浅析BASIS及ERP系统管理

浅析BASIS及ERP系统管理

郭建婷

郭建婷中石化天津分公司300271

摘要：近年来，在我国社会经济不断发展的背景下，科学技术日新月异，尤其是计算机技术的进步与发展，给我们的工作、学习以及生活娱乐带来了较大的便利，使现代化社会逐渐向自动化、智能化方向发展。随着办公自动化技术的发展，ERP系统在企业管理中得到了广泛的推广与应用，该系统作为企业管理重要的内容，实施ERP是企业实现管理信息化、标准化、规范化的基础条件，ERP系统的实施对规范企业管理行为，提高资源运作效率，增强企业核心竞争力，促进企业健康长效发展具有不可或缺的作用。BASIS作为ERP系统中重要的角色，在ERP系统广泛应用的今天，它的重要性也日渐突出。本文就BASIS的工作特点进行了分析，并对ERP在企业管理实施工作的感想做了总结。

关键词：BASIS；ERP；系统管理

一、引言

随着市场经济体制改革不断深入，市场竞争力日渐激烈，企业若想在竞争中立足与发展，就必须对企业生产、经营等工作进行严格的管理与监控，并不断创新和改进企业管理模式和内容。企业资源计划（ERP，EnterpriseResourcesPlanning）系统是在信息化背景下产生的一种系统化、复杂性高的企业管理体系，对提高企业核心竞争力、实现最大化经济效益具有重要的意义。ERP系统的基本思想是对企业的产、供、销、存、财、物、人力等资源进行全面的整合和管理，打破了传统企业管理内容和模式，是一种先进的、行之有效的管理思想和方法。随着企业对ERP系统的依赖程度逐步增强，对系统数据安全性和运行稳定性也提出了更严格的要求。此时，BASIS系统管理和维护工作就显得格外重要，BASIS的工作特点与业务内部顾问完全不同，在其实施和维护阶段的角色转换存在一定的差异。

二、BASIS工作的特点

（一）BASIS工作的内容

对于ERP系统来讲，BASIS主要承担着系统安装、配置、优化及系统维护管理（、权限和用户管理）等工作职能。BASIS的典型工作在ERP系统中通过事物代码可以清楚的了解到每日、每周、每月甚至每年的建议工作，其中包括每天必须做的部分。就目前多数企业ERP系统中的BASIS的工作情况来看，其同时承担着很多其他的工作，企业内部存在人手少、工作杂、不专职等现象。尤其是企业在不断投资新建信息化项目中，能真正做好BASIS的很少，能真正按照以上内容进行系统管理和维护的也很少。在科学技术的进步下，ERP系统功能逐渐稳定，系统管理工作逐步被完善，只有专职化BASIS，才能确保ERP系统长期稳定运行。

（二）BASIS工作的专业特点

BASIS的工作的专业特点，形成了与其他内部顾问(支持人员)不同的工作方式和内容，这对BASIS来讲，即是机遇也是挑战。

（1）ERP系统中BASIS所作的工作多数都是幕后工作，往往被人们所忽视，而ERP（的业务）实施和最终可见成果比较容易被人们所记住。作为后台管理和支撑的BASIS来讲，对于系统调整、停机备份、补丁升级、拷贝删除（设备维护、拷贝集团）等工作只有在其他人下班后或者周末进行，因此企业许多BASIS工作者的辛苦是别人看不到的。

（2）在实施过程中，实施公司的BASIS在安装调试完系统后就会离开，剩下的工作只能靠（企业）BASIS内部顾问和远程顾问进行完成。由于BASIS大多数知识和技能都必须靠自己学习和实践获得，不像企业业务顾问与实施公司顾问相处一段时间后就可掌握很多东西。另外，BASIS顾问安装调试完系统后，没有环境和机会去重复相同的过程，加上BASIS的知识和技能都十分专业化，（操作风险巨大），这就给企业BASIS学习与进步造成了严重的阻碍。

三、系统实施过程中BASIS需要注意的问题

随着ERP系统上线运行，这给BASIS系统维护和管理工作带来了较大的困难。因此在系统实施与运行过程中，针对BASIS的工作特点，结合个别细节对BASIS工作的影响，在实施过程中应格外注意。

（一）系统的安装与配置

（1）若想确保系统安装与配置工作顺利进行，就必须做好安装前期规划设计，包括文件系统大小规划、数据库数据文件存储方式、数据库增长的估算等，这些都需要BASIS顾问的实践经验进行把握，从而避免系统上线后因空间始终不变或者急剧增长令管理人员措手不及，由此可见，安装和配置的前期规划设计对BASIS后期维护与管理工作影响较大。

（2）在系统实施过程中，BASIS顾问良好的习惯对后期系统维护和管理影响较大。比如在安装和配置系统过程中，不用的文件和调试的脚本应当随机删除和清理，这样有利于提高空间的利用率，同时便于后期系统维护与管理时辨认有效文件的脚本。不然等到BASIS顾问离开，系统运行一段时间后，难以分辨哪些文件有用或者没用，可能会出现企业系统管理人员误删文件造成系统崩溃的现象。

（3）在系统安装、配置以及调试过程中，由于存在许多不确定因素，使得工作难以做到全时跟进，加上BASIS顾问在现场的时间较少，没有过分的时间和机会容许你学习和掌握更多的BASIS知识和技能。因此必须以今后系统维护与管理工作为出发点，努力学习和掌握相关知识，在平时的工作中不断积累和总结经验教训，从而提高BASIS系统维护和管理的水平和效率。

（二）权限的收集、定义与测试

权限的收集、定义是系统实施过程中十分关键和复杂的工作，由于权限与工作岗位有着直接的联系，也与岗位从事的内容有关，因此在结合蓝图设计时，应将权限收集工作一起做，并对其精确定义，以便减少不少的工作量。否则，蓝图设计和权限收集工作各行其道，很多工作很重复，不仅增加了工作量，还会对后期权限定义的调整和修改带来麻烦。对权限进行测试需要在测试阶段安排充分的时间进行，避免在系统中留下权限隐患，因为这些隐患在系统上线运行一段时间后会对业务造成较大的影响。

四、ERP系统管理中特色工作分析

随着ERP系统上线运行，为确保企业内部管理活动顺利进行，需要在系统管理方面做一些具有特色的工作，从而促进系统良好的运行。

（1）财务月结特殊权限的控制

财务部门作为企业各项管理活动关键的部门，为确保财务月结工作顺利进行，应根据企业财务每月账期开关，结合企业实际发展特点，设计了月结特殊权限(期间，权限、用户的管理制度)。该权限（制度）是在每月月结期间，与财务账期开关进行配合，提高财务相关工作和信息的严密性，并考虑到业务逻辑关系的实际情况。

（2）用户及权限变更审批

随着系统上线运行稳定后，需要将用户及其权限的变更纳入到企业管理范围内，通过建立OA（完善的审核制度）系统把单位、主管部门以及专业审核形成三级审批，并在系统配置中进行修改。在这样的体制下，有利于企业实现有据可查、各负其责，从而提高用户在系统权限的合理性和（、）适用性（和安全性）。

（3）对用户冲销的管理

在系统上线运作后，企业资源计划中每月冲销操作可能会比较频繁，那么企业应对用户冲销操作进行统计研究，并将冲销进行分类和汇总。对于用户自身原因、上下工序原因等不同情况必须分别进行解决，通过优化考核机制和流程、强化培训力度等措施，大大降低了用户冲销次数，积极推动了流程的优化和完善。

（4）关键权限的控制

在ERP系统运行过程中，应严格控制关键环节关键点的权限范围，根据业务的特点，对业务影响较大的某些权限进行专门的限定，并将该权限的使用限定到个别业务人员身上。同时，业务部门必须重新划定该业务流程和制度，以便更好的控制意外事件的发生。

ERP中BASIS系统维护和管理还涉及到系统的监控、系统升级等内容，必须对相关工作和内容进行严格的管控，从而促进系统稳定、安全运行。

五、结束语

在现代化信息技术背景下，对ERP系统进行分析，有利于企业在引入ERP系统管理后，成功建立内部活动管理体系，对规范企业管理行为、提高企业核心竞争力、促进企业健康发展都具有十分重要的作用，从而实现一种双赢。（BASIS，作为业务配置、权限等数据进入系统的最后一道安检，身负重要职责。是ERP系统稳定运行的重要保障。）为确保系统上线运行的稳定性和安全性，就必须重视系统维护和管理的BASIS工作。由于BASIS工作的特殊性，需要将其与企业其他部门与业务有机结合，充分发挥出BASIS系统维护与管理的作用，加强企业员工的知识管理和学习能力，实现企业最大化经济效益和社会效益，促进企业健康、持续发展。

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