计算机办公系统常见问题和解决对策

计算机办公系统常见问题和解决对策

欧夏斌

关键词：计算机；办公系统；常见问题；解决对策

一、加强办公信息化建设的必要性

办公信息化建设主要是把办公业务和计算机网络信息平台结合在一起，能够充分的发挥计算机网络信息技术的高效、安全的特点，也是进一步的提升办公效率的一种最为重要的方法。在实际办公的过程中，办公信息化不仅仅能够在很大程度上节约人力成本、对办公流程做出进一步的优化，而且国家管理层还能够结合相关的实时数据，对这些数据信息进行深入的研究分析，从而能够为政府制定科学合理有效的政策。因此，无论是从办公信息化的具体应用单位的角度来说，还是从整个国家管理的角度来分析，办公信息化建设都具有至关重要的作用。总而言之，办公系统中的信息化以及自动化“无纸化”建设都是我国办公系统中一个主要的发展趋势。

二、计算机办公系统常见问题分析

（一）办公系统操作人员计算机应用水平欠缺

计算机网络信息技术在办公“无纸化”方面以及自动化方面起到了至关重要的作用，从最初的具有通用性质的Office类办公软件到后来的具有一定的业务特色办公软件的广泛应用，不管是在办公效率上，还是在对有限的办公资源利用率方面，都得到了较大的提升。但是在对计算机网络信息技术进行实际应用的过程中，经常会出现一些应用问题，而其中操作人员的应用水平欠缺就是在使用计算机技术的过程中一个相对比较为突出的问题，相关的操作人员对于办公系统操作相对比较生疏，并且在使用的过程中操作不合理。操作人员操作的生疏性主要是因为缺乏一些基本的计算机操作能力，没有深入的了解计算机工作流程，这种问题的出现主要是集中在一些比较年长的工作人员中；而操作人员的不合理性主要是没有严格的按照规范的操作步骤对工作进行合理的展开，从而导致了计算机软硬件的损坏以及不完整性。

（二）办公系统维护的缺失

在应用计算机网络信息技术的过程中，办公系统维护的缺失也是一个比较常见的问题，由于办公系统的持久稳定正常的运行都应该提供软硬件环境，但是在对计算机信息技术进行使用的过程中一些办公人员因为缺乏必要的系统维护知识，从而也就直接导致了办公的相关数据丢失以及办公系统的运行环境出现了不稳定的现象，甚至可能会直接导致计算机的硬件受到不同程度的损害，导致了办公系统中的后续工作不可持续性。在对办公系统进行维护的过程中，主要表现在两个方面，一个是系统运行环境的维护，一个是对软件的维护。系统运行环境的维护一般情况下主要是对不必要的系统垃圾进行定期的清理工作，及时的更新系统漏洞、系统的定期备份修复等相关内容，而对软件的维护工作则更加注重的是保障办公系统中的相关软件以及各类组件的完整性、办公相关的数据的定期备份还原工作以及办公软件的升级等。如果办公系统维护工作没有得到有效的保证，在一定条件下就会使得计算机硬件的使用寿命以及计算机软件运行的稳定性出现问题。

（三）计算机信息安全问题

信息安全方面的问题也是日常办公系统中经常出现的一个普遍的问题。信息安全主要包括相关数据的完整性以及安全性。信息安全如果出现问题经常会行业带来的是非常巨大的损失，特别是针对那些涉密的机构，比如银行办公系统，一般情况下都会对计算机的安全操作具有相对比较高的标准要求。但是在计算机信息技术实际应用的过程中，有些办公人员并没有深刻的意识到信息安全所具有的重要意义，也没有有效的运用防火墙技术或者是杀毒软件等安全措施对办公系统进行有效的安全保护，一旦造成数据丢失或者是遭到破坏，就会给工作带来比较严重的影响。

三、计算机办公系统常见问题的解决策略

（一）提升办公人员计算机应用水平

在对办公系统使用计算机信息技术经常出现的问题进行解决的过程中，首先就是要进一步的加强办公人员的计算机应用的水平。而提高工作人员的计算机水平一方面就是要努力的提升办公人员所掌握的计算机理论方面的知识水平，使他们能够在使用的过程中形成计算机系统规范意识，并且还要熟知基础的计算机办公流程；另一方面则是要进一步的提升办公人员对计算机软件操作的能力，企业应该采取培训、实际操作等方式，从而能够有效的加强工作人员对办公软件运用的熟练度，使得他们能够增强对计算机信息技术使用的自信心，对计算机办公系统能够真正的熟练有效的运用，提升办公自动化水平。

（二）提升计算机办公系统的维护水平

一般情况下，工作人员掌握一定的计算机维护技能也是一项比较重要的内容，是办公系统自动化技术实现的基本保障。由于办公自动化水平逐渐的提升，对于那些业务性相对比较强的计算机办公软件的运行经常需要稳定的运行环境，因此，办公人员要具备计算机系统的维护能力，从而可以对计算机操作系统以及计算机软件数据进行定期备份、清理一项比较冗余的数据、以及办公软件的升级工作和相关的维护工作，如果在办公的过程中出现了系统瘫痪等问题时，工作人员就能够及时有效的解决。针对办公系统漏洞的修复工作以及办公系统垃圾的清理工作，要在日常维护工作进行及时有效的展开，从而能够保障办公系统持续稳定的运行。

（三）提升计算机信息安全意识和安全操作水平

为了应对信息安全带来的办公系统问题，提升办公人员的安全意识以及安全操作水平非常重要。通过定期的安全培训，使得办公人员能够意识到信息安全的重要性，能够了解基本的路由器、防火墙技术、交换机以及安全软件的理论知识;同时还应在办公人员安全操作方而进行加强，确保办公系统数据在传输、操作以及备份时的可靠性，不必要的系统端口进行关闭等。当然，一些有条件的机构和单位还可以加强与信息安全机构的合作，通过定期的系统安全监测、维护保障办公软硬件系统的安全稳定性。

结语：

综上所述，由于办公人员计算机操作水平等因素的限制，使得办公人员在进行计算机办公系统应用时，出现了一些问题。本文就常见的一些办公系统应用时的问题进行分析，并给出相应的解决思路，为提升办公人员计算机办公应用水平提供一定的参考依据。

参考文献

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[2]吴小军.计算机办公自动化技术应用与研究[J].电脑知识与技术.2012(05)

[3]耿丽敏,赵密霞,孙秀新,张金路.高校办公自动化实施初期存在的问题和对策[J].河北农业大学学报(农林教育版).2010(01)