浅谈电子信息档案管理的保密及其防范工作

浅谈电子信息档案管理的保密及其防范工作

暴立婵

南京长江电子信息产业集团有限公司江苏南京210000

摘要：随着电子信息化发展进程的加快，信息化已经渗透到社会中的各个领域，由于网络信息的不安全性以及存在很多的不安全因素，很容易出现信息泄露情况，电子信息档案管理保密工作受到越来越多的重视。在实际电子信息档案管理时，必须采用相应的策略加密信息，以免信息泄露情况的发生。本文结合相关工作经验，分析影响电子信息档案管理保密性的因素，探究防范电子信息档案管理出现泄漏情况的策略，旨在提升电子信息档案管理的保密性，提高相关工作人员工作效率与质量。

关键词：电子信息；档案管理；保密防范

保密工作是电子信息档案管理工作中的重要内容，关系着档案信息的安全性，在实际管理中，管理工作人员应当使用合适的技术措施确保电子信息档案的安全性及保密性。在实际工作中，主要存在着档案管理者缺乏保密意识、档案管理软硬件安全建设不全面等因素影响着电子信息档案管理的保密性，工作人员应当提高自身安全保密意识，全面建设档案管理软硬件，应用网络安全技术增加档案信息的安全性及保密性，以此防范电子信息档案管理的泄漏及不安全因素的出现。

一、电子信息档案管理保密工作具备的特征

其一，电子信息档案管理工作难度较为简单，随着电子信息技术的发展，档案管理工作增加了很大的便利性，但，在带来便利的同时，附带的还有一些负面影响，例如：信息泄露的渠道，一些不法分子也可以利用电子信息技术实施档案信息窃密，而且那些不法分子窃密手段越来越高超，导致电子信息档案管理安全保密工作难度逐渐加大；其二，保密需求技术越来越高，由于电子信息泄露途径及方法的增加，不法分子获取机密信息的方法与途径越来越多，能力越来越强，这就导致信息保密越来越困难，随着越来越多技术以及通信设备的广泛引用，保密技术与窃密技术都在同步提升。在实际管理工作中，如果单一地依靠传统方法实施保密，保密及方法工作很难达到相应的要求。以往的档案信息保密工作基本上处于纸质版，只需要保存好纸质版信息，避免其他人员接触到相关信息即可，但是随着电子信息档案的应用，以网络为载体，不但要防范网络病毒，还要预防非法访问。一旦出现泄漏，情况就会很严重，很有可能导致严重的后果，并且网络信息传播速度较快，一旦泄漏将会以很快的速度传播出去，导致信息泄密方面广泛，会导致巨大的损失。

二、电子信息档案泄漏的途径

在电子信息档案管理工作中，电子信息档案泄漏的途径主要有：①计算机端口复制，通过USB、优盘、蓝牙等方式；②网络传输，通过网络将信息发送出去，这种方式可以很快地将信息泄露出去，并且传播面较为广泛；③电脑病毒的侵入，这种泄露途径，很容易破坏及复制文档，尤其是难易完全杜绝的木马病毒。一旦出现泄漏，就会严重影响企业或者单位的发展。正是由于出现这么多电子信息档案泄漏的途径，才应该完善好各种保密方式，做好电子信息档案管理的保密及防范工作。

三、电子信息档案管理的保密及防范策略

（一）提高档案管理人员的保密意识

作为直接接触电子信息档案的主要人员，档案管理人员的保密意识在很大程度上决定着电子信息档案管理的保密工作。为此，需要提高档案管理人员的保密意识，从本质与源头上防范电子信息档案管理泄漏情况的出现。相关管理人员要为档案管理人员普及档案保密管理工作的重要性，促使档案管理人员意识到自己的责任与义务，促使他们在利用电子信息档案管理时规范实施工作，自主遵守相关规定。另外，要加强相关培训与普及，让档案管理人员意识到自己所承载的法律责任，从而在法律方面对档案管理人员进行行为约束。为此，在实际管理中，企业或者相关单位要加强电子信息档案保密工作的宣传力度，明确标出在档案管理时哪些行为不可取，此外，还要加强相关的培训，对电子信息档案管理人员进行规范化培训与引导，以此实现档案管理人员保密意识的提升。还可以制定相应的制度与规章，加强制度的学习与应用，全面普及保密工作重要性的意识，并要普及开展电子档案使用方法的教学，以此降低档案管理人员失误操作，避免信息泄露情况的出现。

（二）全面建设档案管理软硬件

在电子信息档案管理时，电子档案需要经过服务器、网络、软件等流程，以此实现储存、查询与共享，在这些硬件使用过程中，一旦出现各种意外情况，就会导致电子信息档案的泄漏。因此，企业与单位需要全面建设档案管理软硬件，为电子信息档案管理工作奠定良好的基础。传统的档案信息管理及保密工作已经不再适合现下的发展，企业与单位要为电子档案的管理提供符合现下发展的计算机，并要配置相应的软件，确保每一个环节都能够正常进行，避免录入出错、分级差异、误删操作情况的出现，在软硬件使用时间过长时，还要及时进行软硬件的更换与更新，避免设备状况原因导致资料丢失情况的出现。另外，软件系统要时常更新，因为木马病毒也在不断升级，为保证软件系统能够防范病毒侵入，需要全面升级软件，以此确保软件的性能，及时、安全、准确地保证数据储存、转入、转出，避免意外丢失情况的出现。

（三）应用网络安全技术

对于网络安全技术，其一，可以选择防火墙技术，防火墙可以预防来自网络环境的攻击，有效抵御病毒的侵入，能够保证非授权外部访问受到遏制；其二，可以应用加密技术，在电子信息档案管理中，加密可以防止档案信息被窃取情况的出现，提升档案信息的安全性能，防范信息泄露情况的出现。其三，加强访问权限的管理，在档案管理时，有时会遇到非档案管理人员接触到信息的情况，设置访问权限，可以遏制非授权人员的接触，还能够有效避免黑客的入侵。

四、结束语

总而言之，电子信息档案管理的保密及防范工作对于企业或者单位有着非同小可的重要性，在实际档案管理中，企业与单位要注重提升档案管理人员的保密意识，加强相关安全软硬件的建设，为保密工作奠定良好的基础，应用网络安全技术加强档案信息管理与保密工作，防范信息泄露情况的出现，以此提升电子信息档案的安全性及保密性，以此确保电子信息档案的安全。

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