实现办公室行政管理精细化的思路与对策分析

实现办公室行政管理精细化的思路与对策分析

张俊

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摘要：精细化是管理的新方向，是以科学管理为基础，以精、准、细、严为特征，致力于降低管理成本，提高管理效率的一种管理方式。精细化管理是加强管理、提升效率的必经之路。本文主要分析了行政管理精细化的思路，以及办公司行政管理精细化对策，希望可以提供一些有价值的参考内容，以促进管理工作的顺利进行。

关键词：办公室；行政管理；精细化；思路；对策

引言

怎样才可以实现办公室行政管理的精细化？这个问题一直困扰着企业的高层管理人员。对于“精细化”一词而言，它是整个管理的新方向，同时也是今后行政管理工作发展的新趋势，精细化管理的主要特点，是以科学管理为蓝本，具有精细、准确、严格等特征，在行政管理中做到精细化，可以有效节约管理成本，同时还可以进一步提升整体的管理效率。

1行政管理精细化的思路

办公室行政管理精细化，是现代管理的方向，电力企业从过去的供电公司转制而来，其办公室行政管理受长期计划经济的影响，管理理念与管理方法都比较落后，在电力企业推行办公室行政管理精细化，要从以下几个方面着手进行。

1.1细化和量化管理科目

办公室的管理工作比较模糊，通常是根据以往经验与管理人员自己的发挥开展管理工作，保障不了管理的实效性与延续性。要想提高办公室管理的有效性，应当对这种模糊管理进行改进，对管理科目进行量化、细化，促进办公室行政管理的精细化。其实，精细化指的就是将某个任务或工作根据其自身的逻辑性，将其分为若干个部分，之所以要将其分成若干个部分，是为了方便高层管理者可以更直观的对这些任务或工作进行直观考虑，掌握其中的每个步骤以及细节。通过这种精细化模式，可以将工作或任务进行合理分配，根据分配好的任务来改进工作流程，通过这样的管理模式，可以对工作时间进行有效控制，进而提升各个工作管理水平。为了提升整体的工作效率，就应该将管理进行一个量化，而这里的量化指的是通过测量每一个环节的工作量，将分配工作的方式从任务安排改为量化安排，进而提高工作效率。

1.2将标准化理念和流程化理念加入其中

在我国当前的办公室行政管理中，流程化管理模式已经被普遍应用，促进了管理效率的提高。对于现在的办公室行政管理而言，同样可以使用这种流水线的管理模式。这种流程化管理理念，就是要对每一项工作或任务进行一个详细分解，再根据它的发展情况对任务的顺序进行衔接。标准化则是指在传统的流程化管理上，对日常的工作任务进行一个整理，并且建立一套科学、合理的管理工作标准。此外，还应当制定合理的绩效考核制度，促进工作的规范化，提高工作的质量与效率。根据工作人员工作的实际情况，对其进行考核，为提高办公效率提供有力的保障。

1.3不断加深经济化意识与协同化意识

办公室行政管理的精细化并不是一两个人就可以单独完成的，他需要各部门、各环节和所有的成员相互协同、配合才可以得以实现。就拿文件的签收来讲，从接手文件再到办理环节，最后进行存档，每一个步骤都是相互协调、配合的。因此，在企业中应当树立良好的协同化意识。此外，各个部门、工作人员还应当具备经济化意识，以便实现经济效益的最大化。

2分析办公司行政管理精细化对策

行政管理精细化，不仅是工作方式的转变，更是管理思想的改变，需要管理人员在日常工作中不断提高自我要求，根据精细化要求，改变工作理念与方式，实现行政管理工作的精细化。

2.1不断对企业文化进行建设

在很多企业中，那些有经验的领导都对自己的下属了如指掌，知道他们的个性和特点，同时也知道他们在工作中，最容易出错的地方。在目前的管理中，企业同样应该提倡这种管理理念，要从细节上凸显出整体的管理成效，这样对提高企业的整体效益将会更加有益。

2.2推进制度化

“无规矩，不成方圆”。要想真正有效地保证精细化管理方案变成事实，达到既定的效果，就需要制定激励与约束制度。摩托罗拉早在30年前就建立了流程管理体系，既形成了内部控制标准，也体现了公司的经营原则。该控制标准对涉及销售、采购、财务、融资、制造、薪酬、知识产权保护等业务的流程，都做了详尽规定。实施精细化管理前，要整理一个完整、系统、细致的规章制度体系，作为精细化管理依规办事的依据。企业因为生存和发展需要而制定这些系统性、专业性相统一的规定和准则，就是要求员工在职务行为中按照企业经营、生产、管理相关的规范与规则来统一行动、工作，如果没有统一的规范性企业管理制度，企业就不可能实现其发展战略。

2.3培养员工精细化工作习惯

有好的理念，有好的制度，还需要有好的习惯，长期以来形成粗糙的工作作风，在精细化管理下显然已不合时宜，必须培养员工的精细化工作习惯。一方面，养成员工随时随地总结工作中的有益经验，从而为精细化管理奠定基础。另一方面，培养员工严格按照流程办事，并对工作任务进行分解，不断推进精细化，实现工作任务的标准化制定，工作任务的量化考核。例如，办公室在每月制定的《月度工作计划》中，对办公室领域的各项工作，可以按照月初计划进行具体量化与精细分解，明确每一个阶段的负责人与任务，从而使工作成绩与完成情况一目了然。

2.4在企业内部应该尽可能提升每位员工的自身素质

在实现办公室行政管理精细化的同时，对企业中每一位员工的心态、知识以及技能都提出了更高水平的要求。从现实意义上讲，将办公室行政管理做到精细化的根本目的，是把企业中每位员工的职业素质和技能融入到他们的日常工作中。所以，如果想进一步实现行政管理的精细化，就应不断培养或引进一批具有高素质、高技能的专业性人才，通过这种人才职业化，实现真正意义上的精细化、科学化、标准化。对于石化企业而言，一定要重视其内部的细节管理。为了让工作情况以及工作成绩可以更直观的反映出来，可以对每月制定出来的工作任务进行量化和精细化分解，将工作中的每个环节和步骤明确到每一位责任人身上。

3结语

总之，办公室工作内容比较繁多，而且责任重大，若把握不好或处理不当，则可能会出现这样那样的事情，甚至会对单位的正常运行造成严重的影响。办公室工作特点，决定其必须走规范化、科学化以及精细化道路，同时还要建立公文处理、接待以及会务和值班标准化流程，强调精品意识，从而全面提高办公室行政管理工作的精细化。

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作者简介：张俊（1980.11.1），性别：女；籍贯：湖北谷城；民族：汉；学历：大学本科；职称：馆员；职务：办公室专责；研究方向：办公室管理、用电营销管理。