关于加强城建工程档案归集管理之浅谈

关于加强城建工程档案归集管理之浅谈

蔡礼波

广东瑞建工程有限公司广东广州510520

摘要：随着当前我国社会经济的稳定发展，城市化的发展进程也在不断加快，那么这就导致城市建设档案数量和类型也在不断增加，这也在无形之中加大了城建工程档案归集管理的责任和难度。因此相关人员需要充分认识到城建工程档案归集管理的重要性，并注重采取各种切实可行的管理措施，保证能够不断优化城建工程档案归集管理工作，大大提升城建工程档案归集的效率和质量，从而让其更好的服务于城市建设和经济发展。所以本文就对关于加强城建工程档案归集管理工作进行有效的分析和探究。

关键词：城建工程；档案归集；管理措施

在当前我国经济发展进入新阶段的背景下，众多大型、新型、现代化的城市也在开始崛起，各种大型的建筑物也在不断涌现，可以说城市面貌日新月异，这必然会导致城建工程档案的数量不断增加，提升城建工程档案归集管理工作的责任。在这样的背景下，国家相关部门也开始更加注重城建工程档案管理的重要性，重新制定了新的档案归集管理制度，确保能够严把城建工程档案归集管理的关口，不断优化城建工程档案归集管理工作，杜绝档案流失的问题，大大提升我国城建工程档案归集管理效率和质量。

一、城建工程档案归集管理中存在的问题

（一）档案管理的意识不强

因为一些城建工程施工单位错误的思想意识，导致其经常误认为建设项目主要就是以建设工程项目的实体为主，并没有从深处认识到城建工程文件资料收集工作的重要性。由于其总是认为资料就是为了应付建设单位和质监站等单位需要的，其本身和城建工程之间的联系不大，从而导致经常出现项目档案管理工作没有专门的领导负责，管理制度也没有切实落实，档案管理人员也经常出现变动的情况，从而致使城建工程档案管理工作没有专业的人员进行管理[1]。很多城建工程档案都是直接在建设项目工程竣工验收过程中，才进行资料突击补收的，但由于在实际施工过程中没有注重资料的收集工作，就经常出现在竣工后补资料和编造资料的情况，这就导致城建工程档案的真实性、准确性和原始性，对后期工程的改扩建施工留下了不可预计的隐患问题。

（二）重项目进度轻档案归集管理

在实际的城建工程施工过程中，对于城建工程的档案归集管理工作实际上有着十分重要的意义和作用，但在实际的施工过程中，由于一些施工单位认识到了建设项目施工进度和质量管理工作的重要性，但对于工程档案的归集管理工作，就缺乏了相关的重视度和制度建设[2]。另外，由于由于城建工程档案本身的信息价值，无法在进行准确的衡量，所以导致相关管理人员在档案管理工作的硬件、软件投入相对较少，档案管理人员在实际管理过程中，也无法依据相应的管理规范和标准进行有效管理，这严重阻碍了档案实际作用的发挥。同时在实际的档案管理过程中，也没有相应的归集监督和制约措施，那么这就导致分散了档案的管理工作，造成城建工程档案收集不及时、不完整的问题，从而严重影响了后期城建项目工作的可持续发展。

（三）档案管理人员专业能力不强

在实际的城建工程档案归集管理过程中，很多档案管理人员都是属于兼职档案管理员，其专业素养都相对较低，在实际工作中无法熟练的操作相关先进设备，并且其对于档案管理工作的重视度也不够高，从而影响了城建工程档案归集管理工作的发展[3]。同时由于档案管理人员的频繁调动，导致整个工作的传承问题无法得到解决，很多档案管理人员虽然学历相对较高，但基本上都不是档案专业毕业的人才，从而导致新员工在实际上岗之后，还好花很长时间对档案管理工作进行熟悉和摸索。另外很多单位对于档案管理人员的培训工作，还远远没有跟上自身发展的步伐，经常出现一两年培训一次的情况，从而导致档案管理人员自身的责任心不强，其专业素质也相对较低。

二、加强城建工程档案归集管理工作的措施

（一）落实工程档案归集前的指导工作

要想不断优化城建工程档案归集管理工作，就要注重积极创新工作机制，不断创新工作机制，提升服务水平，保证结合地区的实际情况，编制新的城建档案手续办理程序。同时将工程竣工之后需要移交的工作内容和相关整理规范作为附件，还要注重在相关工程项目技术交底会上，向相关参会的工程项目相关单位详细讲解城建工程档案程序的办理[4]。并提出相应的加快手续办理建议，突出工程档案归集管理过程中的相关注意事项，让企业能够从思想上认识到工程档案管理工作的重要性。在相关项目开工之前，还要注重以书面的形式将工程竣工之后，需要移交的工程档案内容和整理要求告知施工单位，强调工程档案归集管理工作的重要性，建议企业采取相应的归集管理措施，更好的保障工程资料的真实性、完整性和准确性。

（二）形成合力严把工程档案归集管理工作

在实际档案归集管理过程中，要将“两证一书”融合到建设工程管理过程中，并和相关建设审批单位进行多沟通、多协调，形成合力，在施工许可和竣工验收备案等方面严格把关，确保将档案归集管理工作的各个环节落实到位。就是建管处在核发施工许可证之前，要注重检查单位有没有和城建档案部门签订相关的合同书，对于没有签订合同书的，坚决不予办理施工许可证[5]。同时建设单位在办理工程竣工备案手续之前，也还要提前通知城建档案部门，对相关工程资料进行预先验收工作，只有具备预验收意见书，质安站才能够给予办理竣工备案手续。也就是说，相关部门切实履行自身的职责，并保证各个部门之间相互配合，形成合力，在施工许可、竣工验收备案等各各个方面进行严格把关，切实将相关制度落实到位，从而不断提升城建工程档案的归集效率，从而源头上防治城建工程档案流失、失真等问题。

（三）加强工程档案归集管理监督工作

在城建工程档案归集管理过程中，还要注重不断加强工程档案归集管理监督工作，并将其纳入到档案诚信评价管理过程中。也就是说，各级住房城乡建设主管部门，要在组织城乡规范、建设市场和房地产市场等方面执法检查时，要将城建工程资料管理内容，纳入到执法检查项目中，并让城建档案部门的相关人员参与其中，依法监督工程资料管理过程中的问题[6]。同时还要将建设、施工单位的工程档案资料管理情况，纳入到工程建设领域项目信息公开和诚信体系建设工作过程中，对于没有按照相关规定来进行收集、整理工程档案的，要将其作为单位的不良行为记录，计入到诚信评价系统中。通过这样的方式，更好的提升建设单位对于工程档案归集管理工作的重视度，并能够积极主动的落实档案归集管理工作。

结语

总而言之，当前我国的城市建设工作正在积极开展过程中，各种新型的、现代化的建筑物都在不断涌现，城市面貌日新月异，这必然会导致城市建设档案数量大大增加，因此这就需要深入分析城建工程档案归集管理过程中的问题，并提出针对性的解决措施，从而不断优化城建工程档案归集管理工作。

参考文献

[1]于静.谈小城镇城建档案馆对工程档案业务指导职能[J].兰台世界，2016（S2）：109.

[2]刘寻.论从工程档案到城建档案在城市建设中的作用[J].办公室业务，2016（19）：110.

[3]陆琴，廖玉玲.由“百年提醒”引发的建设工程档案利用服务思考——以城建档案管理为例[J].档案，2014（06）：48-49.

[4]王亚清.再论从工程档案到城建档案在城市建设中的作用[J].城建档案，2012（08）：58-59.

[5]吴德，刘萍.城建档案管理队伍建设与建设工程档案质量的关系[J].城建档案，2011（06）：26-29.

[6]赵堃.城建工程竣工验收备案对促进工程档案移交管理的积极作用[J].城建档案，2004（03）：40.