基于协同办公系统的医院人力资源智慧化管理研究

基于协同办公系统的医院人力资源智慧化管理研究

顾召华高晓燕顾蓁高晓波汤彩丽

顾召华高晓燕顾蓁高晓波汤彩丽上海市浦东新区周浦医院科研部;上海市浦东新区周浦医院信息中心;上海市浦东新区周浦医院人力资源部上海２０００００课题:上海市浦东新区卫生局面上项目基金资助,项目编号:PW２０１２A－３３

【摘要】当前,医院人力资源管理基本上还是停留在原始纸质化阶段,方式机械,效率低下,束缚了医院的进一步发展.为解决这个紧迫问题,本文提出了基于医院协同办公系统(OA)的智慧化医院人力资源管理机制,旨在把传统原始纸质化管理上升到人性化和智慧化管理层面,进而为研究出具有自主知识产权的医院智慧化人力资源管理系统奠定理论基础.【关键词】协同办公;医院;人力资源;智慧化管理【中图分类号】R１９７．３【文献标识码】B【文章编号】１００８－６３１５(２０１５)１２－０７６５－０２１

引言

医院协同办公(HOA)系统是在计算机和通讯技术的基础上,专门为医院行政、医疗、护理、教学、科研、后勤等工作提供充分和准确的信息而开发的管理系统.通过与医院其他业务系统(如HIS、PACS等)的联接和数据交互,可搭建起医院综合性的协同办公管理平台.使用该平台有利于促进医院管理标准化、制度化、信息化和决策科学化,使医院工作逐步向数字化、网络化、无纸化、自动化发展.目前周浦医院正面临着新院迁建的大好时机,现代化智慧化医院建设正在如火如荼进行,这给医院人力资源管理信息化建设带来了前所未有的挑战和契机.当前,周浦医院人力资源管理还处于由传统人事管理方法向信息化人力资源管理模式转变的初级阶段,随着医院规模不断扩大、人事制度改革逐步深入、员工队伍日益庞大、人员管理模式不断优化,导致现有人员管理呈现出多元化、复杂化、个性化等特点,使得医院人力资源部门管理的难度越来越大,所以加快医院人力资源管理与现代信息技术的有机结合,构建智慧化人力资源管理显得愈发重要,是医院人力资源管理发展的必然趋势.本文结合我院的实际情况,主要介绍了我院协同办公管理平台(即医院办公自动化系统)的总体设计架构、系统功能及技术基础、系统的实施措施和技术保障等,为其他医院在开发类似公共系统平台时提供指导和参考.

２系统的架构、功能及技术基础２．１系统的架构协同办公平台智慧化管理系统的总体设计框架如图１所示.系统在纵向上分为应用功能层、技术支撑层２个层次.应用功能层主要包括人力资源基础信息管理、数字化人才库、数字化薪酬管理、数字化档案管理、绩效管理、数字化合同管理、内部质量控制和员工自助查询等八个方面;技术支撑层则包括相关的软件平台和硬件平台２个部分.

２．２系统的功能系统功能层实现了协同办公平台的各项功能.根据我院人力资源部门对该平台的整体需求,主要分为８个功能模块:人力资源基础信息管理、数字化人才库、数字化薪酬管理、数字化档案管理、绩效管理、数字化合同管理、内部质量控制和员工自助查询.个人事务、公共事务、知识管理、院办可以通过平台中的基础模块进行搭建;人力资源部可通过访问数字化薪酬管理模块和人力资源绩效管理模块来查询.２．２．１人力资源基础信息管理建立这一完善的系统后可以跟踪记录员工从入职到离职全过程的历史记录,包括个人基本情况、工资、专业技术资格及聘任、学历学位、合同管理、绩效考核、培训进修、出国出境、年度考核、医德医风、奖惩情况、工作经历、增减流动等.通过协同办公平台,可使医院高层领导在第一时间全面掌握全院员工的各类相关信息,为管理层决策提供有力保障.２．２．２建立医院数字化人才库这一系统将涵盖医院招录计划、人才引进、招聘面试等情况.利用协同办公平台,积极进行人才招聘,为引进优秀人才开拓空间,解决医院优秀学科带头人、业务骨干匮乏的问题.医院各个部门可以直接向医院人力资源部门提交招聘需求．同时实时查看现有人员数量和可用编制,人力资源管理部门可以直接在这个平台上审批招聘请求．并在平台上发布招聘职位信息.由于事业单位必须实行公开对外招聘,所有招聘信息必须对外公布、接受公开报名,同时大量的应聘者提交申请,导致简历初步筛选工作量很大,数字化招聘系统将内部岗位的招聘需求与医院门户外网站进行链接,将招聘信息发布到医院外网的招聘网页上,对应聘者来说进行在线提交应聘申请,数字化招聘系统将根据内部控制的审查资格要求对简历进行初步筛选.人力资源部门可以直接看到初筛合格后的应聘者,大大节省了海量筛选纸质投递简历的时间,增加了工作效率,同时由于严格制定了应聘者的条件,真正做到了公平、公开、公正地招录人员,人力资源部门最终建立医院数字化人才库.从而实现人力资源部门的高效化和智慧化管理.

２．２．３数字化薪酬管理传统的薪酬管理,由人力资源管理部门汇总员工的出勤、休假等一系列信息后,递交财务部门进行薪酬发放单的输出,往往可以在财务部门看到一整天在打印该单,而且全部是“明码展示”,对于员工的分级考核管理存在很多弊端和潜在的隐患.同时也是对医院资源的极大浪费.通过协同办公平台后,人事部门可以轻松通过设置薪酬的计算方式、考勤制度来调整薪酬,根据人事信息集自动套算出员工的岗位工资、薪级工资等,当员工薪酬出现变动时,系统将该信息直接传递给财务部门,同时可将员工薪资、福利按职位、科室、工作性质等信息进行具体统计分析,能清晰反映员工奖惩、福利管理、工资发放等详细信息,及时根据员工岗位变动、职务变动、职称变动等形成薪酬变动表,制成薪酬月报表以及个人薪酬表,方便查询和统计.财务部门也可以将每位员工的保险费用、税收情况等信息汇总到员工个人信息中以便查阅,所有日常信息和变更可链接企信通自动发送短信通知员工本人.２．２．４建立医院数字化人事档案系统档案信息化建设是医疗事业管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础.人事档案数字化是以员工档案的原始材料为依据,运用计算机信息系统,将人事档案的信息录入,建立完整、准确的医院人事档案信息数据库.然而档案数据库是动态变化的过程,要求不断及时更新档案中的变化,确保信息的准确、真实.为了查询的便捷,可以将信息数据库进行分类,制成不同的表格,提供所需的数据,从而达成人事档案的数据化.该系统将改变传统的手工操作,向信息现代化管理方式转变.实现档案信息化管理,可以大大减轻档案工作人员的重复劳动,节省大量人力和时间,以进行医院信息资源的开发工作,提高档案的现代化管理水平,是现代化医院的需要,是信息化时代的需要.２．２．５人力资源绩效管理人力资源管理部门需及时上报各类月、季、年报表,而医院人员流动性大,各类统计口径不统一,容易出现人员数据统计不准确、更新不及时等现象,导致人力资源结构分析难度大,且存在误差.通过建立协同办公平台后,人力资源管理部门可以轻松地完成各类统计数据的采集及分析,同时可以进行人力资源规划和工作分析.人力资源规划包括医院内部人员数量、平均年龄、性别比例、学历、职称及工资情况等现状统计,通过比较分析组织规模、职称、年龄、学历情况、薪酬现状和近期变化、人力成本等,可以为医院的人力资源需求提供供需现状、供需预测、供需成本分析;在工作分析时,录入岗位分类、岗位人员状况等岗位信息,制作分类图表,评价每一职位的工作状态,为人力资源规划、聘任、绩效评估、培训、工资报酬等管理工作提供全面准确的数据,绩效管理在人力资源管理中处于核心地位,关系到医院的经济效益、决定员工的工资报酬、评价员工的能力与潜力.通过建立协同办公平台,建立绩效管理,首先要设立绩效目标,方案的设计分为个人考核和科室考核,在与医疗系统实现数据库共享的基础上可以直接采集结果后进行自动分析处理;记录其绩效表现,采集定量数据,实施量表考核、关键事件记录、述职总结等;给予员工辅导及促进双方反馈,定期做出绩效评估,考核结果将作为员工调动、任免、续聘、薪酬、定向培养等重要依据.结合各项政策要求,为医院管理层进行有效信息整合,大力推进医院人才队伍建设.２．２．６数字化合同管理同时根据事业单位人员聘用管理要求,医院与全院员工均需签订聘用合同及上岗协议,合同时效一般１－３年,面对全院近千名员工,如果还是用传统的人事管理方法显然已成为一种负累.通过建立协同办公平台后,医院人力资源管理部门与全院员工实现网上签约、经审核通过后自动生成、备份,真正实现自动化管理,有效缓解时效性工作的压力.同时对合同到期等信息可以按照时间等条件设定预警提示的功能,建立有效的时限预警机制,提供自动提示的辅助支持技术.

２．２．７规范化内部质量控制管理人力资源管理部门有很多业务流程,如请假批假、人员录用、学历学位变更、职称备案、内部调动、调出、专家门诊暂停请示、返聘申请、外出会议及进修学习审批、各类证明(包括收入、在职、独身子女等)和介绍信的开具申请等,所有申请、审批手续都只能手工传递,一个简单的审批流程,从申请到批复往往需要很长时间,涉及多级领导审批耗时就更长,效率低下又浪费人力.建__________立协同办公平台后,医院员工通过各局域网平台将人力资源的日常工作提交到人事部门,配合现代化医院管理,人事部门对每一位员工实现“一号通”,每一位员工将设有唯一的识别工号,)实现医疗业务、医院管理、人事信息的统一整合.另外对因公、因私出国出境、旅游以及赴台等审批管理,其中因公出国牵涉到政审部门可由系统提取员工个人档案信息后完成.２．２．８建立员工自助人力资源查询管理员工通过医院内部一号通系统登录办公系统,可以查看医院的各类管理制度、各级岗位职责、个人基本人事信息、工资信息、职称申报、各类申请的递交以及咨询等,这样拓展了临床一线员工与人事部门的实现２４小时的全天候沟通,实现真正意义的服务临床.

２．３技术支撑办公协同平台采用B/S结构,用户界面及访问系统完全通过浏览器实现.一部分事务逻辑在前端实现,但是主要事务逻辑在服务器端实现,形成３层结构.服务器由数据库服务器和应用服务器组成,数据库服务器采用SQLSERVER２００５数据库系统,应用服务器操作系统选择WINDOWSSERVER２００３企业版.WebServer采用IIS６．０;开发语言为．NET、ASP、VB、Javascript、C＋＋;相关技术包括．NET、ASP、COM、DLL、XML?、VB.．NET框架是一种新的计算平台,它融合了各种Internet标准,包括对Web服务的支持,使程序可以方便地从多个站点上获取数据,通过广泛运用XML语言,使不同计算机系统之间的数据互换变得简单易行.采用．NET框架所开发的平台具有以下优点:(１)具有较强的移植能力,无需对部队现有网络进行大规模改扩建,系统实施成本及运行成本低.(２)稳定的网络技术支持平台可提供最现实的开放性基础网络服务.(３)支持独立设置数据库服务器和应用服务器,由数据库服务器负责数据管理,应用服务器负责业务流程管理和事务协调.(４)系统具有强大的数据操纵和事务处理能力,可对数据的安全性和完整性进行约束.通过分布式结构减轻了系统整体负担.(５)用户界面风格统一,使用简单,有利于系统的推广使用,方便了系统安装和维护升级.(６)提供了异种机、异种网、异种应用服务的联机、联网和统一服务,支持多种网络结构和网络协议.３系统的实现方法３．１总体规划我院HOA系统是在医院各个部门之间、各个业务科室之间、院领导与职工三者之间形成的一个全新、高效的网络化办公应用环境,有效地利用医院各个分部内部的资源,实现信息资源的最大共享.由于我院HOA系统牵涉到内部的管理模式、业务流程及日常工作方式,同时关系的办公人员众多,因此,平台的建设是一个循序渐进的过程,一定要结合我院的战略目标、业务特点及当前信息化现状制定解决方案,应在“统一规划、分步实施、突出重点”原则的指导下组织实施.(１)统一规划:医院需要进行信息化的总体规划和策划,从医院未来发展的角度去考虑和规划,建立统一的信息化协同办公管理平台,在此平台上有机协调各平台资源系统,如“军卫一号”系统、军队医院财经管理信息系统和报表系统等,使各个部门及科室相关业务系统之间实现数据、信息共享,使组织之间的信息沟通无障碍、信息交流无障碍,从而实现数据共享、资源共享,真正实现医疗机构网络协同化办公的目标.(２)分步实施整合:在制订了统一的规划方案后,按照方案逐步实施,完善信息化管理平台.在建立的统一信息化协同办公平台上逐步整合各个业务信息系统和报表系统等.(３)突出重点:根据信息化建设基础和实际管理问题,先在内部建立统一的信息化协同管理平台,真正提高院领导的管理水平和员工的工作效率.

３．２系统实施路线为顺利开发协同办公管理平台,可采取如下的实施技术路线:(１)从网络、硬件、应用系统等多个层面保证数据和应用系统的安全性.要明确系统的权限安全管理,根据不同的权限处理相应的事务或浏览信息,并保留修改痕迹,对非法访问、越级访问、匿名盗用、超时使用等都有很好的权限监控日志管理功能,可杜绝内部安全隐患,控制安全事故的发生.系统支持电子签章、电子签名、电子身份认证、敏感数据加密传输和存储,并具有完善的数据备份恢复方案.(２)采用先进的开发技术,基于先进的层次架构,支持公认的国际标准,如门户标准、Webservice标准;具有开放的系统结构,支持应用的无缝扩展和集成,可满足长期应用的要求.(３)采用部件化开发技术,形成开放的体系结构,支持多种数据库.系统具有强大的灵活性和整合能力,支持用户根据实际管理需要随意增加、裁减、组合各种功能,可满足用户长期应用的要求.(４)支持视频会议、电子传真、手机短信、即时通讯等多媒体系统的集成应用.(５)在处理表单时,可根据单位的实际情况定制一份带有表格、正文、附件的文件,也可以包含其中的一项或多项.公文不再只局限于传统的公文形式,还可以包含文字、表格、声音、图像、传真、E－mail、Word文档、Excel表格、扫描照片等非结构化信息.(６)提供公文格式(表头、正文、附件、表单)的全屏设计功能.用户可以根据需要设计所需的格式,并随时根据变化进行更改.无论是正文、附件、公文处理表单、Word还是WPS文件的修改痕迹都可以保留,方便查询,并且表格中的签名、批示也可以保留批示人的信息.(７)提供强大的短信呼叫中心功能:实现短信对话、短信通知、短信提醒、短信移动办公等强大功能.支持工作流中实现短信提醒、手机审批流程.能够把待办事宜的标题信息以短消息的形式发送到用户的手机上,起到提示的作用;用户也可以通过一定的权限直接在系统上发送短消息,医院领导只需在手机上点击“递交”即可完成流程的审批.４结束语基于医院协同办公管理平台的人力资源智慧化管理系统能够规范和完善医院人力资源管理,具有统一的内部业务流程、规范的操作模式和管理模式,提高了医院人力资源管理的科学化和协同能力,显著提高了医院的综合管理能力,具体表现为:(１)流程规范化:医院统一实行标准管理,人力资源部门与机关各个部门、职能科室保持了信息的畅通,通过信息系统得以推行和固化.(２)资源一体化:实现信息建设的统一标准、统一平台、统一数据库和统一网络.(３)管理精细化:利用信息化保障管理水平的提升,通过信息手段来驱动医院改革.(４)数据集中化:通过信息平台的建设实现核心应用和关键平台的物理及逻辑集中化,从而共享资源,降低成本和管理风险,实现系统集成和信息协同效应.参考文献[１]朱尚明;乌蓓华;面向流程的校园协同办公平台设计与开发[J]．华东师范大学学报(自然科学版)．２０１５(１)[２]程旷,张尧弼．协同办公平台项目实施的解决方案[J]．计算机工程．２００５(１３)[３]孙书．政务一体化协同办公平台关键技术研究与实现[J]．办公自动化．２０１０(０６)