档案管理研究现状与趋势分析

档案管理研究现状与趋势分析

刘丽娜

国网甘肃省电力公司临夏供电公司甘肃省临夏市731100

摘要：在科技高度发展的时代背景下，信息高度共享，档案管理实现计算机化已是大势所趋。作为档案工作者，必须认清档案管理的现代化趋势，努力实现并完善电子档案管理，同时还应保障好档案信息安全。

关键词：档案；管理；信息；安全；

随着电子时代的来临和社会的发展，人们对档案利用服务的要求也越来越高。在电子计算机和电子网络迅猛发展的今天，怎样搞好档案服务是值得档案人员深思和探讨的问题。特别是在知识化、信息化的今天，档案服务在经济建设中的作用更为突出。因此，在新形势下只有不断创新档案服务工作，才能更好地为经济建设工作提供更全面、更便捷的服务。

一、准确把握基层保密工作的特殊性质

保守秘密是一切组织及其成员应履行的基本要求。中国共产党党章明确要求，党员必须履行“严格保守党和国家的秘密”的义务；《国家公务员法》也规定，公务员必须履行“保守国家秘密和工作秘密”的义务。做好保密工作，首先要弄清“保密”和“保密工作”的关系。所谓“保密”，大至国家、政党，小至单位、家庭、个人，出于某种需要或由于相互之间的利害关系等原因，总有些不愿公开或不宜让外界知悉的事项，需要在一定范围、一定时间内加以保守和隐蔽的行为。“保密工作”，则是以国家意志形式出现的，从国家的安全和利益出发，将国家秘密控制在一定的范围和时间内，防止被非法泄露和利用，使其自身价值得到充分有效地实现所采取的一切必要的手段和措施。它包括保密立法，保密宣传教育，建立健全保密规章制度，研制、开发和应用先进的防窃密、泄密的技术设备，依法进行保密检查监督，追查处理泄密事件等。由此可见，“保密”和“保密工作”既有联系，又有区别，不能将二者简单地等同对待。笔者认为，“保密”

属概念性的范畴，其主体可以是集体也可以是个体，而“保密工作”则偏重实践范畴，并且是集体性的行为。准确理解二者的区别和联系，关键是把落脚点放在做好具体的“保密工作”上来。基层保密工作是保密工作的重要组成部分，它与广义的保密工作相比，除具有政治性、防御性、专业性等共同特征之外，还有其自身独特的性质。一是时效性。基层最常见的保密文件，根据保密法规定的保密期限，绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年，保密期限届满的，应当自行解密。此外，不同的时代，对保密的内容和要求也不同。有些经济指标数据，如财政收支、部分工业品产量、机构编制等在计划经济时期，曾作为保密对象，而现在不仅财政收支、机构编制，连“三公”经费都必须公开。二是局部性。基层保密工作，既是全局保密工作的一部分和重要环节，它又具有明显的地域性、局部性特点。三是对象性。某些事项针对特定对象确定是否保密。如不同级别的秘密会议内容，对参会的成员来说，不是秘密，对参会成员以外的对象来说是秘密。四是群众性。在基层，保密工作不仅靠保密工作部门去做，更重要的是要依靠所有的国家工作人员和广大群众，进一步加深保密工作的社会基础，形成人人树立保守国家秘密意识，人人支持保密工作的社会氛围。

二、新形势下档案管理工作存在的问题

1.档案管理理念比较落后。思想保守是制约档案管理的主要原因，一些企业领导对档案管理工作不够重视，企业领导一直将制度放在首位，因而制度改革往往是其工作重中之重，相关领导非常重视，而档案管理工作改革往往被弃之一旁。这就为档案管理工作发展增加了难度，其科学化和规范化得不到有效保证。而这种现象的产生，最重要的影响因素就是对档案管理工作大局意识的缺乏。相关档案部门领导只注重眼前经济利益，看不到档案工作长远的研究价值，放慢档案管理工作创新、变革步伐，从而导致了“重藏轻用”现象普遍出现，档案本身价值和利用价值得不到很好的体现，档案管理工作发展受阻。

2.档案硬件设施配备不到位。档案管理需要一定的硬件设施作为支撑，而我国的政工企业中，一些档案硬件环境设施比较落后。有些政工企业甚至没有专门的档案室，各部门档案室规格不一。设备不完善或者不具备，档案霉变、虫蛀等现象普遍存在。与此同时，在查阅、检索程序方面，传统手工检索所占比重很大，虽然各部门都拓宽检索工具开发渠道，在编制检索方面又导致了“求多不取精”现象产生，检索程序严重影响档案服务进度，制约档案信息化建设发展进程。

3.档案管理人员配备不合理。档案管理人员素质与档案工作要求不适应。档案管理工作要创新，掌握档案专业技能的复合型人才必不可少。但从目前我国档案工作发展现状来看，档案管理专业人才匮乏，这就直接导致了现代化先进技术无法在档案管理中发挥应有作用。现代化社会的发展，对人才培养提出更高要求：档案管理人员不仅要熟悉、掌握档案专业知识，而且要跨领域学习其他行业知识，学会将两者融会贯通。与此同时，随着现代化先进技术引进，档案服务途径的数字化和网络化普及程度越来越高，电子形式和纸质版形式两者共存，这就要求档案管理人员必须要熟悉现代化技术操作，能够快速、便捷查询用户所需的档案信息，从而提高档案利用率。

4.以人工服务为主，管理方式单一。从档案现状来看，管理方式单一也是影响档案信息安全的一个原因。目前政工档案部门的档案管理的主要内容是声像档案、纸质档案和电子档案，其主要管理方式还是以手工操作为主，档案整理、查阅、检索、归档等还是以人工服务为主，浪费了大量人力物力，也无法满足用户随时随地对档案信息的强烈需求。这不仅严重阻碍了档案管理工作创新发展，而且与现代化社会发展潮流相违背，必然被社会所淘汰。

三、新形势下做好档案创新管理与信息安全的策略

1.提高档案创新管理与信息安全意识。档案管理部门要提高创新管理与信息安全意识，建立系统化的档案管理系统，不断更新和维护档案管理的电子设备和软件系统等，从而不断提高档案管理的规范性，使档案管理具有连续性、长期性。在州、县（市）档案管理部门工作上尽量做到档案管理人员相对稳定，业务素质差距不大，才能呈现出上下联动工作成效较高等基本特点。

2.建立和完善档案管理制度。建立和完善档案管理制度就是要建立对档案进行整合的共享平台。随着网络信息技术、计算机技术的不断发展，档案管理的方式也不断融入网络技术的支持。通过网络软件的运用，可以将档案以统一的格式录入到电脑设备，再在电脑设备进行提取、整合和转换等操作这，这克服了纸质档案的重要档案份数少、时效性差、归档工作手续繁杂、借阅运行繁琐等缺点。通过建立和完善档案管理制度，可以提高档案信息的存放、分类、整理的效率。除此之外，建立和完善档案管理制度，能将档案信息的适用范围、检索功能、利用效率大大的进行提高。档案工作人员能够在管理利用上更便捷的浏览档案信息，从而实施档案信息资料的共享性、有效性和系统性。

3.提高档案管理的自动化水平。档案管理的自动化水平是制约档案管理发展的重要因素，因此档案管理部门应提高档案管理的自动化水平，积极引进专业的电子档案信息管理工作人员，不断更新维护用于档案管理的硬件和软件设备，不断提高专门人才的业务素质和服务水平，只有这样才与档案管理的自动化水平不断提高相匹配。

在新形势下，档案管理缺乏连续性与长期性，且其自动化水平不高、安全性也存在一定的隐患。因此，新形势下，要进行档案创新管理和信息安全工作，就要提高档案创新管理与信息安全意识、提高档案管理的自动化水平、提高档案管理的网络建设和技术水平等，从而不断发展档案的创新管理与信息安全。

参考文献

[1]张晓红.浅谈创新政策研究现状与趋势分析.2017.

[2]李春萍.对新时期社会档案管理若干问题的研究和探讨.2017.