论测绘地理信息档案信息化管理方式黄远清

论测绘地理信息档案信息化管理方式黄远清

黄远清

广西壮族自治区国土资源规划院广西南宁530000

摘要：随着经济的快速发展，社会在不断的进步，测绘信息化的快速发展，对测绘地理信息档案的管理提出了更高的要求，而传统的档案管理模式远远不能满足目前的需要。本文分析了现有的档案管理方式，重点从管理制度、数字化、数据和业务管理、资源共享、安全防护、基础设施和人才队伍建设等几个方面提出了档案信息化管理方式，最后论述了档案信息化管理流程。

关键词：测绘地理信息档案；管理；信息化

引言

测绘地理信息业务档案是指在从事测绘地理信息业务活动中形成的具有保存价值的文字、数据、电子文件、图件、声像等不同形式和载体的历史记录[1]。测绘地理信息业务档案记录和反映了我国不同时期的自然地理状况、重要地理数据和相关的人文社会信息以及测绘地理信息科学技术本身的发展、变化与进步，对于研究、了解和掌握我国自然地理景观与相关人文活动的历史变迁与演进，制定和实施各种重大的战略和规划，进行各种重大工程的论证和设计等，具有极其珍贵的参考价值。近年来，随着测绘地理信息事业的迅猛发展，测绘地理信息产业呈现爆发式增长的态势，测绘地理信息业务档案也呈现出海量性、多样化等新特点，对测绘地理信息业务档案工作提出了新的要求，如何采用有效的管理手段实现对地理信息业务档案进行高效管理和服务，成为测绘业务档案管理者面临的新的难题。

1档案现有管理方式

1.1测绘地理信息档案数据管理方式

测绘档案从中华人民共和国成立前至今，涉及不同时期、类型和来源的档案信息，内容繁杂、信息体量较大。档案一般以纸质文档或介质（磁盘、光盘、硬盘等）存储在档案室，存储空间大，维护不方便，查询检索费时，利用效率低；另外，以介质为载体的档案电子实体数据分散存储于各载体上，管理方式大部分是手工记账式或电子文件记账式，仅有少部分单位开始利用数据库存储管理，这种管理方式对于历史资料档案来说，很多信息没有统一管理起来，不便于档案信息的检索与利用，也不能很好地支持档案信息资源的数据挖掘。

1.2测绘地理信息档案业务管理方式

档案业务管理包括资料接收、档案借阅、档案归还、档案销毁、成果分发等业务。目前，资料的接受、档案借阅与归还业务由专门的档案管理员负责，通过手工记账式进行管理；成果分发通过刻盘、打印、拷贝等离线方式进行；档案资料的查询采用手动查询或文档编目查询的方式。各种业务办理是相互独立的，彼此之间没有关联，没有形成统一的业务办理流程和一体化管理模式，办理方式也是以人工干预为主、自动化为辅，没有实现业务管理的规范化、流程化、自动化和智能化，管理机制和手段比较落后。

1.3档案信息共享发布模式

测绘资料档案作为国家重要的数据资源，具有重要的价值，但档案信息资源只是以内部资料的形式进行存储和管理，测绘资料的利用受到了限制。目前，只是将档案目录在互联网中进行发布，仅提供档案信息的目录查询，可查阅检索档案的人员非常有限，主要是档案管理人员，其他人员则需要通过档案管理人员才可以检索或查阅，信息的不开放导致档案的利用程度较低。

1.4档案信息安全管理模式

纸质档案分类存放于档案室档案柜中，并配置专门的档案资料管理员进行档案资料的管理，确保资料档案的存储安全。分发时，加盖测绘资料专用章，通过申请审批相关文件、签订保密协议、责任到人的方式确保涉密档案资料的安全，通过保密号、印章、版权等信息进行资料溯源。电子档案存储时，采用光盘、硬盘、磁带等多种介质存储，统一存放在档案室，并在异地进行了存储备份，确保电子资料档案的存储安全。分发时，通过刻盘、拷贝的方式以光盘、硬盘为介质进行传输，在数据精度上与原始数据保持一致，没有设置任何电子档案版权保护，只是通过申请审批相关文件、责任到人的方式进行涉密信息安全控制。目前，电子档案的安全存储、保护数据安全是档案信息化管理中的重要问题。

2档案信息化管理方式

2.1科学推进标准体系建设

测绘地理信息事业“十三五”规划明确指出要“构建新型测绘地理信息标准体系”，全国档案事业发展“十三五”规划纲要也提出要“完善档案标准和制度建设，健全档案标准体系”。测绘地理信息业务档案管理应在落实《测绘法》、《档案法》要求的前提下，积极研究探索测绘地理信息新技术，形成较为完善的测绘地理信息档案标准体系，将测绘地理信息业务档案标准的制定和国家测绘地理信息局重大项目结合起来，加强地理国情、全球测图和应急测绘等重点领域档案归档标准和技术规范的制定，推动测绘地理信息业务档案管理在标准化、规范化、制度化的轨道上发展，提升测绘地理信息档案标准的先进性、适用性和有效性。

2.2拓展和深化编研利用

随着计算机科学技术的飞速发展，测绘地理信息业务档案利用正在发生着根本性的改变，人们对相关测绘地理信息的需求日益旺盛，需要通过档案编研工作将档案信息资源系统、有序、及时地开发出来，对档案信息进行不同层次的加工重组，以达到最有效地开发利用信息资源的目的。为拓展测绘地理信息业务档案的编研利用，应完善测绘地理信息业务档案信息公开发布保密、脱密审查程序，加强在测绘地理信息业务档案公开共享等环节的安全评估和保护，加大重点档案的开发利用力度，如覆盖全国范围的民国图、历史航摄影像综合应用等；建立馆藏重点档案文件级目录数据库和专题数据库，使馆藏的档案资料信息更加系统、更富有针对性，更容易被人们利用；创新服务方式，多渠道开发利用档案资源，不断向社会推出测绘地理信息档案精品力作和举办受公众欢迎的档案活动。

2.3加强科技型队伍建设

测绘地理信息事业“十三五”规划中明确指出，“围绕测绘地理信息事业新格局的需求，加强跨领域复合型人才的引进、培养和使用”。要想搞好测绘地理信息业务档案工作，必须有一支既懂测绘又懂档案的专业队伍。为积极应对新技术、新业态、新模式发展对测绘档案管理人才的要求，应健全测绘地理信息业务档案培养机制，统一规划全国测绘地理信息各级各类档案人员的专业知识培训和岗位培训，全面提高国家测绘地理信息业务档案管理人员的整体素质；探索利用职业技术教育、继续教育等多种途径，补充测绘或档案的专业知识，建立健全测绘地理信息业务档案专家信息库；全面提升测绘地理信息业务档案科研和创新能力，构建激励测绘管理创新的体制机制，培育敢于创新、善于创新的测绘档案管理文化，开展具有前瞻性、创新性和先进性测绘地理信息档案科技项目研究。

结语

测绘地理信息档案信息化管理需从档案管理制度、档案数字化、档案数据和业务管理信息化、共享利用、安全防护、基础设施和人才队伍等几个方面着手，建立档案信息化管理体系，实现测绘地理信息档案的高效、有序、安全管理，满足测绘地理信息档案信息化管理的需求，提高测绘地理信息档案的管理效率和档案资源的利用率，更好地为社会经济建设提供测绘服务。

参考文献：

［1］董旭琴．浅谈信息化时代测绘档案的管理［J］．测绘通报，2015（6）：124－126．

［2］滕洁．论省级测绘档案信息化系统建设［J］．国土资源信息化，2016，16（1）：44－48．

［3］花文博．测绘档案的利用与服务管理体系建设［J］．中国档案，2011，61（7）：40－41．

［4］田晓海．测绘档案信息化建设与安全管理［J］．科技创新与应用，2012，2（32）：311－312．

［5］张广瑜．试论信息化测绘时代的测绘成果档案管理［J］．陕西档案，2012，29（s1）：27－29．