企业档案管理创新探讨

企业档案管理创新探讨

周国喜

身份证号码：13010519760906xxxx

摘要：本文提出了新时期企业档案管理创新的主要思路，包括：创新工作人员考评机制，调动档案管理人员工作积极性；创新档案保存管理环境，进一步完善优化档案管理模式；创新档案搜集整理制度，推进档案获取模式的持续改进；创新档案服务工作方式，不断强化档案在企业中的作用。

关键词：企业档案管理；创新思路

一、当前企业档案管理存在的弊端

1不重视企业档案管理工作

对于企业来说，档案管理部门不能直接创造收益，因此，当企业不断进行精简机构的改革时，就使得档案管理部门变得越来越不重要，变得边缘化。企业领导想对档案管理部门进行裁员，根本原因是不重视、不了解档案管理。企业领导觉得档案管理无关紧要，就导致不能很好地开展企业档案管理工作。

2档案管理工作自身存在许多问题

许多企业认为档案工作是非常简单的，只是整理资料、收发文件等，所以，档案管理部门招募的人大多是文化素质较低的人，而且部门的运作模式对于收集信息资料是有影响的，许多不是电子文档的文件就非常容易丢失，那么企业创建的信息管理系统就发挥不了作用。还有一个，如今企业档案管理存在的问题之一就是许多中小型企业由于没有足够的成本，造成没有企业档案资料部门，非常容易给公司带来危险。综上所述，档案管理工作的创新与服务机制都会受到上述弊端的影响，无法顺利工作，若不能够及时解决这些问题，就会直接损害到企业的利益，百害而无一利。

3缺乏资金的投入

档案管理需要一定的人力、物力、财力支持，才能够实现档案的科学管理。然而，当前档案管理建设的过程中，资金投入严重不足，再加上管理人员的不重视，大部分档案室设备简陋，未达到标准，条件较差。有些单位档案室狭窄、潮湿，引起档案材料霉变、虫蛀，不仅影响档案的美观、整洁，还使部分档案受到损害。

二、新时期企业档案管理创新的主要思路

1.创新工作人员考评机制，调动档案管理人员工作积极性

长期以来，企业档案管理人员的考评机制，往往都与企业中其他技术或者管理人员采用同一套标准，职称的评定也需要发表多少文章，参与多少科学研究，有多少成绩等等。显然，这种考核方式对于企业中专职的工程技术人员或者专职的党政管理人员来说有利的，而这种“利”又可转化为对企业科技和管理人员进一步钻研业务和管理的激励，使其可以全心全意的投入到工作中。但是这种考评方式对于企业档案管理人员来说却并不适合。我们不区分工作性质，用同一种标准去考核档案管理人员、工程技术人员、科研人员等不同类型工作的职员，必然会对档案管理人员的积极性造成很大的挫伤。因此，我们需要积极的扭转这种观念，不断的创新对档案管理人员的考评机制，使之既能有效的对档案管理人员的工作进行考核，又能因人而异的激发他们的工作积极性。具体来说，企业要尝试建立测评与激励体系。对于以提供服务为主工种的就要考评其服务质量，以提供技术为主工种的就要考评其技术水平，按工作按类别分别测评，最终让档案管理人员都能有赏罚分明的职称评价与考核体系，促进其全心全意为档案管理工作做贡献。

2.创新档案保存管理环境，进一步完善优化档案管理模式

档案管理的建设离不开坚实的硬件设施建设，尤其是随着信息化社会的到来，档案保存也开始逐步进入信息化。但是目前在很多企业档案管理过程中，传统意识仍然很浓，过于依赖传统的档案保存方式，总感觉纸质或者其它实物形式的档案存放起来比较真实。因此，长时间都属于对现代化、信息化时代背景下档案形式保存和管理的学习，包括计算机软硬件水平、其他影音保存设备都没有过多的了解。而信息化时代的背景下，各种音频、视频等数据形式保存的档案已经成为档案保存的主流，因此，我们需要进一步提高档案管理人员的综合素质，完善和优化档案保存保管环境，提高档案保存效率。首先要加大投入力度，改善档案馆（室）内的温、湿度控制措施，比如一些磁带，湿度过大的时候容易粘连变质：再比如，很多档案数据保存在电脑中，尤其是一些涉及企业发展的机密档案，在网络上有可能会被不法分子员窃取，或者说丢失等。

3.创新档案搜集整理制度，为档案数量和质量提供保障

首先，各中层单位都要建立相应的档案信息搜集员，负责整理和搜集本单位的档案信息。为了提高档案搜集的效率，各中层单位的档案搜集员可以建成模板式的流水档案记录，把档案生成的速度提高，以最大限度的收集本单位的档案：第二，要不断完善档案管理制度，包括从收集、整理、清退、销毁与归档等每个过程，都等应严格按规定手续办理，做到任何过程必须经指定的主管领导审批，认真履行登记、签字盖章手续：第三，对于档案搜集可以采取奖励的制度，对于那些能够主动发现档案，而且档案有价值的工作人员，尤其是非档案管理人员可以采取一定的激励制度：对于那些能够积极的在档案管理和搜集中创新方法、创新模式的也可以给与一定的精神和物质奖励，激励全体职员都参与到企业档案的搜集工作中来。只有档案搜集整理制度在不断的创新和改进，才能使档案的数量和质量有保障，使档案更好的为企业发展服务。

4.创新档案服务工作方式，不断强化档案在企业中的作用

档案工作是企业发展的基础，而服务又是档案工作的中心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用。因此，不断推进档案服务理念的创新，才能使档案事业与社会经济协调发展，使档案事业充满生机与活力，走上可持续发展的道路。通过对档案信息资料的整理、研究、发掘、提炼和精选，把那些具有深层开发价值的信息资料，及时提供给利用者（企业领导、管理者、科技人员），使他们从档案信息中获得启迪，拓宽发展企业的新思路，研制和开发新产品，发展新技术，从而使档案死资料活起来，把档案的信息资源转化为现实生产力，为推进企业经济增长发挥其独特功能。具体来说，档案服务创新，应当着重把握两个方面：

一是档案服务内容和范围的创新，二是档案服务方式的创新。具体来说，要从档案收集、整理、立卷、归档、鉴定、销毁、保管和提供利用等各方面工作中融入创新的理念。另外，也要不断加强档案管理人员综合素质的培训，建立健全职工培训和继续教育制度，不断提高档案管理人员的业务水平，坚定他们的思想政治素质，使他们在工作中不断发现和提炼新的服务方式，推进企业档案服务工作的内涵式发展和创新。

三、结语

创新是一个国家发展的核心，是各种社会形态前进的不竭动力，是一个民族进步的灵魂。档案管理是一个企业经营和发展的基础，涉及到企业人事、科技、管理、销售等诸多方面的内容，意义重大，做好档案管理工作时保证企业可持续发展的基础，企业发展同样离不开档案管理的创新。但对于企业档案管理来说，创新仍然是是一项复杂而艰巨的任务，对于很多企业都是不小的挑战，这还需要各企业不断加强对档案管理工作的研究和探讨，因地制宜的发挥各自企业的优势，不断改进档案管理工作的模式和方法，用创新的理念来管理和改进档案管理工作。之后这样，才能最大限度的促进企业档案管理工作的创新，为企业持续、健康的发展创造提供更为坚实的支撑。

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