城建档案利用服务“最多跑一次”探析

城建档案利用服务“最多跑一次”探析

汪春芬

衢州市城市建设档案馆324002

摘要：随着城市化进程的加快，城建档案工作也在不断地创新发展，从最原始的纸质档案归档到纸质、电子双套制归档，再到与互联网结合的数字档案归档，加上数字档案馆建设，城建档案管理水平不断提升。与此同时，经济建设的发展对城建档案利用服务也提出了更高的新要求。想要提升查阅效率，有效实现“最多跑一次”的设想，城建档案工作必须提高信息化水平。本文就如何通过城建档案信息化建设，促进“最多跑一次”目标实现的途径做简要分析，以期为城建档案利用服务工作水平提升提供一些参考。

关键词：城建档案；服务；信息化建设；“最多跑一次”

Abstract：withthecontinuousimprovementofnetworktechnology，informationtechnologyhasbeenwidelyapplied.Underthisbackground，urbanizationisgraduallyadvancing，andurbanconstructionarchivesworkisrequiredtoacceleratethepaceofinformationconstruction.Inordertoimprovetheefficiencyandrealizethe"mostrunningtime"，itisnecessarytoimprovetheinformationlevelofurbanconstructionarchives.Thispapermakesabriefanalysisonhowtopromotetherealizationofthegoalof"mostrunonce"throughinformationconstructionofurbanconstructionarchives，inordertoaccumulatesomeinformationforimprovingthelevelofurbanconstructionarchives.

Keywords：urbanconstructionarchives；service；informationconstruction；"runatmost".

群众到政府机关事业单位办事，只需要去一次就能把想办的事办成，可以说成是“最多跑一次”，其旨在秉承“让群众方便、留自己麻烦”的服务理念。城建档案服务工作想要有效的实现“最多跑一次”，必须加快自身信息化的建设，构建信息化档案管理系统，设计数据管理平台，以平台为基础，提供多种多样的服务，进而优化服务流程，提高服务效率，实现群众到本单位一次办成事的目的。

一、城建档案概述

城市建设档案，是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种载体的文件材料。这些既是城市建设管理的历史凭证，又是建（构）筑物的维修、改建、扩建、房产确权、城市拆迁、经济司法纠纷、建筑业和房地产业企业内部管理的重要依据和凭证，其发挥的重要作用越来越突出。随着信息技术的快速发展，坐等上门、手工查档的服务模式已越来越不适应群众的需要。这既不方便群众办事又影响城建档案服务利用质量，也与“最多跑一次”改革要求存在很大的差距，因此，迫切需要运用信息化技术手段改革和升级城建档案所提供的服务。

二、城建档案利用服务信息化现状

（一）使用传统信息传递的服务方式

目前城建档案馆提供利用服务的方式常见的有电话查档和到档案馆现场查档。电话查档是通过电话请档案馆管理人员代为查询。服务对象需要档案资料时，需要携带本人有效证件及单位介绍信等相关手续到档案馆现场查档。这两种查档方式和“最多跑一次”的快捷、便民、高效主旨是不相向的。随着城建档案的用户群体不断增多，用户需求也呈现出多样化，这两种传统的城建档案利用服务方式已经越来越满足不了群众的需要。

（二）整体信息化建设水平较低

城建档案信息化工作有的地方因为资金、技术人员紧缺、领导不够重视等方面的原因还未列入日程，有的地方虽已开展档案信息化工作，但远远还未达到可以利用的程度。无论从档案电子化程度还是档案查询网站建设方面都还未达到对公众开放的要求。此外，如电子档案移交接收平台开发难、各部门的在线归档系统不一等等，都与“最多跑一次”充分利用信息化技术手段“让数据多跑路、让群众少跑路”的目标定位是不一致的。

（三）城建档案信息资源不够全面

目前，全国还有许多城建档案馆，馆藏档案多以房建档案为主，城建档案来源的单一性决定了馆藏档案并不能全面客观地反映各个时期城市建设的全貌。在城建档案的门类上，房地产开发商移交的档案居多，而城市基础设施和地下管线等重要档案数量较少。

三、城建档案服务“最多跑一次”背景下的信息化建设

（一）提高投资力度改善基础设施

城建档案的信息化建设要有一个质的飞跃，就需要增加在信息化建设方面的投资，优化基础设施。基础设施的主要组成包括网络通信设施，像网线的敷设、局域网配置等；还有办公自动化设备，像扫描仪、打印机、高质量的计算机、数码相机。只有在良好的设备基础上，才能更有效地促进信息化建设，有效实现档案资源的传递、交换、共享，方便群众查找档案，通过网络信息技术实现查阅城建档案服务功能，真正意义上实现“最多跑一次”的设想。

（二）开发城建档案服务系统

按照“让数据多跑路、让群众少跑腿”的目标定位，通过信息化技术，构建出大数据形式的档案管理平台，优化档案管理流程，逐渐形成一个完整的城建档案服务系统。首先，建立档案馆局域网，档案管理工作人员使用，实现办公自动化；其次，要能实现与其他单位在办公方面实现自动化的链接，可以为政府提供信息，也能收集其他单位内关于城建的信息，才能提供更多服务给群众和政府；最后，构建门户网站以及终端应用程序。网站应具备四大功能：提供查找线索功能、提供档案内容功能、对档案进行科学管理功能、信息交流功能。群众或单位通过网上申请，可以远程查阅档案，提升城建档案的利用率。设计终端城建档案服务应用程序，然后积极推广到群众和其他单位部门。以两种形式，一种是微信小程序，另一种就是需要下载安装的应用程序。

（三）推广远程终端服务功能

首先，使用微博或者微信推广。利用本单位的微信公众平台，大力推广政务服务网的应用程序，方便群众办事，切实提高群众对城建档案利用的知晓率、参与率和满意率。其次，制作“通俗版”查档指南。为方便群众更好的理解查档所需的资料和办事流程，可以制作群众喜闻乐见、通俗易懂漫画版查档指南。最后，制作档案服务网宣传海报。可以制作“网上查档指南”宣传海报易拉宝，摆放在查档大厅，对档案服务网的查档操作进行介绍。

（四）运用信息化手段丰富馆藏量

利用信息技术实现纸质档案规范化整理，还有数字化的转换，逐步完成纸质与电子档案双套制移交进馆和在线查阅工作。将档案馆馆藏档案通过人工录入制成电子文本文件，或者将档案通过扫描制成电子图形文本，储存在硬盘上，建成数据库，实现档案电子信息系统集成、有序分类、方便查询、开发应用。以上述技术为基础，不断丰富馆藏档案数量，进行全面的收集工作，保证城建档案齐全、完整。比如利用数据管理平台，优化城建档案的日常接收工作，还要有计划、有步骤地开展其他城建档案的征集工作。可以通过与其他单位在办公方面实现自动化的链接，加强同水利、人防、燃气、水业、图审机构等相关部门的沟通，不断拓展馆藏门类、改善馆藏结构，从而最大限度丰富城建档案馆藏。有足够数量档案信息的支撑，才能在最大限度内，促使群众实现“最多跑一次”的愿望。

（五）加强城建档案服务系统安全防护

想要真正实现“最多跑一次”的设想，还需要保证城建档案服务系统的安全性，防止其被病毒侵扰，避免数据信息被盗取。另外，如果受到病毒侵扰，系统也可能瘫痪，将会影响到正常档案管理工作的进行，因此也不能提供高效的服务。所以，提高城建档案信息化建设水平，就要做好城建档案系统的安全防护工作。针对档案管理服务系统实施网关级别防病毒措施，将通过档案服务系统的数据包做扫描与过滤，有效防止病毒进入和扩散，为城建档案服务系统营造出一个良好的内部环境。另外，还应该在服务器设置系统安全保护装置，尤其是邮件服务器和办公自动化的服务器，以便保证服务系统正常运行，为群众提供优质高效的服务。

结束语

综上所述，通过城建档案信息化建设，大胆探索实践，让“死档案”“活起来”，从而推动城建档案利用服务工作实现“最多跑一次”。

参考文献：

[1]苏欣.加强城建档案信息化建设以人为本提高服务质量[J].城建档案，2018（1）.

[2]董建峰.转变和更新观念，强化档案信息化管理建设[J].信息记录材料，2018（4）.

[3]李智华.城建档案信息资源整合性服务初探[J].办公室业务，2018（2）.