档案管理的网络化及其保护

档案管理的网络化及其保护

陈迪

东莞科学馆广东东莞523000

摘要：随着信息技术的发展，数据的存储与管理都与网络化相结合，网络平台的构建为企业的档案管理提供了更好的方法，数字化的管理方法大大节约了存储的空间，节省了管理的成本，也为信息的安全性提供更好的保障，本文基于档案管理的网络化，提出相应的保护措施，为档案管理的网络化发展提出一些建议，供相关从业人士参考讨论。

关键词：档案管理，网络化，保护措施

前言：

大数据逐渐成为时代的技术趋势，互联网已经深刻的影响着人们生活的方方面面，技术的发展促进了很多行业发生了转变，档案管理从原来的纸质版存储转化为电子介质存储，数字化带来的优势大大方便了数据处理，借助计算机软件技术能够轻易的实现档案资料的批量处理，灵活性很强，摆脱传统方式的束缚能够让档案管理迈上一个新的台阶。

1档案管理网络化的必要性

1.1档案资料的全面保护

在传统的档案管理中，管理者会依据档案内容的私密性人为的划分保密等级，对不同等级的档案采取不同的管理措施，这样能保障档案内容的安全性，为档案的私密性和涉及到的人员权益作保障，但是在实际的档案管理中，由于受到存贮环境的影响和管理人员的不重视，档案管理存储空间没有得到合理的维护，多地频发的档案储存室火灾、潮湿问题，档案资料频频受损，采用网络化信息技术，将档案资料转化成电子文档，那么文件受损的概率会大大降低，针对不同的保密等级为电子资料加密，既能够保障资料的安全性，也能够在管理上提升效率。

1.2贴合现阶段时代发展

第三次工业革命将人类社会带到信息化社会，现在大数据已经为各行各业带来巨大的变革，数字化平台的建立能够让资料的收集与整理更为方便，计算机管理下的网络平台无论是从管理的数量上还是管理的质量上都优于传统的档案管理模式，利用程序命令加强了对信息的控制，目前阶段对于档案的录入也逐渐向电子化靠拢，信息化带来的信息共享，能够让档案突破地域的限制，更好的为人们服务，在全国逐步推行档案网络化管理已经成为一种趋势。

1.3档案管理水准的提升

相比于传统档案管理繁琐的过程，网络化的档案管理将文档。图片、音频、视频等媒体文件收藏，档案呈现的方式更加多种多样，计算机服务器的存储和搜索引擎结合，能够在浩瀚的档案资料中迅速的定位，能够给档案管理工作效率带来质的飞跃。网络化的档案管理能够节约人工成本，甚至可以远程操控档案的录入、存储、调用等一系列问题，这给管理者带来极大的便利。

2档案管理网络化存在的问题

2.1档案管理意识薄弱

现阶段我国的档案管理正处于由传统向网络化现代管理过渡时期，此前长时间形成的对档案管理留下的刻板印象导致了一些领导人员还在坚持纸质版档案是必不可少，认为只有看得见摸得着实实在在的东西更加可靠，领导人员对于建设网络化档案管理平台的意识还比较薄弱，没有充分认识到时代发展的趋势和电子档案建立的必要性与必然性，由于缺乏重视，对于网络平台的搭建缺乏有效的资金和政策支持，网络化平台的硬件和软件相对简陋，这样给数据存储带来很多不便之处，比如档案存储的数量与质量，档案的安全性等等。对于网络化档案管理这一新兴的管理模式，档案管理人员缺乏经验和专业的知识，在实际的操作中容易出现各种失误，比如档案的分类整理与录入调用，不能很熟练的应用平台检索信息。更有甚者，由于不规范的操作，导致档案资料在存储过程中损坏。

2.2档案网络制度缺失

很多档案管理机构在开始网络化档案管理的建设时，只注意到硬件设施的建设，往往忽略了档案网络制度的确立，我们都知道，一个部门如果没有完善的管理制度将会对管理工作带来巨大的混乱，在网络化档案的管理中，缺失科学的网络化规章制度和相关的实施标准，会对网络化档案管理带来直接的负面影响，网络化档案管理不能充分发挥自身的优势，这些电子资源的利用率低，甚至造成档案混乱，对整个的系统造成干扰。

2.3档案管理素质欠佳

现阶段绝大部分的档案管理人员没有接受过专业化的网络档案培训，在利用计算机技术对档案进行管理时，他们通常的做法是自行摸索经验，在不断的试错中学习，这样一方面降低了档案管理的效率，另一方面会损坏现阶段存储的档案资料。档案管理人员对于计算机信息技术缺乏深刻的认识，不清楚内在的架构与原理，在实际的管理中没有形成统一的管理规范与标准，这使得文档管理水平参差不及，为后续的档案整理带来很大的困难，这与现代化档案管理高效化科学化规范化的初衷相背离。

3.档案管理网络化保护对策

3.1完善档案管理系统内容

对于档案管理系统系统的完善是丰富整个档案管理的关键，从信息的录入系统开始管理能够从源头上最好的解决问题，各种数据资源经过分类整理后会发现其内在的逻辑关系是非常清楚的，在录入计算机时应当按照数据本身的逻辑关系进行保存，这样能够组成计算机档案管理网络化的数据序，这关系到整个档案信息数据库的完整性与安全性。此外，在档案管理网络化系统的实际运行当中，我们可以采用诸如数据拷贝、磁盘阵列、双机热备份以及双击异地热备份等方式设计数据备份方案定期进行数据的转储，以避免出现档案信息资源的完整性错误问题。

3.2保证档案管理系统稳定

档案管理的第一要义是充分保证文件的安全性，这一点是至关重要的。网络化对于信息的共享很方便，同时也给有其他歪心思的不法分子可乘之机，网络攻击、网络病毒都会影响档案管理系统的稳定性，在网络化档案的运行中要切实保障信息不被恶意窃取，管理部门应当设立网络防火墙来应对，对于涉密等级较高的文件应当单独存储或者进行深度加密，在政府部门内部的档案资料，设置仅有内部公务网访问的权限，防止资料外漏。网络档案管理平台也要不断的升级优化，完善系统的算法，升级平台的硬件设施。在设计规范阶段就应对整套系统有一个清晰的认识，把每一个细节都考虑清楚，确保没有安全漏洞。

3.3提升档案管理素质水平

档案管理者管理水平的高低也是影响网络化管理的一个重要因素，档案管理者应当加强计算机技术的应用，以计算机式的思维来处理档案管理中的数据，在这个过程中还要不断的提升计算机应用的水平，为档案网络化管理平台不断添砖加瓦，网络技术是一把双刃剑，在确保安全性的前提下可以尝试新的技术路线。相关从业者应当定期参加档案管理的培训，接受最新的知识教育，网络化技术日新月异，只有不断的学习才能在网络化档案管理中越做越好。

4.结语

档案管理网络化的有效落实，不但能够为现阶段资料管理工作提供更加细致化和严谨化的数据控制平台，增强档案管理制度的落实的有效性，同时凭借档案数字化的转型特点，有效降低纸质档案损毁的风险，并且存储方面有效降低了经济成本损耗，信息数据管理的稳定性提供了保障。从目前阶段的实施情况来看，仍然存在着较多的问题，档案管理人员应当充分的发挥自身的能动作用，明确网络化管理的优势所在，通过不断的学习和培训，达到信息技术支持下的高效档案管理，档案机构领导人员应对政策的落地实施和平台架构予以大力支持，顺应时代发展的潮流，为我国档案管理的网络化现代化建设作出贡献。

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