浅谈卫生监督行政相对人档案管理

浅谈卫生监督行政相对人档案管理

张晓红1马燕2

张晓红1马燕2（1、孙吴县卫生监督所，黑龙江黑河1642002、孙吴县卫生局，黑龙江黑河164200）

摘要：卫生监督行政相对人档案是卫生监督机构综合档案的重要组成部分，是单位主要职能活动的真实记录，加强这类档案的规范化、标准化、科学化管理，是深入发展卫生监督事业的重要依据和必要条件。

关键词：卫生监督；行政相对人；档案建档；管理流程；管理模式

卫生监督行政相对人档案是卫生监督机构综合档案的重要组成部分，是单位主要职能活动的真实记录，加强这类档案的规范化、标准化、科学化管理，是深入发展卫生监督事业的重要依据和必要条件。

1卫生监督行政相对人档案建档和管理流程

1.1证照科在发放食品、公共场所卫生许可证后，负责将相应档案资料（许可、变更、延续）整理归档、编制归档文件目录。每月按要求编制一次档案资料移交清册，每月1~10日将所形成的档案移交给档案室，并认真履行移交手续。

1.2由相关业务科室形成的，需归档的行政相对人的档案资料（如:采样单、检验结果及评价报告书等），应在资料生成之日起一个月内移交至档案室。

1.3卫生监督所负责区域内食品、公共场所卫生行政相对人档案的建档、管理和提供利用。

（1）档案员根据证照科移交的许可卷档案，在15日内建立行政相对人档案。各行政相对人按要求分类、排序后编制档号，填写盒封面、盒脊及备考表，编制“行政相对人登记档案目录”。并将建立的行政相对人档案移交给相应责任监督员，同时编制“所内部行政相对人档案移交清册”，双方核对无误后在“移交清册”上签字。做好档案建立后新生成资料的收集、整理、归档工作，并于收到之日起10日内移交至责任监督员。

（2）责任监督员负责管辖的行政相对人档案的资料收集、整理、归档和管理工作，同时做好档案的利用工作，填写“行政相对人档案借阅利用登记册”，如一次性利用多个责任监督员管理的档案，由所档案员统一填写。

（3）注销卷材料归档完毕后，责任监督员在盒封面填上“注销日期”，可按月或按季度（最迟应在次年1月底前），将注销的行政相对人档案移交给所档案员，同时编制“内部注销行政相对人档案移交清册”，双方核对后签字确认。档案员将注销的“行政相对人登记档案目录”剪切至“当年注销行政相对人档案移交清册”，并填写“注销日期”。

（4）档案员负责对所内行政相对人档案的统管和指导工作。应在每年行政相对人档案归档工作结束后（次年2月初之前）对所内档案的数量、归档质量、利用效果进行一次核对和自查，督促责任监督员按时、保质完成相应工作。

（5）所档案员于每年2月底前，将上年度“行政相对人档案借阅利用登记册”及数据截至上年度12月31日的“行政相对人登记档案目录”上交档案室（包括至该日期止已发证但未注销的所有行政相对人档案目录），该目录应能与分所存放的档案相对应。同时将上年度1月1日至12月31日注销的档案和“当年注销行政相对人档案移交清册”移交档案室，双方核对无误后在“移交清册”上签字。移交完毕后，将“移交清册”中的目录剪切至“已注销行政相对人登记档案目录”。

1.4其它监督类别的行政相对人档案由监管科相应责任监督员负责档案资料的收集、整理、建档、管理、提供利用、移交等工作。

1.5档案室负责全所行政相对人档案建档和管理的指导工作及注销档案的管理工作。

（1）每年3月底前，完成全所上年度各类别“行政相对人登记档案目录”的整合、更新工作。

（2）对同一注销年度的档案按“档号”先后顺序编制一个流水序号，按序排列存放。

（3）注销档案保存5年后，经鉴定对已失去保存价值的档案，编制消毁清册，按规定程序销毁。

2如何才能做好卫生监督行政相对人档案管理工作

2.1加强档案管理制度建设是强化规范管理的手段

卫生监督所在开展档案管理制度建设工作中，应本着既规范档案管理又减少工作量的原则，制定和完善卫生监督行政相对人档案管理的各项制度，如《档案整理规则》、《卫生监督档案资料建档和管理流程》、《卫生监督档案管理考核办法》等。而且各类目录、表单由档案室统一设计，力求科学、规范，如:为每一个档号编制类别建立一个Exeel工作簿，其中设三个表：

（1）行政相对人登记档案目录；

（2）当年注销行政相对人档案移交清册；

（3）已注销行政相对人登记档案目录。

总之，通过科学的制度来规范档案管理工作，使档案管理在归档、利用、考核等各个环节做到有据可依。

2.2发挥网络组织作用是统一与分散管理并进的保障

在行政相对人档案管理工作中，发挥网络组织作用，是统一与分散管理并进的保障。卫生监督档案管理既要充分发挥监督和指导作用，开展调研、参与决策、制定各项制度、设计专业文书、组织业务知识培训，又要负责好全所档案的统管协调工作。在档案室和责任监督员中起着重要的桥梁作用，只有这样，卫生监督所形成了完善的档案管理网络系统，才能有效地实行统一与逐级分散相结合的管理模式，既能实时掌握全所行政相对人档案管理动态，又使责任监督员在日常工作中形成的资料能及时收集、整理、归档。同时该所对每一环节的时限作了明确规定，而且责任到人，这对增强职工的责任心，保证材料归档的及时与完整，从而档案管理工作才能很好地发挥作用。

2.3做好档案开发利用是做好卫生监督档案工作最终目的

建立行政相对人档案的最终目的是提供利用，使其为卫生监督执法工作服务。这类档案完整、系统地归集了对行政相对人监管的各环节的资料，能为日常的监督工作提供数据分析和决策参考的依据，责任监督员是这类档案的主要利用者。档案由责任监督员直接管理，减少了档案调用的中间环节，方便责任监督员查找利用，提高了工作效率。同时要求填写“行政相对人档案借阅利用登记册”，将“借阅档案”、“利用效果”等要素及时记录下来并定期反馈给档案室，使档案室了解档案信息资源的开发利用情况，也为档案室进行档案实际效益分析，开展专题编研工作，提供宝贵的基础数据。

卫生监督行政相对人档案数量多、流动性强，致使档案管理工作量和难度都比较大。在目前人员紧张，监督执法主导工作繁重的状况下，要做好行政相对人档案管理工作，在科学、规范管理的基础上，还应坚持“以人为本”。首先应加强职工的思想素质和档案业务知识培训，使职工充分认识这项工作的重要性，增强工作的责任心和主动性，熟悉操作技能，提高工作效率。同时，采取一些激励措施，如:将各科档案管理工作的考核结果直接与奖金挂钩；每年评比档案管理工作先进科室和先进个人，对优胜者给予精神和物质奖励；对工作中严重的失职或违反制度的科室或个人给予一定的处罚等，通过奖优罚劣，充分调动职工的主观能动性，从而促进和保证行政相对人档案管理工作的顺利开展。