浅谈如何做好文书档案的管理工作

浅谈如何做好文书档案的管理工作

万东萍

（国网宁夏电力公司吴忠供电公司宁夏吴忠751100）

摘要：电力档案对电力系统的重要作用不言而喻。因此，电力企业管理人员务必提高对电力档案的重视程度，提升对电力档案的管理力度，建立健全管理制度，保证档案的完整性和安全性，全面发挥电子档案在电力企业中的重要性，以此提升电力企业的生产效率，促进电力工程建设稳步的发展。

关键词：文书档案；管理工作；措施

随着科技的快速发展，社会生产和生活对于用电量的需求量急剧膨胀，国家电网担负的电网生产任务也日益繁重。近年来，我国电网建设工程随着城镇化建设的不断深入而迅速增加。在电网工程建设过程中，往往会产生大量的电力科技档案，如何对这些档案进行合理的管理，提升档案资料的利用率，是现阶段电力企业应该深思的问题。在信息时代，档案资料作为一种无形资产，对于电力企业的市场化资产经营有着重要意义。

一、对电力系统档案进行管理的重要意义

档案管理运用现代化管理方式，注重对不同阶段档案之间的关联实行管理，充分体现了档案管理制度、方法、内容等方面的递进衔接关系，实施档案管理能明确人员的职责，提高整体的管理效率。一方面，实施电力系统档案管理，能提高人员的工作积极性和主动性，优化人力、物力资源整合配置，对档案实行细致的管理，明确阶段工作重点，减少不必要的劳动；另一方面，实施电力系统档案管理后，按照阶段工作特点，制定详细的规范，明确本阶段的具体任务，促使每位员工在各尽其职的基础上，不会出现工作职能的交叉和重叠，防止权责不明、越职管理的事件发生。

二、电力系统档案管理存在的问题

首先，电力系统档案信息化管理、数字化管理的建设工作存在较大的不足。随着信息技术与计算机技术的高速发展，利用这些先进的科学技术来进行档案管理，能够有效地提升档案管理效率。同时，数字化的档案保存形式不易遭到物理破坏，检索过程也更加方便。但由于许多企业本身对于档案管理的关注度不高，所以档案管理的信息化建设工作有所落后或停滞，往往浮于表面，而没有得到真正的落实。

其次，档案管理的理论研究和业务指导滞后。电力系统档案管理工作是新形势下摆在电力系统管理部门面前的新课题，亟须加强这方面的理论研究和政策指导。特别是关于电力系统档案的产权特征和法律地位问题，电力系统档案在档案资源建设中的地位和作用问题，电力系统在产权变更后档案的流向以及对国家、社会有保存价值的档案鉴定问题，都需要档案行政管理部门在实践中探索和完善民营企业档案管理模式，出台相关的政策，指导民营企业档案工作稳步发展。

再者，档案管理中存在安全问题。安全问题需要一分为二来进行剖析。一方面，是档案库房的安全问题，如库房的设计布局不合理、库房准入制度比较混乱等，都会造成档案资料的遗失；另一方面，在数字化、信息化的档案管理形势下，由于内部网络安全防护力较弱，容易出现档案信息受到攻击遗失或者被盗取的现象。

最后，则是电力企业档案管理基层人员管理素质较低的问题。传统的档案管理工作内容简单，对管理人员的综合素质要求不高。但想要建设数字化、信息化的电力系统档案管理形式，就必须要进一步提升电力系统档案管理人员的现代化操作技术和管理技术。

三、加强和改进文书档案管理的有效对策

（一）建立健全管理的制度体系

电力企业可以在企业内部建立健全一套完整的、系统的、切实可行的档案管理制度，以此提高档案管理的有效性，保证档案管理能够平稳有序的开展[2]。电力系统各部门都需要成立档案管理机构，组织档案管理队伍，建立电力系统档案管理网络体系，保证档案管理人员和工程相关人员的业务沟通，从而确保电力系统档案管理能够顺利完成。档案管理制度必须谨遵我国相关档案管理法律制度，保证制度能够提升档案管理效果，做到集中化规划管理。

（二）完善电力系统信息化档案管理建设

随着电力生产精细化管理的深入开展，电力生产人员的工作效率必将逐步提高，利用快捷、高效的方式获取信息资源成为他们的共同愿望。建立以计算机、互联网为工作平台的档案数字管理系统，将档案的保存功能向信息中心转变，开展网上服务，提高利用效率，是满足利用者服务需求的最有效途径。一方面，要充分利用变电站局域网建立档案主页，使档案管理系统与办公自动化系统关联起来，公开案卷目录及卷内文件目录，实现档案信息网上查询、检索，使生产人员更方便查阅档案室已藏档案；另一方面，要最大限度地实现档案资料数字化。档案资料数字化后，在网上提供有限制性或非保密电子文件的查询、利用服务，使利用者可以不受地域和时间限制，及时获取自己所需的档案信息，使服务变得快捷、高效、准确，大大提高档案的利用率和使用价值。

在加大电力系统档案信息化管理平台建设的过程中，也要注重对信息环境的安全防护建设，不仅要在物理环境上保证纸质档案的安全，还要保证有一个安全的网络环境。与此同时，还应该建立严格的档案查阅制度，通过对档案信息系统用户分层、设置用户口令等方式来提升对信息查阅、使用的安全性。

（三）科学制定档案管理工作的考评机制

电力企业档案管理现代化的实现是为了进一步提升档案管理的有效性，除了从基础建设上进行强化工作之外，还应该从制度上去约束管理行为，提升管理效率。在加强对电力企业档案管理的重视，以及规范化、标准化、信息化建设等制度的同时，对于档案管理的监管和考核机制的建设和完善也显得格外重要。应该将档案管理部门的工作职能独立于其他机构之外，进行专门的年度计划、半年度计划的制定，并且将计划任务进行层层分解，利用绩效考评的形式来促进管理效率的提升。

（四）档案保管

在档案保管中，要贯彻落实岗位责任制，第一，设定统一的规范和目标约束管理人员的行为，对资料的数量、格式和规格进行标准化要求，规范档案的目录、标题、时间等工作。第二，建内部控制制度，对工作人员进行监管，把具体工作落实每个人身上，掌握了解档案的库存情况，进行档案保管时，实行相互制约相互监督的模式，促使人们严格按照标准操作。当出现管理人员退休或调动前，需对其承担的档案管理实行全方位的检查，确定没有问题后，才可以办理相关手续，这样可以很好地的保护电力系统档案资料[6]。第三，把档案管理纳入到业绩考核范围内，对于管理出现人为失误情况，进行处罚，严重的辞退，对于管理工作完善的人员，进行奖金、福利等奖励。

（五）加强培训，定期考核

由于当前文书档案管理方面的专业人员较少，因此单位除了招聘专业管理人员之外，还要加强对员工的培训，除了对专业方面的培训之外还要加强对思想素质方面的培训。在提高工作技能的同时转变员工的思想观念，纠正工作态度，提高积极性与主动性。与此同时，还要对文书档案管理人员进行定期的考核，对考核不通过的人员加以一定的资金处罚，以激发员工的上进心，实现自我突破。

（六）奖惩并用，责任追究

文书档案管理工作是保证相关方针政策能够落到实处的重要部门，因此在实际管理中，单位内部要制定一套详细的责任体系，并严格按照相关的责任体系对管理人员的行为、工作效率进行检查，对于优秀的管理人员给予奖励，以促进其工作积极性的提高。同时实行责任追究制度，对于一些在重要文书档案管理方面出错的人员要加以问责处置，做到奖惩分明。

四、结论

综上所述，想要大幅度提升我国相关企业的文书档案管理水平，绝非一朝一夕的事情，其间必然要经历诸多繁杂且规范性的工序流程，在此期间，各类参与机构和工作人员，要确保彼此全心全意的配合交流。具体就是在持续修缮既有规范体制的基础上，持续强化文书档案管理工作的实际效率。毕竟唯独经过企业全体成员共同努力过后，才可以令整个文书档案管理工作更上一层楼，最终成功地提升企业整体形象地位并为企业可持续改革发展创造不竭的支持服务动力。

参考文献：

[1]梁明.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务,2016,03:72+74.

[2]高文忠.浅析文书档案管理工作的创新[J].办公室业务,2016,05:60-61.

[3]钟小婵.探究新时期如何做好文书档案管理工作[J].电脑知识与技术,2016,11:17-18.

[4]冯倩.浅谈企业文书档案管理工作[J].科技与创新,2016,23:73-74.