现代企业办公室管理工作的优化与完善王阿丽

现代企业办公室管理工作的优化与完善王阿丽

王阿丽

（内蒙古国华呼伦贝尔发电有限公司内蒙古呼伦贝尔021000）

摘要：一直以来，办公室管理都被看作是管理科学当中一项不可或缺的实践性课题。作为企业经营运作过程中重要的中枢及信息反馈纽带，办公室管理对于维持企业内外联系、保障企业有序运行等都有着相对重要的积极作用。因此，本文将以现代企业办公室管理工作为基点，首先对现代企业办公室管理工作的作用进行简单介绍，以此为基础探讨现代企业办公室管理工作的优化及完善途径。

关键词：现代企业办公室管理工作优化完善

一、现代企业办公室管理工作的重要性

众所周知，企业要想长远发展就一定要重视五力模型，特别是房地产企业。其中一项为企业的内部竞争力，在哲学上也强调事情发展的内因而非外因，而且由于现代市场竞争日益激烈，企业在任何决策或者执行上有所缺失都有可能造成不良后果，因此，要注重对现代企业办公室的管理工作。

1.1办公室管理具有一定的参与权力

可以看出，办公室管理能够促进信息的有效交流，在信息的有效交流过程中，办公室的管理工作也是一个在为企业管理者提供建议，既与其共同参与到企业工作进行中来的过程。之所以说办公室管理具有一定的参与权力，首先，办公室的相关人员需要随时为管理者的决策制定提供有效精确的房地产信息，提高管理者决策制定的准确性；其次，办公室的相关人员需要通过房地产行业的实地分析与考察来确认信息的准确性，来找到信息的来源，最终满足管理者的信息需求；再次，办公室的相关人员需要完善管理者决策的相关工作，制定好决策方案，最终监督下属的决策执行；最后，企业在进行危机公关处理等工作时，办公室管理相关人员可以给予一定建议，促进问题顺利解决。

1.2办公室管理能够促进信息的有效交流

办公室是企业的重要基础部门，是构成企业整体的重要单位场所。因此，对于房地产企业来讲，办公室管理工作承担着重要的信息传递工作，是上级与下级之间重要的沟通媒介。首先，办公室管理人员要将上级的房地产相关决策下发到基础岗位当中去，在一定程度上可以监督下属人员的工作进行情况。还可以将下级信息传递给上级，让上级对下级的执行情况有所掌握，在此过程中还可以有一定的参谋权力，给予上级一些建议或者意见，提高管理者决策的准确性，这样就能够从局部工作进行有效协调，最终促进整体目标的有效实现。

总之，办公室管理工作贯穿于房地产企业整体运营当中，包括企业管理活动的计划、组织、领导和控制等过程。因此，企业的有效运营，离不开办公室管理工作的有效展开。

二、现代企业办公室管理工作的优化与完善策略

2.1完善组织结构

在办公室管理方面，优化办公室组织结构也能够提高办公室的工作效率。因为，办公室组织结构与企业的人才队伍建设和经营活动有着密切的关系，所以会直接影响办公室的办公效率。通过完善办公室的组织结构，可以使各个部门和小组实现信息的有效传递，并且及时完成信息的处理工作，继而使办公室得到有效的运行和发展。所以，企业应该遵循高效、统一和精简的原则完成办公室组织结构的优化，从而实现对内部结构的合理设置。而通过科学调整员工职位，也能使职位的职能得到规范，继而更好地满足现代企业对办公室工作的要求。此外，从实际角度出发进行办公室组织结构的优化，也能使企业的办公室工作更符合市场的客观规律，继而使企业根据自身具体情况开展相应的工作。因此，现代企业应该加强办公室组织结构的优化工作，从而在完成内部系统与外部结构关系的协调工作的基础上，为办公室的协调运转打下良好的基础。

2.2创新管理观念

为了进行现代企业办公室管理工作的优化，管理者需要进行管理观念的创新。具体来讲，就是需要认识到加强工作人员服务意识、责任意识和危机意识培养的重要性，以便使工作人员全身心地投入到工作中，继而使办公室工作的整体销量得到提高。为此，管理者需要抛弃以往的管理思路，从创造性的角度开展相关的管理工作，从而确保办公室管理工作与基层管理工作开展的一致性。而现代企业的管理更加注重“以人为本”，所以办公室管理工作需要充分融合该种管理思想，坚持以员工为中心，从而使员工的个性得到发展，并且产生对企业的归属感。同时，管理者也需要多了解员工的需求，从而合理进行工作任务的分配，继而获得员工的信任。[2]而在此基础上，办公室团队的凝聚力将得到提升，继而使办公室管理工作得到更好地开展。

2.3改进管理制度

想要强化办公室的管理，还要对现有企业办公室管理制度进行改进。而在现代企业体制下，需要根据企业现实情况进行办公室管理制度的制定，从而使制度与企业发展相适应。就目前来看，现代企业的办公室管理方式比较落后，从而导致了整个办公室的管理现代比较松散。所以，考虑到市场竞争和企业发展问题，应该使办公室的工作纪律得到加强，从而使办公室人员认真落实自身的工作责任。为此，企业需要建立完善的工作责任制度，将办公室的工作具体分配到个人身上，从而使每个员工都能明确自身的职责。[3]同时，为了使办公室人员能够始终从企业角度考虑利益问题，还要严格管理办公室设备和资金，从而防止员工出现公物私用和以权谋私等现象。而严格按照各项规章制度开展办公室工作，将能增强办公人员责任感和纪律性，继而使企业的向心力得到凝聚。

2.4优化管理环境

在开展办公室管理工作时，管理人员也应该实现对办公室环境的优化。因为，为企业员工提供更舒适的工作环境，将能使员工更好地开展工作，并且对企业产生强烈的归属感。一方面，管理人员需要考虑到员工的身体健康，为员工创造一个绿色的办公环境，继而使员工感到身心愉悦；另一方面，管理人员需要为员工提供更好的办公条件，从而使员工能够顺利地开展工作。而现代企业办公室已经开始变得更加信息化和自动化，所以企业应该在完善办公室硬件设施方面投入更多的资金，为办公人员配备相应的计算机设备和数码设备等等，从而为办公室工作的开展打下良好的基础。

2.5提高人员素质

在开展办公室管理工作时，管理人员需要致力于提高办公室人员的综合办公素质。因为对于企业来讲，办公室工作离不开优秀的人才。所以，管理人员不仅需要合理进行人才资源的配置，还要加强对人员素质的培养，从而为企业提供更多的人才。为此，管理人员需要制定有效的激励措施，从而使工作人员的工作积极性得到提高，继而避免办公室人员出现消极怠工的情况。同时，管理人员需要做好人才的把关，并且争取引进更多的人才，从而使办公室人员的整体素质得到提高。此外，管理者要加强对办公室人员的综合能力的培训。具体来讲，就是除了培养人员的专业化技能，还要加强对人员道德素质的培养，从而使办公室人员具有较高的工作素质。

结语

总之，在现有的市场环境下，基于管理工作重要性的提升，如何做好办公室管理工作对现代企业的运营、管理和整体发展都有着相对重要的积极作用。因此，为维持企业内部管理的整体质量与水平，推进企业各项管理及业务活动的有序开展，现代企业就必须理顺办公室管理的重要性，并通过适当的方式对自身办公室管理工作进行必要的优化与完善，为提升企业活力、推进企业持续发展提供有效的管理保障。

参考文献：

[1]王景军.企业办公室管理的创新与实践[J].中国城市经济，2012（2）

[2]李琳.简析现代办公室管理工作的优化与完善[J].中国外资，2012（9）

[3]刘昱.浅谈办公室工作的量化管理[J].经营管理者,2012,(04)

[4]尤秋实,宋立昌,徐浩然.关于办公室管理工作的几点思考[J].黑龙江科技信息,2012,(03)

[5]徐浩然.关于办公室管理工作的几点思考[J].黑龙江科技信息，2012（3）