科技档案管理存在的问题分析与对策

科技档案管理存在的问题分析与对策

李昂

李昂

中国航发哈尔滨东安发动机有限公司黑龙江哈尔滨150066

摘要：近年来，随着技术发展，越来越多的技术被应用在了科技档案管理过程中，以推进档案管理工作的发展。然而，就目前的科技档案管理工作开展来看，其管理工作对管理人员要求较高，在档案管理中还存在一些问题，亟待解决。本文就科技档案管理存在的问题分析与对策进行分析，在介绍科技档案管理工作特点的基础上，阐释了其管理中存在的具体问题和解决对策，以供参考。

关键词：科技档案管理工作问题解决对策

科技档案是在科学研究、生产技术、建设等活动中产生的一些图纸、文字资料、集散材料、声像资料等等科技文件，且对这些文件进行专门的保存和归档。另外，科技档案的管理并不是单一的储存工作，更多的是资源开发、利用以及管理等一系列工作，这些工作的开展对企业的发展意义重大。为此，针对现阶段科技档案管理中存在的问题，解决这些问题迫在眉睫。

一、科技档案管理工作的特点

科技档案管理工作具有以下几个特点。首先，就科技档案的形式来讲，科技档案最突出的一个特点就是具有很强的成套性。同时，科技档案通常是一个完整的科学研发或科技生产项目所产生出的一系列相关技术资料，具有很高的学术研究价值。另外，科技档案涉及的范围很广，并且相互间具有很强的关联性，一般来说，一份完整的科技档案应包含相关的科研或项目文件、图纸文件、电子文件等。第四点，科技档案具有很高的保管和利用价值，其内容涵盖科学、技术、研究成果等，是开展学术建设、工程设计、科学研究等必不可少的参考资料，其保管期限较长，一般都是永久、长期保管。最后，科技档案具有严格的保密性，一些科技档案会涉及到重要的商业机密、保密技术、军工项目等，因此对科技档案的保密工作要求十分严格。

二、现阶段科技档案管理过程中存在的问题

2.1过度重视文件收集工作，资源建设工作得不到重视

科技档案作为一种信息资源，具有独特的应用价值，但必须通过应用开发才能实现。档案信息的完整、系统、准确是档案资源开发利用的基础。完整，要求归档文件材料要齐全、要成套。系统，要求所收集的反映科研活动过程的文件材料输入/输出因果清晰、层次分明，项目系统文件构成完整，整理有序。准确，要求文件材料必须客观反映科研活动的真实过程，保证项目的依据充分、方法正确、试验科学、结论正确。归档技术文件的完整性主要落实在归档收集过程中，在以往的归档管理实践中，由于归档管理人员理工科和工程技术知识的欠缺以及对归档项目整体了解的不足，往往使其在归档中不能很好地把握归档文件的完整性，导致归档文件不少技术类文件有遗漏，最终导致所归档文件不能反映科研项目的技术全貌、进程，造成技术路线的不连续。

2.2档案归档责任不明确，资料管理较为分散

企业在科技档案管理工作开展中，企业领导干部和管理人员应该提高对档案工作的重视和认知程度，只有这样才能确保各项工作更加高效开展。但是就当前企业科技档案管理现状来看，其中存在很大的问题，设备资料管理过于分散，由多个部门进行管理，资料归档责任不明确，致使移交档案室的设备档案出现不完整的问题。与此同时，在关于设备购买时同供货商签订的合同协议、安装调试、检测验收等材料又分别由公司采购事业部和项目管理部门负责管理，资料较为分散。

2.3科技档案分类方式不合理，导致档案管理水平较低

在科技档案注册归档之后，如果此时无法对档案内的信息准确掌握并记录，很容易影响后续的工作。科技档案的管理主要是便于在今后的工作中能够准确检索并且使用相关信息资源，对此，就需要有明确并且合理的分类方式，在这样的基础上才能够实现真正高效的检索，换言之，档案的检索必然是建立在检索目录之上的。在当前不规范的管理环境中，对科技档案的分类并不清晰，许多档案管理者认为档案归属哪个部门或地区就应该放在该部门或地区，从而导致档案管理工作出现严重的管理水平低、信息缺陷等问题。

三、解决科技档案管理潜在问题的有效对策

3.1强化科技档案的资源建设力度，提高档案管理效率

科技档案的种类非常繁多，并且每一个科技档案都有着属于自己的历史内容。在科技档案管理过程中，管理层应当意识到科技档案的重要性，并适当增加对科技档案资源建设的投入，确保科技档案管理更高效、更稳定。对于目前的科技档案管理而言，首要任务便是完善信息化档案管理的建设工作。首先，可以以模仿的形式向某些企业学习信息化档案管理的方式以及建设内容。其次，根据科技档案的类型建设一个相应的科技档案信息化管理库，并将信息化管理库中的科技档案进行分类，例如分成科研类、项目类、成果类等，分类越详细今后检索工作的便利性便越高。最后，需要投入相应的资金不断维护、升级信息化科技档案库，确保真正实现科技档案信息化管理。

3.2明确归档责任和范围，做好科技档案的归档整合工作

档案人员应当采取前端界入、过程控制的方法，根据各类档案的归档范围，结合项目、课题的实际，与项目、课题负责人共同完成该项目的归档文件清单，清单应细化地反映出在每一个不同阶段，应该形成哪些文件，比如，在立项阶段，应形成调研报告、立项申请报告等类文件，而在项目结束时，应形成技术总结、工作总结等类文件，使技术人员和档案人员对该项目、课题所要形成、归档的文件材料做到心中有数，并做到边形成边归档，从根本上保证科技档案技术文件材料的系统性和完整性。要完善档案管理办法，建立完整的分类体系，使档案的管理、归档做到标准化和规范化。根据国家或行业分类标准，制定具体的分类类目，体现自己的资源特色和管理特色。

3.3优化科技档案的分类方式，提高档案识别效率

想要提高科技档案管理的质量，就必须对档案管理的分类方式进行优化。首先，可以从档案分类的类别着手，在类别当中添加项目或工程等形式的类别，并将其应用在设施设备的信息储存管理中，在细致分类后进行整体归类。其次，创建分类性标签，科技档案管理中出现复杂性的项目是无法避免的，这对检索提出了更大的挑战。因此，为了更加完整、系统地管理科技档案，可以以四个部分组成作为档案的编号，并在以往的卷号之前增加一个系统性的序列号，从而使科技档案信息得到快速识别。

四、结束语

总而言之，在新的经济形势下，为了全面收集信息，相关企业必须要做好科技档案管理工作，强化科技档案的资源建设力度，明确归档责任和范围，优化科技档案的分类方式，才能提高档案识别效率，推进科技档案工作管理水平的提高。

参考文献：

[1]孙晶，虞迎亭.信息化背景下广东省科技档案管理的现状与对策研究[J].科技与创新，2018（4）

[2]信玉洁.论如何强化企业科技档案的管理工作[J].中国管理信息化，2017（24）