浅谈健康教育档案规范化管理的作用与意义

浅谈健康教育档案规范化管理的作用与意义

张燕红

福建省泉州市疾病预防控制中心福建泉州362000

【摘要】如何实现健康教育档案的规范化管理，最大限度地发挥其应有的价值，成为医院档案工作者的新课题。本文结合实际，就健康教育档案规范化管理的作用与意义加以阐述。

【关键词】健康;档案;规范化管理;作用;意义

健康，是人人追求的目标，是人类最宝贵的财富，特别是随着经济发展和社会进步，健康的概念更为宽泛，它已涉及到人口、经济、社会稳定与发展等诸多方面。而健康信息又是维持和促进健康的重要资源，为把这一资源尽快而有效地输送给广大人民群众，使每个人都能掌握健康的主动权“人人享有卫生保健”，使整个社会营造有利于健康的环境，就必须抓紧抓死并不断改进健康教育工作，使其走向科学化、规范化、制度化的道路。为达此目的，对健康教育档案资料进行规范化管理和利用，以便及时总结经验教训，以利再战，就显得尤为重要。

1健康教育档案的内涵

所谓健康教育是指通过信息传播和行为干预，帮助个人和群体掌握卫生保健知识，树立健康观念，合理利用资源，自愿采纳有利于健康行为和生活方式的教育活动与过程。而医院健康教育档案是指医院在开展健康教育工作和活动中形成的，对医院、社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它记载、展示了医院健康教育的全貌，对医院今后更好地开展健康教育工作具有指导与借鉴作用。

2健康教育档案规范化管理及其意义

健康教育是通过有计划、有组织、有系统的社会教育活动，使人们自觉地采纳有益于健康的行为和生活方式，消除或减轻影响健康的危险因素，预防疾病，促进健康，提高生活质量，并对教育效果作出评价。健康教育是疾病预防控制工作的重要措施之一。每一项健康教育项目与活动，要经历规划、计划、实施和评价这几个阶段，在这一整个过程中，将形成大量不同载体的文档资料，其中包括文字、照片、声像、实物等。它记载、展示健康教育的全貌及其教育效果，只有系统、全面地收集健康教育的资料，按档案化管理的要求，进行科学的归类、存档，并开发、利用，才能克服存放混乱、检索困难、使用不方便的弊端，对指导工作、制定计划、开展调查研究，提高工作效率、实现与发挥档案的存放价值起到了不可估量的作用。

3健康教育资料归档的内容

3.1日常工作包括上级主管机构下发的各种文件；本部门工作中形成的文件材料；各县市区报送的各种资料。如：开展健康教育活动的工作规划、年度工作计划、总结；本地区人群卫生知识水平、健康水平、以及健康教育机构的人员、设备等基本资料；各种健康教育会议、培训、交流的业务资料。

3.2健教业务包括健康教育项目可行性评估、计划、组织与实施、评价，以及健康教育理论研究；开展的健康教育活动等，这些工作中所产生的的调查研究、科研设计、效果评价的原始资料、报告、论著等。

3.3宣传资料在健康教育宣传活动过程当中产生的资料，如：卫生宣传画、科普书籍、小册子、折页、传单、科普照片、光盘，以及由健康教育部门制作的科普影视片、科普展览实物等。

4健康教育档案的管理程序及质量控制

对健康教育档案的管理程序及质量控制，如同一般档案相仿，一般要经过以下几个环节：聚材、审定、立卷、抄写、装订、分类、排列、编号、装盒、输入微机确保归档文件的安全保密和便于查找利用。

4.1聚材

把各部门形成的健康教育材料，广泛地搜集起来，这一环节的基本要求就是一个“多”字，从多的数量中经过鉴别、比较，筛选出质量高的文件。

4.2审定

对文件的准确性、完整性、一致性、价值性和机密程度进行鉴定。具体做法就是把搜集来的大量材料一一进行审查、对比，从中选出质量更高，更有承上启下意义的文件，作为立卷入档资料。

4.3立卷

立卷也叫归档，也就是在收集和审定材料的基础上，按照预立卷条目将材料分门别类地编成案卷，以备日后使用和查考。立卷的主要程序和做法是：对审定的材料进行分类、编排页数序码、登记卷内目录、写出案卷标题、装订、填写卷皮、登记案卷目录、输入微机。这些工作依次做好，就完成了立卷工作。在这一过程中还须注意以下几点：

（1）入档材料的载体、字迹一定要规范。要求纸质载体规格一律为16K型；归档文件材料为A4型；字迹为耐久和较耐久的碳素、蓝黑墨水或黑色复印粉等，不得使用容易变质的彩色笔、铜笔等。

（2）在分类时对归档文件可以采用年度-机构（问题）-保管期限进行分类，也可以采取保管期限-年度-机构（问题）等方法进行分类。归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由、时间和重要程度进行排列，对会议文件、统计报表等文件可集中排列。

（3）归档文件应以“件”为单位进行装订。根据文件的价值程度，可分为永久和定期两种。永久部分可采用左侧装订，先将左、下侧对齐，然后用档案专用装订线以三点一线的方法进行装订；对定期保存的文件，可保持原装订形式，其散页可用订书器装订。

（4）对归档文件编排件号时，其方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺利从“1”开始逐件编号，并在文件首页上端偏右侧加盖归档印章和填写相关内容。

（5）对归档文件，应依据分类方案和室编号顺序，用标准纸张编制归档文件目录和封面，再将目录输入微机并创建检索，以备查找。

（6）对未能入档的材料，须经有关人员严格审查登记后，并在其监督下销毁，严防丢失泄密或错销。

总之，为了充分发挥健康教育档案的作用，医院要不断探索和建立健康教育档案管理的新理念、新模式和新方法，以更好地为医疗、教学、科研拓宽医疗服务领域，为百姓提供有效服务，将健康信息这一资源尽快而有效地输送给广大人民群众，使每个人都能掌握健康的主动权“人人享有卫生保健”，使整个社会营造有利于健康的环境，使其走向规范化、科学化、制度化的道路。

参考文献：

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