如何结合办公室日常办文做好文书档案管理工作

如何结合办公室日常办文做好文书档案管理工作

杨淑芳陈莉

华电湖北发电有限公司电力工程分公司湖北省黄石市435000

摘要：在各行各业的发展中，文书档案管理工作发挥着很大作用。文书档案是企业档案工作的重要组成部分，它记载着企业发展的历史过程，客观地反映着企业在问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果，具有规划性、政治性、专业性和服务性的特点。随着企业的快速发展，文书档案管理必须尽快配套实现专业化与规范化的要求，使之更好地服务于企业的改革创新与可持续发展，将结合企业文书档案管理现状，对如何提高现代化企业文书档案管理水平进行初步探讨。

关键词：办公室；办文；文书档案管理

引言

在企业的发展运营过程当中，文书档案是重要的历史记录。为了保证文书档案能够更加有效地发挥其实际价值，企业必须重视办公室文书档案的管理工作。办公室文书档案的管理是企业整体管理的一个重要组成部分，在企业开展管理事务的过程中，办公室将事务过程中产生的文书进行归纳整理，形成档案，是事务办理完成后的必要步骤。随着社会经济的发展和企业改革的推进，文件档案管理工作成为关系企业利益，制约企业决策的重要依据，面对愈加复杂的经济发展形势，企业必须增加对文书档案管理的重视，不断提高文书档案管理工作的效率和质量，这样做能够促进企业整体管理水平的提升。

1企业文书档案管理特点分析

相对比其它类型的档案，企业文书档案具有以下几方面特点：第一，文书档案是企业各项生产和经营活动的有效记录，它记录了企业的整个发展历程，可为企业后续发展战略的制定提供科学依据。第二，文书档案是企业档案管理工作开展的基础，只有对其进行有效收集和整理后，才会完善不同类型的企业档案。第三，文书档案与其它类型的档案并不是相互独立的，二者之间有着密切的联系，它们是立档单位全宗的重要组成部分,共同组成企业的全宗档案。

2当前文书档案管理方面存在的问题

2.1归档意识浅薄

在档案收集过程中，公司下属各子公司和各机关部室的文书档案管理人员归档意识浅薄，文书档案的归档工作就仅限于按部就班地在原有的基础上，将各自下发产生的普发性分件进行年内归档，而日常工作中产生的流程文件、会议文件、紧急突发性文件等，随意乱丢，不整理归档，致使归档工作产生漏洞。同时，在档案整理过程中存在着类别不清、卷内目录与实际整理不相符等问题，特别是文书档案中集团公司的生产经营活动分为多个子系统，而基层部分人员上交档案出现子系统划分不准，造成查找一个文件或资料耗费时间过长。

2.2文书档案管理模式落后

对于文书档案的管理工作，一些企业仍然沿用传统的管理模式，以人工的方式对文书档案进行管理，这样的管理模式消耗极大的人力、物力和财力，并且对文书档案管理的效果产生负面影响。另外，在信息化技术高度应用的今天，企业在文书档案管理工作上存在着信息化投入不足的现象，没有配置专门的文书档案管理设备或者文书系统与档案管理系统没有信息接口，导致文书档案管理工作的效率和水平迟迟得不到提高。

2.3业务素质不高

现代化的档案管理人员，不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备良好的做好现有工作所需的专业知识和独立业务管理能力。在特定的历史环境制约下，集团公司和辖属分子公司，存在一些档案管理人员一般都身兼数职，根本没有时间学习档案业务知识，参加省档案局级的档案专业学习培训，同时，由于档案管理人员对企业重大生产经营活动信息没有及时掌握，生产业务不熟，档案利用和收集的困难，无法适应现代化企业档案管理工作发展的需要。

3加强文书档案管理的有效对策

3.1加强对文书档案管理的重视

企业要想做好文书档案管理工作，提高文书档案管理水平，应当首先改变思想观念。对此，企业领导应当深刻认识到文书档案管理的重要性，才能有效地保障办公室文书档案管理工作的顺利开展。领导重视加大对文书档案管理方面的投入，也是档案管理工作的一大助力。同时，企业领导应当根据企业自身的发展需求，将文书档案管理的特点考虑在内，制定出关于文书档案管理工作的决策，正确规范和指导文书档案管理工作。

3.2加强档案资源的开发利用

一是要树立档案资源资产观。档案是各单位各项活动的真实历史记录，更是各单位的重要生产要素、信息资源和知识资产，具有资源、资产的双重属性。资源是处于静态、潜在的，需要开发才有效益;而资产本身就具有价值，处于动态，管理得当随时都可产生效益。公司档案工作人员要牢固树立档案资源资产观，以资产管理者的身份，深入开展和创新发展档案工作，实现档案工作经济效益和社会效益双丰收。

二是要提升档案利用服务效率。拓展文书档案服务职能，挖掘档案资产信息。在围绕单位中心工作服务的同时，注重满足单位在审计、监督、质量、环境、安全、卫生等方面的利用需求，满足维护单位记忆、员工记忆和社会记忆的史料需求，找准工作重心，积极为企业和社会的发展提供高效服务。不断升级档案利用服务方式，尽快完成由被动到主动，由单一到多样，由繁琐到简单的蜕变，为公司、员工和社会提供准确、快捷、多样的档案服务。尽可能以档案信息化建设为突破口，提升档案服务手段，实现公司内部档案资源共享。

三是要增强档案服务影响力。推动档案贯穿单位活动全过程，扩大档案在企业发展中的厚度和广度。加强对档案信息的深度开发，不断发掘档案的价值，结合企业文化建设，围绕公司发展历史、重大活动、重要纪念日，通过举办档案展览、编研著书、制作网络视频等方式，吸引干部职工和社会公众走进档案，了解公司发展历史，感受深厚文化底蕴和发展成就，提升公司知名度和归属感，发挥档案工作的经济效益和社会效益。

3.3完善档案管理制度

制度建设对于文书档案管理水平的提升有着重要作用，为了确保制度建设的有效性，企业应根据实际情况，结合档案管理的需求，制定相关的制度和标准，为文书档案管理工作的高效开展提供制度指导。另外，文书档案管理制度和标准的建立应严格把控细节，同时明确考核与反馈相关问题，最终确保文书档案管理发挥出实质性价值。

3.4强调档案内容的知识属性

档案在企业发展进程中不仅是信息的保存，同时也提供着科技、教育、管理的具体内容，有着明显的影响力水平和辐射力效果，可以成为科学决策的主要依据，知识共享的实际载体，实现内部资源合理调动交流的重要引擎。所以，深入开发文书档案的知识性内容，可以实现企业生产、经营、管理上的高效化，为其在市场竞争中构建起理想的内部结构。

在对知识属性进行升级的过程中，可以将其作为信息资源的独立部分与外部结合，从而开发出更符合市场需求的产品或服务内容，以此实现企业发展空间的扩大，实现档案管理的转型与进步。

3.5提高文书档案管理人员的专业素质

一方面，企业应当加强对专业文书档案管理人员的引进与培养，不断充实文书档案管理人才力量，并对现有的档案管理人员定期或不定期组织培训，给他们充足的提升自身能力的机会；另一方面，办公室文书档案管理人员应当积极地参加企业和社会组织的专业培训，深入学习档案管理知识，充实自己的专业档案管理知识；不断与时俱进，提高自身认识，学习档案管理的新知识和新技能。

结语

总之，办公室文书档案管理工作，是企业管理和未来发展的大计，对企业的长远发展具有十分重要的意义。企业应当高度重视文书档案管理工作，提高文书档案管理的效率和水平，实现文书档案的实用价值。

参考文献

[1]单军.浅谈如何提升企业单位办公室文书档案管理的效率[J].中外企业单位家，2017（28）：82，89.

[2]林婉丹.信息技术发展背景下文书档案管理改革措施探析[J].办公室业务，2018（15）：71.

[3]刘红英.浅谈企业单位文书档案管理工作存在的问题与对策[J].河北企业单位，2016（8）：45-46.