浅谈档案数字化建设的重要性

浅谈档案数字化建设的重要性

田路英

自贡市城市建设档案馆643000

【摘要】：电子政务建设的迅速发展，极大的推进和实现了电子档案的形成和管理，档案数字化工作是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求，档案信息化与互联网利用成为发展趋势，档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显。本文主要浅谈对档案进行数字化工作的原因及其作用和意义。

【关键词】：档案；数字化；互联网；

按照全国档案事业发展十三五规划要求，档案工作要树立创新、协调、绿色、开放、共享发展理念，主动适应经济发展新常态，抓住机遇、改革创新，为全面建成小康社会作出应有贡献。

一、进行档案数字化建设工作的原因

档案数字化是数字档案建设最基础的工作。随着大数据时代的来临，档案数量的逐年递增，档案利用的逐年增加，档案收集保护意识的逐渐加强，科学效率的提高档案信息资源的利用，安全保管保护档案原始资料等，这些无不在提示我们档案数字化建设的重要性，档案数字化建设工作亟待更为广泛地推广。

（一）客观原因分析

首先为大环境影响。档案事业十三五规划中提到“从国内看，‘四个全面’战略布局、国家大数据发展战略和‘互联网+’行动计划的推进，深刻影响档案工作的理念、技术、方法及模式；档案日益成为国家基础性战略资源；档案工作领域更加广泛、内容更加丰富、需求更加多样，地位和作用越来越重要。”这是对我国档案事业的下一步规划发展，我们必须紧跟国家创新发展的步伐，迅速推进档案数字化工作。

其次因不可抗力的因素隐患。我们必须做好最坏的打算，必须留存档案原始资料的备份数据，做好异地备份工作，以便日后有档可查。目前我国多地时有发生地震灾害，地震对保存城建档案的房屋及各种设施及载体造成损毁和缺失，对于灾后重建利用城建档案产生极其严重的制约和影响；再加之部分地区的社会不稳定因素偶有爆发等不可抗拒因素的潜在威胁，令政府更加重视城建档案资料的保管保护工作，不得不开始着手城建档案异地备份工作，希望能够未雨绸缪，提前进行了城建档案异地备份保存，尽量弥补不可抗力因素造成的损失，起到雪中送炭的应急作用，也为受灾地区进一步健全完善城建档案系统提供准确的基础信息资源。

（二）主观原因分析

首先为方便档案工作者在日常的查询过程中更加迅速准确的找到需求档案信息，提高工作效率，减少查找时间，更多的利用计算机处理技术进行快速的查找、查看。例如目前我馆正在进行档案数字化加工项目，在城建档案日常的查询利用过程中最多的是房屋产权人查询利用房屋竣工验收时间确定是否可以进行房屋买卖公积金贷款，同一个工程项目不同的产权人来查询，每一次我馆工作人员都需要进入库房提取原始档案资料进行复印工作，这就导致了我馆工作人员的工作量增加，工作负荷加重，如果档案数字化工作完成了，以后我馆的工作人员只需要在城建档案管理系统中查询提取该案卷中的数字化竣工验收报告数据进行打印就可以完成这项工作，同时也减少了原始城建档案资料的曝光、减少外界对原始城建档案资料的损害。

其次档案资料以数字化的形式存在更好的方便了内部人员的异地利用，比如在加固改造解放桥时，工程人员为更好的结合实际情况查看图纸档案资料，借出原始城建档案资料存在非常大的危害（曝光、防尘、防水、遗失等），反之如果借阅电子档案，这些外在危险因素就不存在。

二、档案数字化建设的作用

城建档案数字化工作，为原始城建档案建立了多一层的保护，在开发查询利用过程中，减少对原始城建档案使用，降低损坏原始城建档案的几率，更好的为原始城建档案创造一个“八防”安全保管保护环境。另一方面打破了“孤本”的限制，不再拘泥于传统纸质档案的“一份一地”，一份原始档案可以多人复制使用，使用覆盖面扩大，有效地实现了资源共享，而且做好电子档案异地备份工作，防止档案资料的遗失损坏等造成的无法挽回的局面。

三、档案数字化建设的意义

为迎接档案信息服务新环境的挑战，逐步实现档案事业十三五规划目标，提高档案管理服务水平，提高工作效率，档案数字化建设相对传统档案管理模式有不可替代的创新共享性。

（一）提高经济效益

一方面传统模式下同一份原始档案资料多人多次查询使用时，需要重复的查询复印，从而造成纸张的浪费与人工的重复操作；一方面由于原始档案资料的不可再生性，原始档案资料的提取查看难免造成档案资料的损坏，修复原始档案资料这也是一笔管理成本的支出；另一方面因档案资料的非标准性，可能造成少数档案信息覆盖于档案装订区域内，在复印过程中少数查询人员会进行拆线复印，这造成复印过后重新穿线装订档案资料。

（二）提高工作效率，提高服务水平。

传统模式下查询档案资料需要工作人员进入库房提取原始档案查找复印，数字化档案管理模式减少了人工提取原始档案服务，运用计算机就可以调取档案资料的电子版本，减少提取复印时间，提高工作效率，提高服务水平。

（三）保护原始档案资料。

不仅防止档案利用过程中对原始档案资料的损坏，而且将原始档案资料转变为数字化电子档案后，原始档案资料的保管更加安全，防止对原始档案资料的恶意篡改行为。

（四）为下一步资源共享打好基础。

全国档案事业十三五规划的一个发展目标为档案利用便捷化，实现档案信息整合共享，档案利用服务更加便捷普惠，方便人民群众的档案利用。档案数字化就是数字档案建设的基础性工作，2017年浙江在全省范围内实现了“一网查档、百馆联动”，利用“互联网+档案服务”实现“信息多跑路，查档少跑腿”的目标，极力实现群众和企业到各部门办事“最多跑一次”的目标，这就是建立在档案数字化建设已经实现的基础上，所以这也是我市十三五规划应逐步实现的目标，以达到资源共享，查档便捷。

【参考文献】

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[2]贺欢.浅谈档案数字化建设的意义[J].才智,2015(18).

[3]田德贤,张广辉.浅谈企业档案数字化的意义和作用[J].数字化用户,2013(16).