浅谈科技档案管理信息化建设

浅谈科技档案管理信息化建设

王玮杰

日照市港口石油有限公司山东日照276800

摘要：目前，企业科技积累的主要形式是企业科技档案。随着社会主义经济体制改革的深入发展，企业科技档案的复制和深加工已成为一种应用于实际工作的比较特殊的信息商品。实现有偿服务可以通过贸易转移实现，通过技术市场的引入，可以实现直接获得经济收入。且这种现象相当普遍。对于那些直接使用科技文件副本的付费技术转让公司，除了自身巨大的经济效益外，购买技术转让的公司也将通过新技术等新技术重振新的生产活力。

关键词：信息化时代；科技档案管理；创新研究

1企业科技档案管理现状

（1）信息化程度偏低。在现代社会和信息时代，科学技术发展迅速。尽管一些雇主在科学和技术文件的管理中使用计算机信息，但它们仅限于档案，编目和文件转发的基本信息，并且还没有完全实现信息管理。由于档案信息管理不完整，系统化，科技档案信息采集的准确性不高。综合性受到影响，信息更新速度明显落后，影响了科技档案管理的质量。（2）管理模式落后。目前，许多企业文件部门仍处于收集，整理和保存档案实体使用的初始阶段。科技档案数字信息管理的高级阶段还没有进入，企业科技档案的管理已经停滞多年。企业档案部门只能简单编辑和组织科学档案档案和专题目录，不能利用现代计算机网络通信技术转让科技成果和交流信息。过去，企业档案部门通常会一步一步地等待门，被动地等待某人发送文件数据，因此其服务内容相对简单。（3）专职人员稀缺。无论是企业还是单位，任何文件都有一定的保密性，技术文件也不例外。为了在科技档案管理中取得理想的效果，必须要求管理者具有较高的专业素质。在实践中，完成科技档案管理的人员不受工作单位的重视，其中部分人员受编制因素的影响，导致档案管理人员频繁流动。有的用人单位甚至出现兼职管理的现象。由于科技档案的管理没有接受系统的培训，也没有与之相匹配的专业素质，因此在科技档案的归档，收集和整理过程中会出现很多错误。高质量的工作很难完成，这对科技档案管理水平有影响。

2科技档案向信息化发展的重要意义

信息化时代的到来，使得信息技术的广泛应用已经成为大势所趋。当前信息技术已经在社会的各个行业中取得了广泛而长足的应用，为人们的日常生活、工作和学习带来了巨大的变革和改善。另一方面，会计档案往往并不只包括简单意义上的机械化文件搜集及整理工作，在其管理的过程中，它还代表了相关档案管理人员劳动与智慧的结晶。将信息技术大规模的应用在科技档案管理工作中，不仅可以有效提升科技档案管理工作的效率和水平，还可以减少工作人员的工作量，将劳动力解放出来，从而取得经济效益上的进步。同时采用计算机和网络技术对科技档案进行文件收集和整理等管理工作，还可以避免重复劳动，造成人力浪费；可以节约物资成本，将成本降到最低，还能保证科技档案管理工作的质量。此外，在对科技档案进行数据分析的同时，还有可能产生新产品的灵感，有利于新产品的研发，从而获得更好的经济效益和社会效益。

3科技档案管理的创新策略

3.1加强培训管理人员，促进业务质量和水平的不断提高

企业科技档案的管理人员为企业的生产，科研和各种商业活动服务，要推动服务理念的进一步转变，促进业务水平和整体素质的显着提高。要放弃落后的观念和习惯，主动服务，开展计算机管理操作，开放档案。突破对科技档案管理的认识，在熟悉馆藏的基础上充分认识科技档案的价值和质量。充分挖掘技术档案的信息资源，以便最好地开发和利用档案资源。在此基础上，为企业的第一线科学研究提供及时，准确，先进的科技档案信息，具有很好的利用和参考价值，确保实现经济效益。与其他管理工作的性质相比，科技档案管理工作的专业技术方面非常强。如果您希望这项工作能够达到预期的效果，那么管理者需要提高他们的专业水平。对现有科技档案管理人员进行观察和分析，兼职现象较为严重，档案管理的专业知识和技能普遍缺乏。为确保科技档案管理的有效性，员工必须加强各方面的专业管理知识，全面提高管理技能。在此基础上，该单位还可以加强管理人员的培训，提高专业素质，全面提高科技档案管理人员的业务知识能力和现代科学技术水平。当然，管理者应不断提高自身修养，专业素质和政治素养，扩大知识面，促进科技档案管理在实践中的作用。档案工作者应注重专业知识的积累，加强其计算机应用能力，掌握计算机的基础知识，不断提高计算机网络操作技能，提高档案工作者的知识水平和业务水平。

3.2强化信息化建设

首先，如今信息化已经成为社会各行业发展的趋势。所以，科技档案管理也应该跟随时代的潮流，融入信息化技术，强化信息化建设和发展。以往的科技档案管理工作中，一般都是采取纸质方式进行记录和整理，保存的时间有限，且不利于保管，很容易便造成科技档案的损失或损坏，从而给科研人员的研究工作造成不利的影响。因此，在科技档案管理中添加信息化的方式，为纸质的文件材料内容进行备份，可以有效的提高科技档案的管理水平，减少科技档案的损失率。

3.3创新科技档案管理的方式方法

对科技档案管理方式的创新在整体的创新概念中必不可少，所以应该格外注重对科技档案管理方式的创新力度。在进行研究的过程中，能够轻易的发现原有的科技档案管理方式往往只是满足了档案的基础管理需求，即便如此，仍然耗费了大量的人力物力，造成资源的不必要浪费。因此，为了改善科技档案管理现状，提高管理效率和水平，相关档案管理人员和组织都应该结合档案的有利发展方向以及最终发展目标，对原有的管理方式和方法进行优化创新。在创新科技档案管理方式方法的过程中，还应善于应用现代的信息化技术，当前计算机和网络技术的自动、高效、科学的理念与科技档案管理的发展方向和发展目标不谋而合。所以，应该合理的运用信息化技术进行科技档案的管理工作，促进其方式方法的有效创新。与此同时，还应该提高科技档案管理人员的信息化意识，明确其对科技档案管理工作的认知。确保科技档案管理人员在工作中始终具备严谨的工作态度，还要定期对管理人员进行培训，加强计算机的培训力度，提高他们操作计算机管理系统的熟练度。

3.4拓宽科技档案管理服务的范围，创新管理服务

在信息化时代下，对科技档案管理进行创新，就应该拓宽管理服务的范围和途径。首先便要求科技档案管理的有关部门要基于网络技术的应用，拓展一个查询功能，以方便管理部门的人员可以直接通过该功能进入服务渠道，继而获取自身所需的档案信息和数据。此外，针对信息化基础的应用，科技档案管理部门还应该设置一个完整的科技档案信息网络，并在确保网页内容和结构的设置都科学合理的基础上投入档案管理使用，这样一来更有利于科技档案管理部门的人员以及科研工作人员通过该网络有效的查询所需的信息数据。由此看来，这种服务功能的拓展为档案管理人员带来了极大的便利性。此外，在拓宽科技档案管理服务范围的同时，也不要忽视对相关法律法规的重视程度，在建立档案信息网络的过程中应该严格遵守相关规定，在内容和结构的设置上确保合理与合法性。

4结语

总之，本文阐述了企业科技档案与经济效益的关系。从提高企业管理科技档案水平，充分发挥企业科技档案的作用，管理人员培训，档案管理信息化管理加强现代化等方面提出了几项重要措施，利用科技档案提高经济效益。

参考文献：

[1]刘喆.企业科技档案与企业经济效益的提高策略[J].中文信息，2017年11期.

[2]杨格.企业科技档案管理创新[J].卷宗.2017年15期.