浅析人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用

浅析人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用

翟羽佳李冰洁

华北水利水电大学MPA教育中心河南郑州450000

摘要：在机关事业单位中，人事档案是人力资源管理的重要依据，在人力资源管理中发挥着非常重要的作用。人才是一个单位长远发展的重要保障，是人力资源管理工作良好开展的重要基础。因此，机关事业单位必须要充分重视人事档案，促进人力资源管理工作的高效开展。本文首先分析了人事档案的主要特征，然后阐述了人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用，最后论述了充分发挥人事档案在机关事业单位人力资源管理中作用的措施。

关键词：人事档案；机关事业单位；人力资源管理；作用

一、引言

市场大环境的变化促进了人力资源管理工作的现代化发展，在机关事业单位中，人事档案在人力资源管理中发挥着非常重要的作用，为机关事业单位人力资源管理提供了新型的人事管理方式，显著提高了机关事业单位人力资源管理的效率和质量，让机关事业单位始终保持在良好的发展水平上，为人民群众和整个社会经济的发展提供更加优质的服务。

二、人事档案的主要特征

人事档案在发展过程中主要体现出如下几点特征：第一，全面性。人事档案全面记录了员工的各项基本信息，诸如个人信息、求学经历以及奖惩情况等，可以让机关事业单位全方位了解员工的整个成长经历。第二，流动性。在经济市场化大背景下，人才的流动性非常强，人事档案通常会跟着人才的流动而转移，也就是说，人才到哪个单位任职，人事档案就转交到哪里。第三，真实性。人事档案必须是真实可靠的，可以为用人单位提供真实的参考依据。第四，机密性。人事档案中都是个人的信息，除了用人单位之外，其他人都无权查阅员工的人事档案。

三、人事档案在机关事业单位人力资源管理中的重要作用

1.为人力资源规划提供依据

在机关事业单位人力资源管理工作中，不断加强人事档案管理，对人力资源管理工作进行科学规划，可以为整个人力资源决策提供真实可靠的参考依据，确保机关事业单位与社会发展相适应。机关事业单位通过人事档案对其中的内容进行全面分析，为机关事业单位的人才储备提供了正确的发展思路。此外，机关事业单位利用人才流动的趋势可以对人力资源的需求进行科学分析，制定出科学合理的人才规划方案，为机关事业单位领导提供科学的决策依据。

2.保证人力资源招聘的质量

机关事业单位要想实现长远发展，就必须拥有一定数量的高质量人才，人事档案管理为机关事业单位人力资源招聘工作提供了重要参考，有效防止单位出现徇私舞弊的情况，导致人力资源招聘存在漏洞。人事档案管理可以对人员的数据信息进行全面分析，根据机关事业单位的实际需求再结合人员的工作情况合理安排人员的岗位，这样就可以显著提高员工的招聘质量。从内部选拔的层面来看，通过人事档案管理分析可以让单位深入了解员工的人生履历，为机关事业选拔员工提供更加真实可靠的依据。

3.促进人力资源优化配置

为了切实提高人力资源的应用价值，必须要对人力资源进行优化配置，充分发挥出人力资源的最大作用。人事档案可以真实反映出人员的信息，让机关事业单位对员工的情况有一个全面的了解，在此基础上对人力资源进行科学管理。因为不同人才之间存在差异，根据人事档案可以对机关事业单位内部的人才进行科学配置，在不断发挥出人才优势的同时确保人才能够正常流动，从而切实提高人力资源管理的效率和质量。

4.为绩效考核提供重要信息

人事档案中记载之前的考评记录，机关事业单位应该利用人事档案对员工进行充分了解，并对工作人员的工作能力进行全面对比，为机关事业单位的绩效考核提供更为全面的信息。绩效考核主要是对员工一段时间的工作表现进行全面评价，是整个人力资源管理的核心内容，直接关系到员工的职业发展生涯。对于机关事业单位中的考核来说，需要定期或不定期将考评信息作为衡量员工的重要依据。所以，机关事业单位必须要充分利用人事档案来对员工的工作情况进行全方位分析，确保最终决策的科学性和合理性。

四、充分发挥人事档案在机关事业单位人力资源管理中作用的有效途径

1.创新人事档案管理理念

人事档案管理是机关事业单位人力资源管理的重要工作，对于机关事业单位来说，人事档案是单位的机密性文件，其他任何单位和人员没有权限查询人事档案中的内容，即使是人事档案管理人员也不能随意查阅其中的内容。机关事业单位应该不断创新人事档案管理理念，掌握好机密文件的管理尺度，积极树立现代化的服务意识，在确保机密文件和个人隐私保密的情况下，适当公开档案的信息，实现信息资源的共享，提高档案的流动性，显著提高人事档案的应用价值。

2.提高档案管理人员的综合素质水平

人事档案管理在机关事业单位中的重要性不言而喻，这对人事档案管理人员的综合素质要求比较高，档案管理人员必须要具备较高的专业技能，认识到人事档案的重要作用，切实做好本职工作。机关事业应该加强对人事档案管理人员的教育培训，各个部门应该加强沟通交流，加深对人事档案管理的正确认知，这样才能为机关事业单位选拔优秀人才奠定坚实的基础。

3.实现人事档案收集多元化

人事档案为机关事业单位人力资源管理工作提供了重要的信息参考，档案收集信息内容应该体现出多元化的特点，为机关事业单位人才的个性化需求提供科学依据。机关事业单位人事档案内容除了包括人才的基本信息外，其中还包含人才知识组成和性格等信息，有利于机关事业单位制定科学合理的人才培养计划。根据机关事业单位未来的发展需求对不同人才的特点进行分析，根据机关事业单位内部的岗位特点，明确个性化材料收集的内容。

4.确保人事档案的真实有效

真实可靠是人事档案的最基本标准，是人事档案发展和存在的重要基础。所以，机关事业单位必须要确保人事档案内容的真实性，在信息收集过程中应该始终秉持公正客观的态度，坚持实事求是的原则，确保人事档案信息与员工真实信息保持一致，坚决杜绝人事档案中出现年龄造假、文凭造假等情况，最大程度确保人事档案的真实性和有效性。

5.实行人事档案的现代化管理

随着信息技术和网络技术的发展，传统的人工档案管理模式已经越来越无法满足时代的发展需要。在人工档案管理时代，人事档案大多以纸张为载体，不仅需要大量的空间，而且对保管环境的要求也比较高，环境任何条件的变化都可能导致纸质资料受到严重损坏，而且还存在资料丢失的情况。此外，纸质资料的查阅过程比较困难，档案利用的成本比较高。随着信息技术的发展，档案管理逐渐朝着自动化的方向发展。档案管理人员利用计算机可以将海量的档案信息存入到电脑中，建立数据化的档案资料库。机关事业单位应该为档案管理部门设置扫描仪等必备设备，以便提高档案管理人员的工作效率，尽量降低档案管理人员的工作强度。但是，网络化发展也给档案管理工作带来了一定的挑战，人事档案资料的保密性成为档案管理部门需要重点关注的内容，机关事业单位应该不断完善档案使用制度，重要的资料一定要保密处理。

五、结束语

综上所述，人事档案是机关事业单位人力资源管理工作的重要内容，机关事业单位应该不断健全人事档案管理制度，为人力资源管理工作的顺利开展提供重要保障。

参考文献：

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