工程项目档案管理初探

工程项目档案管理初探

廉璐玥

天津市安居工程发展中心天津300000

摘要：档案管理在各个行业中都会涉及，加强工程项目档案管理工作的完善，能够帮助工程项目顺利的完工，实现其建设价值。本文主要从工程项目档案管理的问题进行分析，找出其问题出现的原因，提出有针对性的解决措施。

关键词：工程项目；档案管理；问题分析

1前言

对于任何一个工程单位来讲，施工、设计、监理单位的资料都是较多的，而资料室已经成为图纸资料库，以往图纸资料堆得四处皆是，个别已经尘埃满面。怎样才能利用计算机、电子文档对各资料、图纸进行数字化的统一管理是我们所关注的焦点。在计算机技术不断发展下，绝大部分的设计单位计算机出图率已经达到了百分之百，所有工程图主要是Windows98、Word、Excel等电子文件。但是绝大部分的单位未对其图档实施统一管理，在设计单位分散在各设计人员中的资料也是数不胜数。所以，在工程项目建设中，有数量众多的施工往来文件、合同、竣工文件、实验资料等，若是不能实现对其文件资料进行无纸化的管理，将造成成本的增加。所以，经过对计算机信息技术的应用，能够为施工单位的资料管理工作量进行减轻，也不会为丢失资料而担心，并且还有着查找文件便捷的特点。

2工程项目档案管理的问题分析

2.1重视建设、轻视管理，档案管理意识十分淡薄

在当前，绝大部分的工程建设中，管理部门都比较注重工程实体，轻视工程资料，只是注重抢工期，忽视了工程施工资料和实体的同步管理，人为只要工程项目迅速建成投入使用就行，并不关系竣工档案资料的齐全与否，忘记竣工档案是企业技术的储备，是潜在的生产力。

2.2对档案工作缺乏正确认识

工程项目的竣工档案材料收集和归档是档案部门的事情，这种认识上的误区是造成工程竣工档案材料收集不够齐全、不完整和不准确的因素。档案管理并不是一项孤立的工作，和企业经营有着紧密的联系。特别是收集档案的工作，档案资料的收集是否齐全、是否完整，主要是在于档案管理人员工作情况，和企业各部门业务的处理，形成文件材料行为规范管理。若是各业务部门在编制、审查文件图纸的时候，不够注意其质量，在使用阶段不维护它的安全，势必会造成后期管理难度的增大，后期档案资料作假的行为。

2.3工程项目竣工档案归档制度的不够完善

一些工程项目在制定工程计划的时候，并未把竣工档案资料归档工作列入计划中，使得一些工程项目验收中不吸收档案部门参与，一些施工单位在实际竣工的时候，不向工程管理部门提交竣工档案，未形成档案竣工资料。因为没有健全其归档制度，使得工程施工完工和施工单位的走人，工程管理班组的解散，交工资料的成堆等，造成档案人员工作十分混乱。

2.4对档案管理制度执行的不力

一些规章制度应该在各业务部门大力支持下才能得到全面贯彻，比如说：公司在制定工程竣工资料的不完整、不准确，工程项目就不能对其进行验收。工程项目的竣工资料不归档，财务部门就不能对其实施结算，在实际过程中，一些单位就认为档案工作是档案部门的事情，和本单位是没有关系的，无视档案工作制度，使得有法不依，造成档案管理规章制度的形同虚设。

2.5未形成良性归档的渠道

一些建设项目的主管部门、施工单位、档案部门之间的配合不够紧密，在管理上的脱节，一些甚至是出现了相互推诿的情况，在档案资料的归档过程中，只是处在了施工单位交什么资料，而工程部门就收什么，档案资料接收方面就存在着较大的漏洞。

3加强对工程项目档案管理问题的解决措施

3.1重视和提升档案管理的意识

各级领导部门必须充分注重到档案管理工作的重要性，档案专业部门与人员必须明确其职责所在，残余生产调度会，产品的鉴定会和工程竣工验收等等。

3.2建立健全档案管理的制度

从业务评估开始，将项目的档案管理纳入计划管理，并明确定义项目完成档案的范围，要求，时间和职责。在确定工作职责后，将存档任务集成到各业务部门和相关人员的工作中，并将存档工作制度化和编程。提交合格的交付材料应纳入工程承包合同，并实施预留材料存放系统，并严格执行上述制度。

3.3加强跟踪指导

跟踪指南作为档案部门收集项目完成档案的第一手资料，是完成标准化数据的基础。该项目的档案在施工现场和整个项目中生成。我们的档案管理部门必须根据年度计划的内容制定跟踪和指导计划。对已完成文件的接受和接受有明确要求，以实现对已完成文件的有效控制。在跟踪指导阶段，积极主动的和有关部门进行配合。

3.4积极参与到档案管理的工作中

第一，在工程项目立项的时候，档案部门应该与有关部门进行积极协商，把竣工档案归档工作列入至其中，并提出实际要求。第二，对工程施工合同进行鉴定，把工程竣工档案归档的责任、事件、案卷质量等列入至合同中，确保竣工档案的准确和及时。第三，严格按照工程施工合同，履行归档手续，采用经济合理的手段，确保竣工档案归档工作。第四，在工程施工阶段，注重加强业务指导的工作，对问题进行及时的发现和处理。第五，在工程项目的竣工后，应该和工程管理部门进行竣工档案的验收，以解决竣工档案的滞后性问题。第六，档案管理部门应做好竣工资料验收工作。在实际验收的过程中，对其进行逐一的核对，对照其中的图纸和文字，以变更通知对照图纸修改的部位。第四，竣工验收主要是对档案的抽检，抽检重点主要是初验的问题。

3.5严格把控验收审核和财务结算关口

完成和验证已完成的项目档案是完成的档案中指定的工作，直接表明整个项目的结束。在审查和验收项目的过程中，档案部门必须指示施工单位做好交付数据系统的组织工作。工作的文本和材料应按单元项目进行分类，并遵守各专业人员施工文件的内容和顺序。根据文件要求编写页码，编制工作材料目录，填写工作资料封面。完工数据主要在项目建设中累计编制。档案工作者主要关注工程档案的管理，并检查他们完成的数据的质量。在项目验收之前，建设项目管理部门主要负责组织和实施完成数据的移交和审查。逐份的审核其资料，在合格之后做好签字盖章等交接手续。项目完工数据的验收主要是规划，建设，设计，质量监督和档案管理部门的参与，主要负责实体信息和各阶段的交付。完成并验收完成的系统工程项目后，签字确认和盖章应在项目竣工验收时签字。

结束语

总之，工程项目档案管理工作是对工程建设过程真实的记录，是日后生产和扩建的依据。所以，在工程项目的档案管理过程中，我们必须充分落实各阶段的档案管理工作，建立健全相关管理机制，加大档案管理经费的投入，以保证其档案的真实性和准确性，推动档案管理工作顺利开展。

参考文献

[1]赵新旺.浅谈档案管理信息化建设[J].中小企业管理与科技,2011,(21):292.doi:10.3969/j.issn.1673-1069.2011.21.275.

[2]杨粤晖.浅谈新时期档案管理信息化建设[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版）,2010,07(9):77-78.

[3]马欣.路桥企业档案管理信息化建设探析[J].人才资源开发,2015,(18):104.doi:10.3969/j.issn.1003-1073.2015.18.082.

[4]吴可可.浅谈如何提高档案管理信息化建设中复合型人才的素质[J].速读（中旬）,2018,(2):331.doi:10.3969/j.issn.1673-9574(z).2018.02.305.

[5]姜赞梅.浅谈档案管理信息化建设[J].经济技术协作信息,2011,51.