EPC项目采购合同索赔流程管理问题研究

EPC项目采购合同索赔流程管理问题研究

翁文灏

中石化上海工程有限公司200120

摘要：文章对采购合同索赔的基本概念进行了界定，总结了EPC项目中采购合同中的索赔类别；重点分析了EPC项目采购合同索赔与反索赔的主要内容；在此基础上，进一步对EPC项目采购合同索赔流程管理提出相应的建议，希望能为EPC项目采购合同的顺利实施提供参考价值。

关键词：EPC工程项目；采购合同；合同索赔

1采购合同索赔的基本概念和组成

（1）采购合同索赔指的是EPC工程项目中EPC项目承包方与物资供应方或者EPC项目承包方与发包人在采购合同实施的过程中，对不是本身过错的责任事件而导致损失时，要求另一方对方补偿经济损失，或者顺延采购日期的行为。

（2）采购合同索赔涵盖了总索赔与单项索赔，就单项索赔而言，它指的是相关索赔事件发生后或者发生时，立即在有效期内启动索赔程序，它也可以指那些责任单一、成因单一、易于处理的索赔。通常情况下称之为单一索赔。总索赔指的是在工程项目竣工之前、之后，搜集汇总施工阶段已经提出然而依旧未能得到处理的所有索赔事件后，出具相应的索赔综合报告，向对方进行索赔的一种行为。它也意味着由于诸多原因继续产生影响，导致某个索赔事件暂时无法被处置，施工阶段无法有效地确定最终的受损额，不得不等到其发生完成后，同时提交相关的过程证据并予以办理的索赔行为。它也被叫作综合索赔或最终索赔。

2EPC项目采购合同中索赔的类别

EPC项目采购合同指的是总承包商、分包商依据EPC项目设计书与供应商所签订的项目后期施工所需要的原材料、设备等的供应与支付条款的合同[1]。EPC项目采购合同索赔则是针对签署相关的EPC项目采购合同与合同实施中间存在的偏差而引起的双方之间的纠纷问题。按照EPC项目采购合同索赔发生对象的不同可以分为EPC承包方与发包人之间的索赔和EPC承包商与供应商之间的索赔两种。

2.2.1EPC承包方与发包人之间的索赔

EPC承包方与发包人之间的索赔主要是因为EPC项目采购招标时的技术条件、数量和范围与后期EPC项目实施时业主对设备材料的详细要求有偏差、延期交货、产品质量瑕疵、性能不达标、技术资料偏差等所引起的。EPC承包方与发包人之间的索赔又可以分为设计变更索赔和环境因素索赔两种。

设计变更索赔主要是因为在项目建设过程中，当发包人对原有项目设计提出变更和调整要求（如技术要求高于招标文件要求，数量范围偏差，规格变化等），并导致项目建设费用增加时，如果设计变更与调整要求在合同规定以外的，EPC承包方可以向发包人提出索赔。在EPC项目正式施工之前，各相关方就已经针对工程施工做好了相关的准备工作。但是在工程项目施工中，施工图纸量表会不可避免地出现错误。在发生这类问题的情况下，承建商的原材料使用也必然要随之改变[2]。此前签订的一些采购合同内容可能需要做相应的调整，此时对原材料供应商来说，他们就会发起采购合同索赔申请。对采购方而言，在签署合同制前，要采取诸多手段、方式与方法，预防与限制此类索赔。

环境因素索赔主要是因为因政府政策变化和施工场地变化等外部环境因素变化而导致的项目建设采购成本增加时，EPC承包方向发包人所提出的索赔。施工场地变化主要是受季节、勘查结果、地质条件等多种因素影响，导致在施工期间原材料的市场价格与合同签订价格、原材料实际需求规格标准与合同签订的规格标准、原材料供应与签订的合同等之间存在差异，进而影响到供求双方的经济利益，引其经济纠纷。国家政策变化主要是因为工程项目的施工周期较长，在此过程中因地方政府、国家层面的建筑规范、政策、制度和法律法规变化与政策调控，都会导致原材料采购费用增减问题。比如2015年左右国家执行所有消防产品强制3C认证，导致可选供应源减少，价格上涨，供货周期增加。

2.2.2EPC承包商与供应商之间的索赔

EPC承包方与供应商之间的索赔又分为时效性索赔（没有按照合同及时供货，延误施工进度）、技术性索赔（性能不达标、技术资料偏差）和质量类索赔（质量瑕疵）三种。

时效性索赔主要是因为供应商没有按照合同在约定时间内交付技术资料和设备、材料，导致对设计进度，施工安装进度、工序等产生影响，导致窝工、等工，未按节点交工等进度费用影响；

技术性索赔主要是因为供应商交付的技术资料和设备材料和合同约定不符，产生额外费用。比如最终制造出的设备管口方位和图纸不符，导致现场调整相应管线位置，或用电条件和提交的资料不符，导致下游用电设备（如低压柜，中压柜，电缆）等变更修改等产生的额外费用。

质量类索赔主要是因为质量性能偏差，导致让步接收（如泵不能到达合同约定的效率，导致用电量增加等）。

3EPC项目采购合同索赔与反索赔的主要内容

3.1经济索赔

在经济索赔中，费用补偿与追加是最关键的内容，而且也是最基本的体现。无论是EPC承包商向发包人经济索赔，还是供应商向EPC承包商索赔，其在项目执行过程中全部损失均会间接或者直接地体现在经济索赔问题上。

在EPC项目采购合同索赔过程中，EPC承包方不但要承担因设计变更、外部条件变化、市场价格波动等因素所导致的采购价格波动所产生的直接费用外，而且还要承担由主体事件所导致的连带事件变化所造成的供应商的相关损失和费用。如双方按照合同约定采购产品标准与技术要求，但是在后期因各种因素影响导致采购产品与设备的标准超出标准规范要求。对于超出规范要求的产品，EPC承包商同样不但要承担因技术标准变更所导致的产品原材料变化所增加的成本，还要承担因技术标准变更所导致的企业的人工成本、经营管理成本的增加情况。

另一方面，EPC承包商也可将EPC项目采购中质量没有达到合同约定的标准，对供应商提出反索赔，申请针对性的经济补偿。对EPC承包商而言可以按照合同规定的相关流程，对索赔申请实施必要的实地检定，逐一列出证实与反驳供应商提出的相关索赔申请，以有效地规避对方的索赔申请，或者减少其索赔额度，开展反索赔活动。

3.2时间索赔

对于EPC项目采购来说，除了采购协调程序之外，承包商还有一定明确采购与材料管理程序的主要里程碑与事件报告文件。该文件对原始计划日期、当前预测日期、实际完工日期、评价及意见进行了明确规定。如果工期延误，那么采购管理工作也会因此而后推，由此造成的时间上的采购赔偿问题就是时间索赔。按照时间索赔所产生的对象的不同可以分为EPC承包商向发包商的时间索赔和供应商向承包商的时间索赔两种。

EPC承包商向发包商的时间索赔主要包括以下几种原因：一是发包人技术条件与EPC项目合同约定发生变化，导致采购时间延长，产生进度索赔；二是发包方没有按照合同规定在规定时间内向承包商提供相应的材料和设备，或者发包方提供的设备材料存在缺失和问题，导致承包方不能及时施工或者承包商为了消除缺陷而延误工期的；三是发包商没有按照时间约定提供关键的输入信息导致采购时间过长，影响到后期的施工进度的；四是发包方没有按照合同规定支付款项或者其他发包方原因所导致的承包方不能继续履行合同的，向供应商支付延迟，导致延误交货。

供应商向承包商的时间索赔主要包括以下几种原因：一是承包商未按采购合同约定按时提供给供应商图纸资料，或者按时间确认供应商制造前所需要得到批准的技术文件；二是承包商对原采购合同中的技术要求，供货范围或者方案有调整，导致需要供应商重新设计，排产，加工等；三是政策性调整等因素所导致的时间延误问题。比如清关装运文件发布时间、抵达进口港时间、清关时间等延误所导致的；四是不可抗因素所导致的时间延误问题。比如罢工事件、自然灾害等。

4EPC项目采购合同索赔流程管理建议

4.1循序渐进地掌握和实施索赔程序

索赔与反索赔是细致、持续性的工作。首先应该掌握采购合同的基本索赔程序，只有这样才能在开展索赔活动的过程中事半功倍，有理有据。下面探讨相应的索赔程序。采购合同索赔工作要采取先变更、后签证（对采购过程中的各项合同及事件流程确认的签字证明，简称签证）、再索赔的原则与步骤。

（1）签证与变更为先。变更或者签证是变更或者确认相关事实，以有效地固定证据，为后来的索赔成功打下良好的基础。它也是主张权利的一种证据，以这种形式实现索赔目标。因此在开展索赔活动时，必须先签证或者变更，落实和固化相关证据，以实现索赔的预期目标。

（2）索赔为后。索赔是一种主张权利的有效行为，是实施变更或者签证等方式的结果。假如合同双方变更或者签证能够达成一致，成功签证，则无需实施相应的索赔程序；假如双方未能达成共同协议，变更或者签证失败，应该寻找新的时机，重新实施索赔程序，就已开展的签证活动达成索赔意向，并作为索赔证据的重要内容之一。

4.2及时搜集资料，做到索赔工作有理有据

我们总会听到“凡事需讲证据”，因此在解决和分析任何问题时，第一步就是要找出相关证据，它也适用于采购合同索赔活动的取证与相关固定证据的工作。然而部分情况下很难进行取证，或者难以保留证据，比如口头通知形式的证据等。在实际开展反索赔与索赔活动的过程中，总会有各种意外情况发生。因此，在开展索赔活动时要会尽可能留意所有能够触发索赔工作的内容和资料，为今后的索赔活动提供证据积累与固定，为索赔活动提供充分的佐证，在索赔谈判的过程中居于主动地位，获得对我方有利的索赔成果。

4.3统一签证编号，统一管理索赔

签证是开展索赔活动的基础，因此提议签证的管理与编号具有重要价值。EPC项目上通常存在着很多的联系单与签证单，在办理时间和供应商回复的时间彼此交错，无法有效地开展动态管理。因此应该对签证编号进行统一，并且做到统一发送，通过统一动态管理加强对采购合同的跟踪和控制。在实际施工过程中，虽然很多施工单位能够认识到采购合同管理的重要性，也认识到统一管理和动态管理的必要性，但是执行力却非常弱，最终导致采购合同管理工作无法真正地实施下去。等到真正开展签证索赔工作时，会出现管理混乱、证据不足，不明确哪些是否已回复过，重新整理的难度大，会增加人力资源成本、时间成本与机会成本。此外，这种情况难以获得令人满意的索赔效果。因此，安排专人统一管理签证工作，会在较大程度上促进索赔活动的成功实施。

4.4把握时效，一举功成

在开展签证索赔活动时，索赔时效是工作的重中之重，能否索赔成功会受到索赔时效的较大影响。《建筑工程施工合同》和《FIDIC》均对索赔的时效性进行了明确的规定，具体如下表所示。

表1索赔时效性相关规定

参考标准具体规定

建设工程施工合同索赔必须在索赔事件发生后28天内，向工程师发出索赔意向通知

FIDIC承包商的索赔应在引起索赔事件第一次发生之后28天内将索赔意向通知工程师

假如在约定时限内未能主张自己的权利，即视为放弃权利，如果提交相应的签证索赔报告后，在规定时间内供应商或者采购方没有进行答复，即被当作确认。由此看出，对签证索赔的有效时效具有重要价值，会影响EPC项目采购目标成本管理的落实，甚至决定着项目运营管理的成败。因此要切实把握好索赔时效，精准地理解和把握《招投标法》中时效的含义与概念。

4.5把握时机，适时提出索赔

索赔工作时效也是采购合同索赔中非常重要的影响因素，企业要善于把握索赔时机，以确保索赔成功。EPC项目采购合同索赔过程符合“博弈论”的观点，这实际上是双方博弈的过程。在EPC工程项目采购管理过程中，采购方与供应商双方的地位是不断转换地，有时候采购方处于优势主导地位，有时候供应商处于优势主导地位。比如在项目赶工期时，供应商处于主导地位。但是在招投标时，采购方处于主导地位。不论哪种情况，双方都应该相互理解、相互配合，在完成本职工作的同时合理维护自身的权益。不能以是否继续履行本职责任为条件进行强制性的谈判。

4.6做好事前索赔规划，防范索赔风险

在实际现场签证索赔中，不少条件均是以往不存在的，有条件的应该积极地争取索赔，没有条件的要善于发现索赔条件。当前采购合同索赔事项必须是在招投标法允许条件下进行的，需要事前做好规划和防范工作，通过前期索赔防范来提高自身的权益保障，避免自身权益受到损害。EPC项目采购合同事前索赔管理的重点主要包括EPC招标管理和供应商管理两个方面。

EPC招标管理主要是由于EPC合同往往采用低价中标而得，且采购工作作为EPC合同中重点和主要盈利点，对发包人做好索赔工作可能成为项目扭亏为盈的重点。一是承包商要谨慎选择投标项目。承包商在参与投标之前要做好项目的调研和风险评估，并根据自身实际情况做出合理的选择和判断，综合评价参与竞标对手的实力，评估自身中标的概率，并在决定投标之后做好事前风险规划，将报价风险纳入其中；二是重视合同风险。在投标阶段，承包商就应该对发包方的要求进行明确，对合同中模糊的地方进行询问和确定，发现合同中的错误之后及时更改和纠正，减少不必要的损失；三是重视采购索赔工作管理。在采购合同执行过程中，对执行情况进行实时跟踪与核查，发现问题及时处理。

供应商管理的目的是降低供应商索赔风险。承包商和分包商也要控制供应商索赔事件的发生，将风险控制在事前阶段。具体操作上可以从以下几个方面进行：首先，在供应商选择阶段，承包商要对供应商的资质和综合能力进行评定，不能以简单的价格作为评选依据，降低后期供应商索赔风险。通常，供应商的综合能力越强，其后期的风险应对能力、突发事件处理能力就越强。因此，承包商在选择供应商时应尽量选择行业内口碑较好的企业进行合作；其次，做好与供应商之间的沟通工作。作为承包商要积极主动与供应商进行沟通，在出现原材料供应数量、规格等变动时，承包商要在第一时间内通知供应商，并协助供应商做好调整工作。同时，在后期的原材料供应中，承包商业要加强对供应商的跟踪和监督工作，发现问题时及时处理。

4.7遗留问题，坚持不懈终将获成果

在签证索赔过程中，总会出现供求双方相互扯皮的情况，在这种情况下，双方当事人应本着处理问题的态度，针对采购合同中没有明确规定的项目和实施中遇到的问题进行积极的协商和沟通，促进遗留问题有效解决。不少企业在分析和处理采购合同纠纷问题时，往往抱着能过就过、不能就算了的心态，不重视解决遗留问题。笔者认为，此类此种工作方法与态度断不可取。不论是采购方还是供应方，在市场经济环境下大家都应该尊重合同的效力性，对存在的问题要及时解决、及时处理，不能得过且过，只有这样双方的管理能力才能不断提升。

4.8做好成本测算，索赔降本增效

对签证、变更部分，在开展索赔工作时要切实把握好索赔成本，在成本基础上添加目标利润（比如向公司上交的相应点数、利润、税金与管理费等），确保各个签证既获得了索赔回来成本，又能够保证目标利润，不能让签证索赔事项对整体项目的利润产生影响，真正做到降本增效的目标。

结束语

EPC工程项目通常施工量大，投入资金多，工期长，所需要采购的材料设备较为复杂。因此做好EPC项目采购合同索赔管理能有效控制采购成本，保障供应进度，及防范采购风险，是EPC项目顺利实施的关键。

参考文献

[1]陈丽君.浅谈EPC项目项目合同管理与施工索赔[J].科技风，2013，21：157-158

[2]丁辉.石油工程建设企业在实施EPC总承包模式下的分包合同管理研究[J].中国石油和化工标准与质量，2011，31（4）：196