刍议城建档案管理工作的重要环节孟帅营

刍议城建档案管理工作的重要环节孟帅营

孟帅营1郭闻2

河南省励丰房地产开发有限公司

摘要：随着社会的进步，人们生活条件也在不断提高，越来越趋向城市化，因此城建档案随着时间的推移累积的越来越多，在城建档案的管理方面我国目前还存在很大的漏洞，为了使得城市发展更有条理性和科学性，相关部门对城建档案的管理引起了极大的重视，在传统管理模式和现代管理模式中求同存异。本文针对城建档案管理工作的中存在的难点提出的看法，并结合专业知识和实践经验来不断优化城建档案管理对策，加快城市化的进程。

关键词：城建档案；管理工作；重要环节

1．城建档案管理中常见问题

1.1传统管理方式、单一的档案收集内容

根据调查统计显示，我国大部分城建档案管存在着内容单一，结构简单等一系列问题。这恰恰表明了我国现阶段城建档案所存在的问题。以至于导致现阶段档案数量过多但有价值的馆藏资料过少和管理方法存在缺陷等不良局面。而这种局面远远满足不了现今人们对于现代城建档案的需求，若不治理将逐渐失去人们对城建档案馆工作的信心。

1.2城建档案管理相关人员老龄化严重，无法适应现代信息化需求

过去的历史时期中，城建档案的管理并没有引起人们足够的重视，城建档案的管理机构一般都是比较清闲的，年轻人很难在城建档案管理部门长时间工作下去，因此，城建档案管理工作人员老龄化十分严重，年龄在三十五岁以下的员工比例不足两层。城建档案管理人员专业水平较低，对电脑的使用比较匮乏，同时，相关管理部门也没有对城建档案管理人员进行相应的执业技能培训，如此他们与现代化信息技术相脱离，虽然城建档案管理部门配备了电脑等设施，但是由于人员问题吗，城建档案管理仍然以传统的手工为主，信息化进程十分缓慢，现在以无法满足现代城市规划的需求。

1.3管理手段落后

管理手段对城建档案管理的效率有着直接影响。在现阶段的档案管理中，虽然已经引入了信息化管理方式，但是部分城建档案资料依然采用人工管理的方式，且很多档案数据已经缺失，即使采用信息化管理方式，其管理效率也非常低下。此外，虽然声像档案已经开始实行电子化接收方式，但是也存在着格式不统一而无法处理的现象，且庞大的城建档案需要投入大量的时间和人力录入到信息化管理系统中，耗时耗力。

2．城建档案管理工作的重要环节

2.1加强城建档案的安全管理

首先在现有客观条件的基础上，建立好严格的城建档案安全管理制度和安全保管措施，其中安全保管措施主要包含两方面，一是对档案人员的保密要求，二是对档案的保密要求。在进行城建档案管理工作的过程中要端正态度避免出现麻痹大意的思想，对档案储存室要配备先进的防火、防盗设备，避免发生安全事故。随着现代网络技术的快速发展，城建档案信息资源的收集、沟通和交流也是大大的加快，这为城建档案工作提供了便捷的途径，在很大程度上提高了档案管理人员的工作效率，让城建档案信息资源的共享成为了一种可能；另一方面，网络技术在带给我们便利的同时，网络安全也成为了一个引人关注的话题，现在的电脑黑客利用网络的便捷性，使用一些恶意的程序对城建档案管理系统进行攻击，破坏系统的数据库，窃取数据库中珍贵的文献资料，给城建管理工作造成了极大的困难。所以说，我们在推进城建管理工作信息化的进程中，要加强对信息的安全管理能力，制定一系列的安全管理防范措施，增强系统抵御病毒的能力，确保城建档案的安全性。

2.2实现城建档案管理标准化管理

城建档案信息的有序化管理是个重要的过程，结合计算机技术、光盘以及云盘等现代化技术形式可知，在整个操作中要实现资源有序调控，实现整体进步。在标准化管理中对电子文件的安全性引起重视，结合标准化模式和体系建设要求等可知，在整个落实阶段实施有效的标准和法规，能满足要求。以标准化管理为基础，在建设过程中从管理、业务和技术等方面入手，提供技术保证。尤其是网络技术不断发展，各种电子文件归档管理和结构管理等要具备标准化的规章制度，保证信息安全性。

从技术层面而言，城建档案信息管理比较复杂，工作人员每日进行工作记录，由于文件种类比较多，如果处理不到位，则容易出现失误的现象。因此在实施阶段需要制定完善的行业管理制度，借助计算机技术等做好方案资料管理，在整体管理中要提升工作效率，减少工作失误率，推升档案信息的可操作性。

2.3加强管理人员的培训

管理人员的综合能力和素质对城建档案管理工作的有效性来说十分重要。为了加强城建档案管理人员的综合能力，可以通过以下方式来实施：第一，严格把关。对城建档案管理人员的招聘情况来说，管理部门应当要加大力度严格把关，多吸收一些能力较强的管理人员，使其能够在管理工作中发挥自身的能力，为城建档案管理工作提供更多现代化管理方式。第二，加强培训。对现有的城建档案管理人员来说，部门应当展开定期的培训课程或讲座，不断培训档案管理人员的综合能力，或是聘请能力较强的管理人员到单位进行演讲和培训，加强管理人员的交流，以便提高城建档案的管理效率。

2.4城建档案管理体系需要进行改革，提升城建档案管理的活力

传统的城建档案管理工作主要由城市的各级行政部门负责，一些民间非盈利组织也在城建管理工作中起到辅助作用。然而，随着网络时代的来临和国家相关规定的不断健全，民间组织参与城建档案管理工作的门槛也逐步放宽，鼓励一些市场企业公司参与到城建档案的建立和管理工作，可以打破行政机构在城建档案管理领域一家独大的局面，在城建档案管理体系中引入市场竞争因素，推进城建档案管理实现优胜略汰，提高城建档案管理人员工作的积极性，共同促进城建档案管理水平的提升。

2.5依法授权、违法必究

没有健全的法制，就无法完善市场经济。所以，法制是市场经济的重要内容。城建档案最根本的意义就是从城市建设做起，从造福一方的高度着手，来做好城建档案管理工作。运用多种渠道去宣传、宣扬城建档案相关的法律法规。城建档案宣传人员应当先从法律法规的制定着手，在赋予城建档案管理人员权力的同时也给予了他们责任，权利和责任并重。尤其是重点工程、市政工程在建设过程中要全程实行依法建档、依法归档等手段，以保证城建档案的完整性和准确性。使得城建规划有图可循，建设质量得到最基本的保证。

2.6营造良好稳定的网络环境

肃清网络垃圾，营造良好的网络环境是每个公民义不容辞的责任，相关部门应该杜绝进入非法链接并对一些不良宣传产生自我抵制力，此外最重要的是网警要加强自身的工作监督力度，实时动态的监测网络变化，清除不良因素，给大家一个稳定安全的网络环境。这样城建档案优化建设的开展才能更加顺利，对于档案的保存也能更加长久稳定，有助于我国城市化进程的加快。除此之外，还要对管理系统进行升级，运用领先的加密技术对城建文档进行加密，这样能够有效的降低不良网络环境带来的影响。

2.7提高档案的使用率

城建档案优化建设就是为了提高档案数据的使用效率，因此，在城建档案进行整合后，相关技术人员还应该提供相应的查询功能，这样使用者在资料的查找和分析上就会更加全面，对于城市的规划也就更成熟，也更加符合城市的发展规律。同时，还应该建立比较完备的城建档案资源库，并按照年份进行分类，从根本上提高城建档案的使用率，体现出城建档案数字化建设的意义。

3.结语

总之，随着城市化进程的加快，城建档案管理也逐渐成为城市建设中的重要环节。但是在现阶段的城建档案管理中，还存着一定的问题有待解决，城建档案管理部门应当要针对这些问题进行深入研究，采取适当的措施加以解决，以促进城建档案管理工作效率的有效提升。

参考文献：

[1]侯丽萍.城建档案管理的难点问题及策略[J].城建档案，201743-44.

[2]刘彩静.城建档案管理的现状及对策分析[J].城建档案，201656-57.

[3]李怡坤.城建档案管理的难点问题和措施[J].城建档案，201657-58.