建筑工程的资料归档管理赵秀军

建筑工程的资料归档管理赵秀军

赵秀军

天津滨海新区公共产业建设投资有限公司建设管理分公司天津市300457

摘要：在建筑工程施工建设的过程中形成的能够对工程建设情况进行反映并且具有保存价值的多种形式的资料记录叫做建筑工程档案。建筑工程档案的种类比较多。工程档案管理工作是建筑工程企业管理的重要内容。施工档案中的内容涉及到工程的质量，能够为工程的安全运行进行证明，同时能够为检查提供相应的依据。

关键词：建筑工程；资料；归档；管理

1建筑工程资料的重要性

①对于工程管理而言工程资料是不可或缺的基础。②工程资料是工程质量评定的依据。③工程资料反映着综合管理水平。在工程项目建设中建筑工程资料是逐渐形成的，一整套真实、可靠、完整的资料，是能够详细反映工程建设过程、进度的。

2建筑工程资料管理基本要求

2.1工程资料管理具有繁琐性、全面性

工程资料贯穿了工程的始末，从前期规划，工程建设的全过程，直到后期工程竣工验收，是各个阶段资料管理的整合，分析工程资料主要应包含了以下几方面内容：项目政府批文，即项目报建、用地批准、工程规划许可证等方面的资料；招投标文件，即设计、勘察、监理、施工等招标中产生资料；设计文件，即方案本册、施工图纸、计算书等，施工准备阶段政府批准的相关文件，比如施工许可证、监督备案登记等；施工过程中监理单位和施工单位形成的技术变更、技术核定、材质证明、材料送检、隐蔽验收、检验批、分部分项验收等系统的文件；竣工验收阶段完成的竣工图纸及相关验收的文件。

2.2工程资料管理具有突发性、持续性

建筑工程资料产生于项目的整个过程，包括工程准备期、施工期、竣工验收期等各个阶段，资料形成于各参建单位具有显著的突发性、持续性。

2.3竣工资料管理具有时效性

随着时代的发展，建筑施工工艺、技术、所需材料等层出不穷，对于历史施工建设过程可通过经验吸取来总结出一定有价值的经验教训，以便后期不断改善，但工程档案资料基于时代特点及施工过程中也同样具备显著的时效性，比如文件的审批环节的签字、盖章等步骤应高效率进行，以免延误后一步工程进度的进行；若施工过程中的设计变更的下发，技术核定、图纸会审等需及时上报、审核、下发、存档等，分包单位资质报审、材质报审、隐蔽验收、质量检验等一系列的工程技术资料都需及时录入收集整理。

3建筑工程档案管理存在的问题

3.1档案管理意识不强

在建筑工程施工建设中，只是重视对工程的建设，忽视了对建筑工程档案的管理，对于档案管理意识淡薄，在档案管理方面的投入比较少。应用到的信息技术比较少，而且信息化的档案管理还没有普及，存在档案管理滞后的现象。建筑工程档案管理是一项长期的档案管理工作，在整个项目建设中发挥着重要的经济效益，项目工程建设部门只是将大量的人力、物力和财力投入到工程建设中，忽视了对工程项目中档案的管理，导致施工中很多重要的档案资料缺失或形成的不够及时，而且一些基本的工程档案收集、整理都不能按照相关的规范标准进行操作。

3.2对于档案管理的质量不高

在工程档案管理中，各参建单位管理人员的业务能力有限，对于档案的收集不系统、不完整，导致一些重要的档案文件资料缺失，对于一些隐蔽的工程记录不全，导致档案记录文件不能真实反映工程的质量。国家已经出台了有关项目档案管理的规定，制定了专门的规范性文件，各参建单位应严格执行相关的规章制度。

3.3档案管理人员的业务素质待提高

在建筑工程档案管理的过程中，从事建筑工程档案管理的人员应不断加强业务素质和专业技术能力，建筑工程项目管理中，建设单位安排的档案管理人员，专业能力有限，并不了解监理单位、施工单位的工程资料形成情况。监理、施工单位安排的资料员多刚接触资料的人员，资料形成全靠边学边做。当地的档案部门、城建档案部门专业档案管理人员提供的培训服务不够系统全面。并且在当前数字化和信息化发展的背景下，档案管理类的软件还未完全普及，档案管理人员还采取传统的手工操作模式，管理的工作效率相对比较低，不利于档案后期的查阅和利用。

4建筑工程资料管理的措施

（1）建立归档管理制度标准，严格归档流程，是实现档案规范化的根本保证。首先要深入工作了解并掌握档案工作的现状、特点以及存在的问题，对材料归档分门逐类建立统一标准流程；其次档案管理要有制度标准，档案人员要对归纳档案有清楚认识，不仅要纵观全局建立与各参建单位之间的联系，做好档案沟通协调工作，更要按制度标准解决档案中存在的问题；最后标准制定要体现便于操作的原则，制定单位与各参建单位一起研究和论证，深入并彻底解决档案真实性和完整性问题，真正做到以制度约束人，以档案论证工程质量，保证建筑工程与档案资料的整齐统一。

（2）实行工程资料员专业化。目前，很多单位不重视资料的管理工作，一些建筑施工单位由于资金不足或为节省开支，没有专职资料员，让其他工种兼职资料员。由于没有专业资料员的知识水平，导致资料管理工作下降，不仅影响工程进度，还有可能给工程造成重大隐患，工程资料会出现不完整、不规范、不真实的情况。对于一些大型的工程项目，建设周期长，涉及门类多，工程存在一包二包甚至多层承包的模式，资料管理工作更易出现差错。

（3）重视建筑工程资料中竣工验收资料的质量，要充分发挥建筑档案的凭证作用。工程进入竣工验收阶段，建设单位的管理人员在贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》条例的基础上，对工程建设中形成的全部档案文件进行全面检查、审核，务必使得竣工资料做到真实、完整，把工程项目与档案资料同步验收。确保档案归档的完整、准确和系统性。

（4）根据存档单位不同标准要求不同，对工程资料进行整编。建筑工程档案的归档范围基本大同小异，但报送档案的单位不同，对档案会有更系统更严格的要求。建设单位归档的工程档案是最全面最完整的，在资料形成档案的过程中，应按照归档管理制度及标准，对全过程资料进行分卷整理，分清前期、建设、竣工各阶段各单位形成的各类不同的资料，也要保证各类资料之间的有机联系。报送城建档案部门的工程档案，为批复性文件、管理性文件，检验验收类文件、竣工图及总结类文件。整理的格式标准也根据项目所处地点不同城建档案部门不同而有所差异，这类档案在整理的过程中，要保证及时与档案部门沟通，按照档案验收的要求对资料顺序、格式等进行补充和调整，做好数字化处理，确保报送城建档案馆的档案完整、准确、真实。建设单位常常要求编制备用的档案，以便提供给审计单位或本建筑工程的物业单位或维护维修单位，在资料整编形成档案的过程中，这些单位未确定，归档的范围需要档案管理人员灵活掌握。多方、异地、多形式保存工程档案大大提高了档案的安全系数，提高资料保存的水平。

5结语：在建筑工程管理的过程中，工程档案管理是一项重要的内容，工程资料的归档和管理更是重中之重。加强档案管理工作能够促进建筑工程行业的发展，促进城市化进程的加快，有利于社会经济的发展。因此，在建筑工程档案管理工作开展的过程中，应当加强对档案管理工作重要性的认识，重视档案管理工作的开展，同时对档案管理工作的机制进行不断的健全和完善，促使档案管理工作更加的科学完善，更加具有规范化。

参考文献：

[1]陈杨子，梁露莎.浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作[J].门窗，2017.

[2]杨敏.建筑工程档案管理工作中存在的问题和解决的措施[J].城市建设理论研究（电子版），2017.