电子档案管理和传统档案管理利弊分析

电子档案管理和传统档案管理利弊分析

董志敏

河北省水利水电勘测设计研究院天津300250

摘要：随着信息技术的广泛运用，在档案管理过程中，新的档案管理方式也随之出现。电子档案管理与传统档案管理的不同之处就在于管理方式上的变革，使用信息技术进行档案的管理，让档案事业发展的更好。大大提高了档案管理人员的工作效率，但是也存在一些弊端。基于此，本文对传统档案管理和电子档案管理的利弊进行了分析，以期对档案管理人员的管理工作有所裨益。

关键词：电子档案；管理；传统档案；利弊

1导言

档案事业在不断发展，档案管理技术也在不断提高，对档案的要求也越来越多，国家已经越来越关注档案事业的发展，档案管理在不断进步，电子档案已经逐渐取代了纸质档案，这是时代发展的结果，这就是经济发展的表现，电子档案的特殊属性及目前电子档案管理工作中潜存的一系列问题，需要广大档案管理工作人员努力提升自身综合素质，掌握先进的科学技术、电子档案管理软件运用技能，树立正确科学的档案管理观念，从而更好地投入到档案的分类、整理、归档、储存及运用工作当中，促使当前的档案管理水平得到进一步的提升。

2电子档案管理与传统档案管理的关系

电子档案管理与传统档案管理的共性表现在三个方面：一是两者的基本原理共通，以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，或者说，电子档案是传统档案管理发展的成果；二是电子档案与传统档案存在不可分割的关系，传统档案管理的信息主要是社会实践数据，具有很大的真实性，而对于电子档案管理来讲，传统档案资料是电子档案真实性的重要保障；三是电子档案扩大了传统档案的信息量，由于电子档案是建立在信息技术基础上的，具有很大的容量优势，既能存储各种档案信息，也能实现资源共享，具有很强的便利性，同时利用电子档案也可以查看实体档案资料。

3从档案操作环节分析电子档案与传统档案进行利弊分析

3.1档案的收集和归档

传统档案管理是人工对档案进行分类和整理的，通过档案管理人员将档案按照具体的种类、来源、类型等进行分类整理，档案文件一般按照行政类文件和科技类文件进行整理的，但是在整理的时间上是有着严格的区分的，如果是行政类文件，归档就要在第二年的上半年进行，如果是科技类文件，可以随时进行归档处理，这就是传统档案基本的归档模式，这种收集和归档模式在档案整理的初期是非常简单的，但是在后期档案整理的过程中，随着档案数量的增加，就会导致档案工作量增加，对档案的整理是非常不利的，增加了工作量。电子档案在初期收集和整理的时候需要对档案编号和分类标注，将电子档案信息都标注到计算机上，在标注之后就要将档案传输到上级管理部门，上级管理部门会对档案进行存储，这就是电子档案的收集和归档方式，虽然在前期的时候有很大的工作量，但是在后期只需要输入相关的标注就可以得到相关的档案，这仅仅是几秒钟的事情，对后期档案工作是非常有利的，使用计算机进行存储，让档案的保存更加安全。

3.2档案鉴别整理

传统的档案在归档之前就需要对档案的价值进行鉴别，在鉴别的过程中要采取逐页鉴别的方式，对每一份档案文件的价值和保管期限进行审核，档案的保管期限应该和档案的价值相适应，不能够虚报使用年限，在档案归档之后还要对档案进行鉴别，这个环节就是复核，这就是传统档案鉴别方式，这种方式的工作量是非常大的，工作复杂，对档案工作有着不利的影响。电子档案的鉴别方式是系统进行自动识别，系统会从内容和技术两个方面进行分析，要对档案的可读性和适用范围进行分析，这两个方面会直接对档案的价值产生影响，还可以对文件是否存在病毒进行分析，这样就能够分析道是否有人通过电脑病毒来窃取文件，这一鉴别方式是非常快捷的，就提高了档案鉴别的效率，但是档案鉴别的质量不如传统档案鉴别的好。

3.3档案管理方式不同

电子档案具有一定的特殊属性，可实现档案的一级化管理，为此，档案管理部门在接收到档案的同一时间，及时将档案进行编号，同时制定与其对应的分类号、档案号，按照上下行文间的联系给出相应的档案号，在对档案进行归档的同时便于相关信息资料的检索和查询。用户仅仅需要给档案进行分类编号，便能够方便地查出相关档案资料及其相应的上下级行文、附件，这样能够促使档案管理工作人员的工作量得到大幅度降低。

3.4档案查询利用方式不同

唯有达到一定的条件，充分利用档案才能够顺利进行注册与登记，成为电子档案管理部门的工作人员。作为电子档案管理工作者，要通过远程的方式实现电子档案系统的登记，在电子档案中心进行身份确认之后，才能够得到档案查阅的权限，同时具有借阅登记及缴纳查询费用的权利。

4传统档案管理的利与弊分析

4.1传统档案管理可以实现对档案原件的有效保存

基于对传统档案管理的了解，传统档案管理的优势在于可以实现对档案原件儿的有效保存，由于传统档案具有专用的场所以及专业的管理人员进行管理，可以实现对档案原件的有效保存，并且保存质量相对较高，可以实现档案原件的长期保存，对于重要性较高的档案原件，采用传统档案管理方式具有较大的优势，可以最大程度的保管档案原件，避免档案原件丢失，或者在保管过程中受到损坏。因此，传统档案管理在这一方面具有一定的优势。

4.2传统档案管理流程相对严密，能够满足档案管理需要

除了上述优势之外，传统档案在管理过程中对管理流程有着严格的要求，无论是对档案保管还是对档案借用都进行了明确的要求，对于档案管理有着重要的影响。基于传统档案管理流程的实际特点，在实际的管理过程中，传统档案管理能够满足档案管理的实际需要，在基本的管理过程中能够实现档案管理功能。

4.3传统档案管理占用场地大，需要的场所较为特殊

但是由于传统档案管理需要专门的场所进行档案保管。对档案管理场所的规模有较高的要求，同时还需要档案管理场所具备基本的硬件设施，能够保证档案材料不发生损毁。这一要求相对较高，需要档案管理场所具有专门的除湿和加热设备，保证档案管理场所恒温，为了满足这一要求，传统档案管理需要在管理场所上投入较多的资金，由此也导致了传统档案管理成本相对较高。

5做好电子档案管理措施

5.1创建档案利用制度，进行档案资源的整合

创建科学合理化的档案利用审批制度，档案管理工作人员在进行档案查询及利用档案的过程当中，需得到档案部门主管领导的批准，同时要根据管理制度来创建档案，档案部门要充分利用现代化信息技术做好档案的搜集与日常管理工作，做到档案的及时性收集，确保电子档案信息的及时更新，以满足广大电子档案用户不断更新的各方面需求。

5.2网络入侵检测系统

随着电子计算机技术突飞猛进地发展，各行业中都已经有计算机网络技术的渗透，电子档案管理系统属于信息管理系统的一种形式，其为档案管理工作提供了自动系统化的管理方式。当发觉电子档案网络系统中出现入侵行为时，可通过阻断、报警等措施做好电子档案管理系统的保护工作。这主要是为了通过对网络入侵者进行检测，补充防火墙等边界安全软件存在的不足，第一时间将电子系统中黑客的攻击行为发现，预防有黑客、病毒侵入到电子网络内部体统当中。

结束语：

综上所述，电子档案管理成为了一种新的档案管理形式，对于提高档案管理效率和降低档案管理的成本具有重要作用。传统档案管理和电子档案管理都有不可替代的优点，也存在很多弊端，我们应当取其精华，去其糟粕，不断探索更加有效、安全的档案管理方法，帮助档案管理工作更加顺利地进行，为时代的发展做出一定的贡献。

参考文献：

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[2]王莉娜.浅谈电子档案与传统档案管理工作的区别[J].办公室业务，2013（5）：119-120.

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