讲解远程跨馆查档的内容，然后依据具体的程序几分钟便将先生需要的信息调了出来，同时结构图上盖了滨江区城建档案馆的章，解决这位先生的燃眉之急。这不仅方便了这位先生，同时也是方便了人民大众，不仅能够提升城建档案运用的效率，而且能够推动档案馆人员服务水平的全面提升。

3.2定期进行专业培训，培养专业的档案管理人才

档案管理是一门科学，特别是新形势下档案管理的技术更先进、内容更丰富、分工更专业，对档案管理人员的能力素质提出了新的要求。因此，应充分认识到档案管理人员专业素质的重要性。档案管理人员不仅要有城市建设方面的知识，还要有档案管理方面的素养，还要掌握现代化科技手段和先进的操作管理技能，同时应具有统筹安排、耐心细致、勇于创新的基本品质和良好作风。因此，档案部门要适应新形势，重视政治理论、业务知识和技能技术等方面的学习，建设学习型档案管理队伍，让档案管理人员能够时刻跟随技术进步的脚步，与时俱进，为提高档案管理科学化水平提供有力的智力支持和人才保障。

3.3明确城建档案管理工作内容

城建档案管理工作的最终目的是为以后的城市建设提供便利和参考，因此，相关工作人员一定要充分了解其重要性，然后加强对相关部门工作的管理和监督，在此基础上，才能使城建档案管理工作发挥其功能。首先，根据城市建设的发展，利用现在先进的信息技术，加强档案管理设施的信息化建设，为城建档案管理工作的开展提供一个良好的管理系统。其次，要加强管理部门和其他部门之间的关联，通过各部门之间默契的配合，开发出一系列科学合理的城建档案管理系统。最后，促进档案的数字化并建立内部局域网，使档案资源实现共享，便于调整完善档案信息，也使城建档案管理工作更加方便的开展，有效提高了城建档案管理的工作质量，是城建档案管理能够适应城市的现代化建设。

3.4提升档案管理的安全性

制定完善的城建档案安全管理的条例与安保方案，安全保管的方案一般包括两项内容：其一，对相关的档案管理者的信息要保密。其二，对档案资料的保密工作。为此，城市的档案储存间应当备齐优质的防火、防盗等设备，以应对所有可能性的安全事故。同时，在网络技术迅猛发展的今天，为城建的档案资料的采集、交流、处理等工作带来了便利，也逐渐显露出严重的网络安全问题。黑客分子借助网络技术，以恶意程序的方式攻击城建的档案信息，对系统的数据库进行破坏活动。导致数据库里的宝贵文献缺失，极大地影响了我国城建档案的管理。因此，在实现档案管理信息化的过程中，应当逐渐完善安全管理水平，定期对系统进行更新与维护，提升其抵制病毒的能力，维护档案信息的安全性能。此外，档案管理者也要加强安全意识，在进行检索、统计、编录等工作的时候，一定要设置特定的口令与密码，并定期更新，认真设置访问的权限。

结语

虽然目前城建档案管理还不够完善，还存在着许多问题，包括档案信息化，档案安全保护等各个方面，但与此同时，这些问题也同样是其发展的机遇，只要能够正确地处理好这些问题，那么就能有效地改善其管理状况，使其真正的与时代相适应，促进其发展。

参考文献

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