广西电网采购项目电子档案管理合法性探析

广西电网采购项目电子档案管理合法性探析

蒋岱岑高武东植李莉

关键词：电子档案、合法性、自动化移交、电子档案系统

一、采购项目电子档案系统建设背景

1）《实施国家大数据战略加快建设数字中国》，中共中央总书记习近平在主持学习时强调，大数据发展日新月异，我们应该审时度势、精心谋划、超前布局、力争主动，深入了解大数据发展现状和趋势及其对经济社会发展的影响，分析我国大数据发展取得的成绩和存在的问题，推动实施国家大数据战略，加快完善数字基础设施，推进数据资源整合和开放共享，保障数据安全，加快建设数字中国，更好服务我国经济社会发展和人民生活改善。

2）《国务院关于加快推进“互联网+政务服务”工作指导意见》，优化网上服务流程。优化简化服务事项网上申请、受理、审查、决定、送达等流程，缩短办理时限，降低企业和群众办事成本。凡是能通过网络共享复用的材料，不得要求企业和群众重复提交；凡是能通过网络核验的信息，不得要求其他单位重复提供；凡是能实现网上办理的事项，不得要求必须到现场办理。

3）2014年初国资委印发《中央企业档案信息化建设工作指引》，

《指引》的出发点是为了解决电子文件的原始证据性留存问题，现代新型档案载体使电子档案信息具有易操作、易修改、系统依赖性等特点，为了保证档案信息的真实性、可靠性、完整性和可读性，相应地提出对电子文件从生成到销毁全生命周期的管理和技术要求，管理重于利用。

来源要求：国资委《指引》中提出建设业务系统和档案管理系统的无缝集成系统体系，接收各业务系统的电子文件。

收集类型要求：国资委《指引》要求，则各个业务系统在业务流程分析基础上，分析每个业务环节必须产生并捕获的产生电子文件类型，确保归档文件的全面性。

电子文件管理流程控制。国资委《指引》要求电子文件生命周期四个阶段管理目标都必须遵照电子文件的“真实性、完整性、可靠性、可用性”要求，从文件产生源头开始，对文件生成、文件捕获、归档管理、长期保存四大文件生命周期阶段分别有效控制，与电子文件对应的元数据应伴随文件生命周期不断生成，做到“齐全、完整”

对于前端控制要求。国资委《指引》中建议，将电子文件管理模块潜入业务系统中，业务管理系统支持电子文件形成或办理部门、档案部门开展电子文件捕获、归档等业务活动，“具有对电子文件进行分类、鉴定、组卷、关联，并赋予相关标识的功能”。

文件归档鉴定。国资委《指引》对文件的鉴定分散在各个业务环节，从文件创建开始要经历多次价值鉴定和技术鉴定。

元数据采集和管理。国资委《指引》建议，应将元数据管理需求前移至业务系统设计阶段，在业务系统中嵌入元数据捕获要求，规定在哪些业务流程阶段应形成相应元数据，以系统自动捕获和业务人员添加的方式完善元数据，为了保证电子文件的真实、有效、可靠、可用对元数据的收集和管理跨越整个文件生命周期。

检索和利用。国资委《指引》指出，档案管理系统应提供按类检索、多视图检索、全文检索等多种检索途径。其中多视图检索属于新型检索方式。

4）电子签名条例

根据《中华人名共和国电子签章条例》：（1）当电子文件有形式表现所在内容或随时可供打印、复制、传输或其他方式调取查阅时，电子文件和书面形式具有相同效力；（2）如果当事人同意，任何机构或个人不得否认电子签章的效力。（3）经安全电子签章签署的数据电文具有与原件同等的效力。（4）当电子签章可以确认使用人身份，能够证实该电子签章由使用人独有或签署后的电子签章和数据电文不可篡改，电子签章和书面形式的签章具有同等效力。

5）《GB18894电子档案归档与电子档案管理规范》对电子档案归档的要求

文书类电子文件应归档元数据按照DA/T46-2009等标准执行，至少包括：

题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期前、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文件创建程序等实体元素

记录有关电子档案拟制、办理活动的业务行为、行为时间和机构人员名等元数据，应记录拟制、办理活动包括：发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

科技、专业、邮件、网页、社交媒体类电子文件应归档元数据参照文书类的要求执行，声像类电子文件应归档元数据包括题名、摄影者、录音者、摄像者、人物、地点、业务活动描述、密级、计算机文件。

二、广西电网采购项目电子档案系统建设目标

广西电网有限责任公司物流（招标）服务中心主承接公司采购项目档案的管理工作，目前采用传统纸载归档方式，由于采购项目档案归档数量庞大，管理成本高，工作效率低，管理方式落后，为此我中心搭建了“广西电网采购项目电子档案系统”势在必行。在建设过程中严格按照国资委《中央企业档案信息化建设工作指引（国资厅发〔2014〕2号）》的要求，保证电子档案的可追溯性、原始性和合法性。

系统开发了与南网阳光采购平台的接口模块，实现了与采购系统的的直接对接，归档清单及档案自动从南方电网阳光电子商务平台上过来；实现电子档案移交的自动化；实现档案归档、整理、利用、销毁全生命周期的信息化管理；通过信息化手段打破档案管理的部门边界，将档案管理流程化和制度化，提高档案管理效率、降低管理成本、提高档案的利用率。

1）实现了电子化移交，提高了移交效率、降低移交成本。

电子商务平台的采购项目的结果文件、供应商管理文件和物资采购平台的合同文件可以自动接入电子档案平台，同时建立电子档案的可追溯机制，在方便的同时，保证了电子档案移交的有效性和可追溯性，改变了以往纸载档案移交费时、费力、费钱的状况。

2）实现档案管理的标准化，实现档案的全生命周期管理。

将电子档案管理体系植入系统之中，系统将按照档案管理的制度和流程体系自动流转，大幅度提高档案的管理效率，档案每个管理动作都在系统中记录在案，可快速检索、查询。

3）实现档案利用效率大幅提升

档案的电子化，从根本上提高了利用效率，系统可按年度、类别、批次、卷册、文档的方式展示，提供单个条件及多个条件的组合检索，可快速定位档案。

大幅度降低了档案管理成本，电子化的档案的管理减少了纸张、场地、消防、人力成本。

4）电子档案统计分析的自动化

归档档案按时间统计、按移交工作量统计、按归档人员统计、按工作效率统计、按查阅利用数量统计、按销毁数量统计、按类别属性统计、按采购方式（采购管理类别）统计、并提供年报统计。

三、广西电网采购项目电子档案系统模块划分

1、电子档案管理系统，包括系统管理模块、个人工作窗口、档案整理窗口、档案数据中心、档案服务中心和档案销毁中心，系统管理模块用于部门设置、固定岗位设置、用户注册、注册用户岗位配置以及电子档案归档流程、交接流程、借阅流程、销毁流程设置；个人工作窗口用于用户处理个人任务；档案整理窗口用于用户对获取的电子档案进行初步整理，并进行编目；档案服务中心用于用户借阅电子档案；档案销毁中心用于用户销毁电子档案。

2、档案数据中心，该档案数据中心用于显示已经归档的电子档案，用户能在该档案数据中心查看已经归档的电子档案。

3、档案统计分析中心，该档案统计分析中心用于对归档的电子档案进行统计分析。

4、档案评价模块，该档案评价模块用于用户进行档案管理工作的自我评价和上下级评价。

5、知识平台，该知识平台用于对用户展示电子档案馆的信息。

6、新闻发布模块，该新闻发布模块用于用户发布新闻。

7、系统管理模块包括部门设置模块、固定岗位设置模块、用户注册模块、岗位人员设置模块和流程启动设置模块，部门设置模块用于管理员配置部门信息，固定岗位设置模块用于管理员设置岗位信息，用户注册模块用于管理员填写用户注册信息，岗位人员设置模块用于管理员配置每个注册用户的岗位信息，流程启动设置模块用于管理员设置电子档案的归档流程、交接流程、借阅流程和销毁流程。

系统管理模块还包括流程审批条件设置模块，用于管理员设置电子档案在归档、交接、借阅和销毁时需要满足的审批条件。

系统管理模块还包括流程会签条件设置模块，用于管理员设置电子档案在归档、交接、借阅和销毁时需要满足的会签条件。

四、广西电网采购项目电子档案系统电子档案的可追溯性和原始性

1、电子档案归档流程

电子档案管理归档开发了与中国南方电网的阳光采购平台的归档接口，直接从阳光采购平台上移交档案，相关人员在档案整理窗口中从以下几方面的对原始文件管理清单进行审核。

（1）、审批单，该审批单记录了该节点的整个审批过程，审批单需要转换成PDF文件，并盖阳采购系统的电子章；

（2）、审批单所带的附件，例如“投标书”就需要各投标商家所投的电子标提交的所有文件，需要转成PDF格式并盖阳光采购系统的电子章。

（3）、电子档案所包含的索引字段，针对电子档案归档要求符合国家档案局颁布的国标《GB18894电子档案归档与电子档案管理规范》。

通过后，进入到档案编目模块，在该模块中完成档案的编目工作，编目后的文件与原始归档文件建立的联系。

2、电子档案交接流程

电子档案在交接时，交接人填写移交清单表单，填写移交清单，提交审批，审批后方可移交，交接的流程、交接的人员、都是预先设定好的，整个电子档案的交接，执行人无法更改，使得整个交接简单、规范。所有流程、执行人、审批人等信息都会保存，以便后续追溯。

3、电子档案销毁流程

工作人员在档案销毁中心，提出档案销毁申请，在提出电子档案销毁申请时，需要填写需要销毁的档案信息，填写完成后提交，提交后会到审批人员的个人工作窗口中，待审批后，会发送到具有销毁档案权限的工作人员个人工作窗口中，该工作人员按照销毁档案信息对对应的档案进行删除销毁。这个电子档案销毁产生的各种表单、申请人员、审批人员、销毁人员、销毁时间等信息都会保存，以便后续追溯。

4、电子档案借阅流程

借阅人员在档案服务中心，在提出电子档案借阅申请时，需要填写需借阅的电子档案的档案信息，填写完成后提交，提交后会到审批人员的个人工作窗口中，待审批后，会发送到具有电子档案提档权限的人员的个人工作窗口中，该工作人员按照借阅的电子档案的档案信息，提档对应的电子档案，并发送到对应借阅人的个人账号中，对应的借阅人即可在档案服务中心中查看，借阅人查看完成后，确认归还，然后经过审批后，由相关人员确认归档。在各个流程中会产生相应的表单，记录借阅人、借阅的电子档案、借阅时间、归还时间、审批人等。以便后续追溯。

5、档案统计分析

档案统计分析中心，有权限的工作人员可以在该模块中对电子档案按照各个维度进行统计分析，便于了解整个电子档案情况，如：时间统计分析、移交工作量统计分析、归档人员统计分析、工作效率统计分析、查阅利用数量统计分析、销毁数量统计分析、类别属性统计分析、采购方式统计分析、档案统计年报等。

6、档案评价

档案评价模块，通过该模块，用户进行档案管理工作的自我评价和上下级评价。该模块中包括档案评价底稿、档案评价评分表、档案评价工作报告、档案评价总体情况报告。

7、档案数据中心

档案数据中心，在该中心中，工作人员根据不同的权限可以查看已经归档的电子档案不同内容信息，方便工作人员查询。

8、知识平台，该知识平台用于对用户展示电子档案馆的信息，相当于与一个内部网页。

五、与现有技术相比，本系统具有以下有益效果：

1、实现了电子档案系统与电力行业电子采购平台无缝对接。由以往纸载移交转为采购项目档案电子移交的方式，由纸载档案的管理转为电子档案档案管理，从而从根本上解决传统纸载档案管理费时、费力、费钱的弊端，提高归档和管理效率，降低管理成本。

2、将档案管理制度和管理体系固化到系统中，实现电子档案管理的标准化和制度化。规范了交接流程，使交接流程有据可依；规范了归档流程，使归档工作按章操作；规范了借阅流程，使借阅流程有章可循；规范了销毁流程，使销毁工作有迹可查。实现了电子档案自移交、归档、利用、统计和销毁的全生命周期管理。

3、精简和改善了档案移交和归档的过程、以及档案利用与销毁的过程，让整个工作流程更精简、高效。重新设计电子化的表单，去掉繁琐冗余的审批流程，对表单的操作方式进行优化。制定业务规则，让更多的字段根据业务规则自动生成，减少繁琐枯燥的人工输入。

4、电子档案系统建立了标准化的电子档案管理模板库，模板规定了每个流程的样表，细化到每个样表的字段、流程的走向、权限等。在电子档案管理过程中系统自动按照管理层设置好的流程流转。

5、“傻瓜化”便利方式，电子档案管理最终实现的目标就是将复杂的东西简单化。工作人员无需要关心流程流转、流程配置的过程，只需要启动流程，执行相应的任务就可以了，系统将按照预置好的流程自动流转。

6、智能化流转体系，系统提供智能化的流转体系，在系统投入运行前，预置了每个流程走向、流经的岗位、对应的执行权限、阅读权限、以及相应的项目模版，为标准化管理提供了实现的手段。项目人员无需关心流程的走向，系统将按规定的步骤流转。

7、电子档案管理系统的实施规范化了电子档案流程，避免了电子档案管理的随意性，实现了标准化管理，由事后监督变为过程监督、事前监督。在电子档案管理系统的启用后，废止了纸载流程的传递方式，保证了电子档案管理的单轨制。

8、广西电网采购项目电子档案系统的搭建的成果将开创大型央企采购项目电子档案管理模式的先河。

六、结论

广西电网采购项目电子档案系统通过审批流程保证进入数据库中的数据的有效性，通过报表工具将数据抓取出来为各类人员提供不同需求的展现，系统实现了电子档案规范化、标准化和制度化的信息管理；搭建了与南方电网阳光电子商务平台的自动化的归档接口，实现了采购项目电子档案的移交电子化和自动化，搭建了电子档案的全生命周期的管理管理系统，实现了采购项目电子档案归档、利用、销毁过程的可追溯性和有效性，开创了大型央企采购项目管理模式的先河。

参考资料

1.《国务院关于加快推进“互联网+政务服务”工作指导意见》，国发〔2016〕55号

2、中央企业档案信息化建设工作指引（国资厅发〔2014〕2号）

3.《中华人名共和国电子签章条例》

4.《电子档案归档与电子档案管理规范》-----GB18894-2016