探析公路档案工作的信息化

探析公路档案工作的信息化

顾佳怡

山东省临沂市公路局档案馆山东省临沂市276000

摘要：伴随着我国信息技术的的迅速发展，在我国的诸多领域中，信息化的档案管理已经被逐步引用和施行，但是对于我国公路档案管理这一领域尚且处于尝试阶段，伴随着我国公路施工工程量、周期等诸多因素的影响，传统的公路档案管理已经远远无法满足快速发展公路建设事业，探析我国公路档案工作的信息化管理途径、完善网络化的运作平台由此显得十分重要。以下，笔者将简要通过对公路档案工作信息化的相关探究，进而有效完善我国公路档案的信息化管理。

关键词：公路；档案管理；信息化

引言

公路档案与高速公路的发展息息相关，公路档案管理可以更准确的表明公路建设的实际情况，在道路设计、监督的同时，维护和扩展工作顺利的进行。随着持续提升公路建设的水平，公路档案总数越来越大。不断上升的是公路档案的有效利用率，原始文件的控制模式并不符合现在的实际情况，因此对公路档案控制活动的规定必须不断创新，不断提高信息化水平。

一、建设公路档案信息化的必要性

（一）档案管理现代化、信息化是必然趋势

随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。公路部门也应顺应这样的时代趋势和要求，无论是文件传输还是文件借阅工作，无论是工程、科技档案管理还是人才队伍的培养工作，都该顺应现代化和信息化建设的发展需要。

（二）档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域

档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。尤其是从公路工程科技档案方面来看，在实行电脑查阅、传输后不仅方便了借阅者，提高了工作效率，而且对缩短工程时期，减少工程不必要的重复工作有着重要的经济和社会意义。

（三）档案现代化管理可以增加信息存储量

现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快，具有直观性、选择性、易操作性。公路部门在这点上尤其突出，每个公路工程档案都是非常多，经常是一、两组档案柜放不下，实行信息化管理将大大提高公路工程档案的储存空间。

二、信息化档案建设的作用

（一）对于档案工作的效率和部门服务质量的提高

档案工作的本质是对档案信息进行输入、处理、存储和输出的一系列处理操作。而以往老式的档案管理都需要大量相关人员手工进行采集、处理、管理等繁琐任务，这种方式的工作效率一般都很低下且工作量很大，费时、费力。而便捷的档案信息化管理便完美的解决了这一难题，并且较之以前在准确性、适用性、经济性、及时性和完整性等方面都有了长足的进步。档案管理的信息化，更多的是体现在其完美的高效快捷上，并且他在文件共享方面也起到了一定的作用。

（二）档案检索查询更方便

过去传统的检索查询方法一般是由档案管理人员先从检索书上找到该档案的具体位置，然后再到书中记载的数据库里搜索查找，这种主要靠纯手工完成的检索，既费时费力又容易出错，自2004年末公路档案管理开始采用信息化数据处理后，方便的操作让整个行业都发生了巨大的变化，就拿最为基础与常用的网络档案检索和查询来说，如今实时查询与多样化查询的方式让相关人员在处理数据的时间和空间上都变得更加方便和简洁，这就在很大程度上减轻了工作人员的工作强度，同时还提高了工作效率。方便快捷已成为如今的公路管理系统的代名词。

三、加强公路档案信息化建设的对策探究

（一）增强公路档案意识，争取领导重视和支持

利用一切可能的场合，宣传《档案法》和有关档案法规，增强公路人员的档案意识，并通过档案部门良好的工作状态和服务广大利用者及领导的重视和认可，在此基础上要求本单位加大对档案室在人力、财力、物力上的投入，加强基础建设，为实现公路档案信息化建设提供保证。

（二）档案信息化建设必须与电子政务建设结合起来

2008年5月全国电子政务工作已经开始实施，档案信息资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是电子政务建设不可缺少的重要公共信息资源；应把档案信息化建设放在国家电子政务建设、依法行政、政务公开大局中去思考、去规划，才能使档案信息化建设、档案信息资源的开发应用真正成为电子政务的重要组成部分。要充分认识档案信息化建设在电子政务建设中的地位和作用，自觉地把档案部门的信息化工作与办公自动化结合起来，与电子政务建设结合起来，积极争取领导的重视和信息部门的支持，要把档案信息化建设工作作为政务信息化建设的重要组成部分，加强领导，统一规划，稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。

（三）加强现代化管理软件的应用，实现公路档案信息化

办公自动化使公文流程由纸质管理变为电子化管理，现代档案管理软件将各门类档案的电子、文本、图片、奖牌、奖状等各种载体信息完全挂接，逐步实现各门类档案管理数字化，为公路档案提供更方便、快捷、高效、优质服务。随着现代办公软件和信息处理技术的应用，内部局域网建立，实现微机著录检索档案，实现网上归档，网上查询、网上传递，并开展电子档案网上接受，档案信息化建设丰富馆（室）信息量，简化工作程序，大大提高了工作效率，极大地方便了利用者查阅档案信息资源。

结语

公路档案信息化的管理模式对于我国公路建设、发展具有十分重要的参照和指导意义。笔者衷心希望，以上关于对我国公路档案信息化管理模式的探究能够被相关负责人本着对我国公路发展负责任的态度合理的吸收和采纳，进而有效的推动我国公路档案管理的信息化和规范化，提高我国的公路管理效率，更好的为我国广大人民群众谋福祉。

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