论监狱行业信息化系统建设的进度管理

论监狱行业信息化系统建设的进度管理

夏培宝

杭州海康威视系统技术有限公司浙江省杭州市310000

摘要：2017年5月4日，我作为项目经理负责了XX省XX监狱信息化系统的建设，该项目合同金额为2600万元，工期为60天。该项目由我国司法厅直接下发文件，务必按期完成项目建设具备使用条件的任务，通过项目建设实现以现代化信息技术为支撑，建成覆盖整个监狱的网络互连互通、信息资源共享、标准规范统一，应用功能完备的信息化体系，全面提高监狱信息资源综合开发利用水平，形成全员应用、资源共享的信息化工作格局，实现罪犯无逃脱、无重大案件和重大安全生产事故的发生，并对罪犯进行有效地劳动教育改造，最终实现“科技强警”、“科技兴监”的战略目标。本文结合我对该项目建设的实际经验，以该项目为例，从项目进度管理的基本过程对项目实施过程中的进度管理进行分析和讨论，主要从以下几方面进行闸述：规划进度管理、定义活动、排列活动顺序、估算活动资源、估算活动持续时间、制度进度计划、控制进度等过程对进度管理，最后，针对进度管理中发现的不足之处进行总结并提出改进思路。

关键词：现代化、信息化、进度管理、智能化、信息系统

引言

由于该项目工期紧（60天）、子系统多（涉及12个子系统）、任务重（国家部级特殊任务）、多个区域（7个区域的建设）等特点，进度管理尤为重。在项目实施过程中，根据建设单位对项目的建设工期要求，分区域任命4名项目副经理，负责所辖区域的进度管理工作，要求采用PDCA循环管理方式，从计划、执行、检查、纠偏等过程的进度管控和动态调整。以下，我就闸述从规划进度管理、定义活动、排列活动顺序、估算活动资源、估算活动持续时间、制度进度计划、控制进度等过程的管理控制进行分析。

1、规划进度管理

凡事预则立，不预则废。我带领项目团队根据建设单位、业主单位对进度管理的工期要求，并结合本项目的特点制定了该项目的进度管理计划，为规划、编制、管理、执行、控制项目进度制定政策，为如何在整个项目过程中管理项目进度提供指南和方向；与各方单位通过会议讨论、分析技术难点，特殊工艺邀请专家论证，制定输出可行的进度管理计划，采用项目甘特图作为进度管理的模型，根据实际进度定期动态调整，以周为计量单位，以提高估算控制的准确度，进度指标采用SV和效率指标SPI作为测量标准，每周项目例会与各方单位对反馈的指标情况进行分析并讨论，针对落后的进度工序采取及时补救解决措施。

2、定义活动

活动定义是制定进度表，分配工作任务和责任的基础，首先把WBS工作包分解为活动，为完成可交付成果需求采取的行动；其次将活动作为对项目工作进行估算、进度规划、执行、监督和控制基础；再由项目管理团队通过会议方式，邀请各方单位、业务专家和技术专定进行分析，让目标得以实现。由于在WBS分析的时候，我发现涉及各专业的人员较多，每个人的知识水平和技术能力存在参差不齐，因此我们决定采用滚动式规划，对将要开展的活动进行详细的分析和计划，更准备的分配资源、合理安排时间、控制成本；同时对后续的活动尽量精略的估计，避免或减少出现大范围的变更调整。

3、排序活动顺序

根据活动定义，我将所有的活动进行排序，通过简单而有效的单代号网络图，确定了各个活动的逻辑关系，项目团队能清楚了解到各个活动的前后顺序，而且能识别其中的里程碑事件，还能对资源和时间的合理安排和调配，同时也对控制项目进度和项目成本起到了很好的指导作用。

4、估算活动资源

就是确定在项目实施过程中地要使用何种资源，以及要用多少该资源，它是项目能否正常开展的基础。没有足够的资源有可能会导致进度的滞后，严重的话还可以导致项目的失败。因此业务活动分析完成后，为了保证有充足的资源去完善，我组织召开了会议，邀请项目团队成员与相关部门同事、各方单位进行会议沟通衔接，对具体的工作活动所配资源进行明确，采用先总体到局部，再自上而下等方法，对每一项活动的资源进行估算，最后将所有的资源需求进行汇总。我及时对不足的资源向上级领导汇报，经领导审批同意后进行补足资源，再进行对资源的合理分配。为了保证个别资源的质量问题，同时为每个活动考虑了的后备的资源。

5、估算活动持续时间

就是根据活动资源估算的结果，估算完成单位活动所需的时间。我有过许多以往类似项目管理的经验，因此大部分的活动我采用了类比估算法，从而节约了时间。同时我们还考虑活动存在不确性的风险情况，及时邀请了相关业务的技术专家和团队成员召开会议进行分析存在的可能原因及应对措施，并采用三点估算方式作出调整估算。该方法主要有3个数据，分别是最乐观历时估算a、最悲观历时估算c、最有可能历时估算b，而利用T＝（a+4b+c）/6取其平均值，得出最后该活动的的历时时间T。

6、制订进度计划

因项目工期紧，我根据该项目实施的活动顺序，通过甘特图全面反映项目进度中各项活动的状况。在制订进度计划过程中，使用了工期倒排法和关键路径法，同时借助进度计划编制工具软件（Projcet），根据各项活动之间的依赖关系以及项目活动所使用的资源情况，我们分析并寻找了项目的关键活动（即里程石事件），并形成了项目的关键路径。通过平衡和协调项目资源使用情况，最终制订输出了项目进度计划甘特图。为了保证按计划、有序开展各项活动，我们第一组织会议与各相关配合部门及项目团队成员召开会议使项目干系人都了解和清楚项目进度计划，及时并按时提供相关资源的供给，经确认确实按时到位的资源活动进行合理调整顺序，会议确认一致通过后，邮件发于项目参与各方，按计划执行，过程采用PCDA循环管理方式进行监督及检查，得到了用户方经及项目监理方的好评。

7、控制进度

术业有专攻，在工期紧迫的情况下，项目的交付风险很大，可能会因任何一项工作未完成，会导致一连串的工作造成影响，最终影响项目的进度.为了更好的衔接各道工序，连续加班导致工人不良情绪，过程中遇到的种种困难，我约定每天早\晚举行例会，每位项目经理白天工作过程定期进行巡视检查，增加工人，调整班组，划分区域进行错峰工作.在例中对检查结果进行反馈，大家一起讨论分析，形成解决措施，并形成会议纪要，做为下一步的检查，监理单位负责复查或抽查.采用PDCA循环管理方式.直到最后全部完工.

结束语

经过我们项目团队54个日夜的不懈努力，本项目于2017年6月28日达到使用要求并投入试运行，经过近4个月试运行及业务功能的完善，于当年10月24日通过业主方组织的竣工验收，并得到建设单位、业主单位的一致高度认可，也赢得用户的好评。本项目的按期完成交付任务，离不开在我带领下的项目团队的共同努力，在当年度我也获得优秀项目经理和企业优秀员工荣誉称号。通过这个项目我深深的体会到项目进度管理的重要性，同时也对项目执行中的一些经验和不足进行反思，现做总结如下：

（1）要求有序按计划开展，加强每天过程的检查，

（2）及时发现问题及时汇报并整改，减少重复作业

（3）每天班前计划、班后汇报及安排次日工作

（4）分区域、分班组、分工序、分时段进行交叉作业

（5）不足之处：因工期紧，过程中存在出现多头指挥，导致班组无法按原计计划开展工作，经过会议讨论明确责任到区域、责任到人，专人负责。每个工序先完成，经过程验收通过了作为样品，后做的按此工序完成，达到施工工艺统一。

参考文献

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[2]高琳娜.监狱财务管理水平提升探析[J].现代经济信息，2016（23）.

[3]沈玉萍.浅析监狱企业财务管理的问题及解决措施[J].财经界：学术版，2013（9）.

[4]谭志彬、柳纯录.信息系统项目管理师教程第3版.清华大学出版社，2017（10）.