浅谈合同控制中的索赔管理

浅谈合同控制中的索赔管理

关风朴

关风朴（贵州省高速公路开发总公司，贵州贵阳55001）

中图分类号：D922.298文献标识码：A文章编号：1673-0992（2011）02-0151-02

摘要：本文介绍了对工程项目管理索赔的认识，工程索赔作为合同管理的一部分，是一项极其重要、具有复杂性且系统性、既严格又细致的工作内容，它能直接影响合同执行的结果。所以，探讨和关注建设工程项目管理中的索赔是非常具有实际意义的。

关键词：合同控制；索赔管理

在我国建筑市场，任何工程项目管理中出现索赔都是不可避免的。项目管理者要想成功管理和经济效益最大化，就必须重视工程索赔问题，增强索赔意识。随着世界经济全球化和一体化进程的加快，以及我国加入世贸等众多因素，客观上要求我国的工程项目管理水平必须不断提高，与国际要求接轨。工程索赔管理水平的高低直接反映项目管理水平的高低。

一、索赔的起因

在工程项目实施过程中索赔是经常发生的。项目拟定者，实施者等参与部门属于不同的单位，由于各自的经济利益不同，而扮演不同角色。由于合同是工程实施前签订的，合同中规定的工期和价格是基于对环境状况和工程状况预测拟定的，于是在工程实际实施中常常会由于以下原因产生索赔：

1.业主的原因。由于业主没能正确的履行合同义务而产生的索赔。例如：未及时给承包人交付场地、提供图纸等。

2.承包人的原因。由于某一个承包人因个人原因完不成合同责任而造成的索赔及已后续索赔。例如：由于设计单位未及时交付图纸，造成土建、安装工程中断或推迟，土建和安装承包商向业主提出索赔。

3.监理工程师的原因。由于监理工程师没能正确的履行合同义务而产生的索赔。例如：由于监理工程师未能准确的提供的水准点、基线等测量资料或者承包人据监理工程师指示进行额外工作等。

4.业主的风险。由于环境的变化，如战争、入侵，核反应、辐射或放射性污染、动乱、物价上涨、异常的地质状况等，则按照合同规定应该延长工期，调整相应的合同价格。

5.其他原因。例如：因施工中承包人开挖到化石、文物、矿产等珍贵物品引起的停工，承包人可向业主提出索赔。

二、索赔的依据

1.招标文件、施工合同文本及附件，其他各签约(如备忘录、修正案等)，经认可的工程实施计划、各种施工图纸、技术规范等。

2.双方的往来信件及各种会谈纪要。在合同履行过程中，业主、监理工程师和承包人定期或不定期的会谈所作出的决议或决定，是合同的补充，应作为合同的组成部分。但会谈纪要只有经过各方签署后方可作为依据。

3.进度计划和具体的进度以及项目现场的有关文件。进度计划和具体的进度安排是和现场有关文件变更索赔的重要证据。

4.气象资料、工程检查验收报告、各种技术鉴定报告。工程中送停电、送停水道路开通和封闭的记录和证明。

5.国家有关法律、法令、政策文件，官方的物价指数、工资指数，各种会计核算资料，材料的采购、订货、运输、进场、使用方面的相关凭据。

三、索赔管理

由于工程技术环境的复杂性，索赔是不可能完全避免的。而业主与承包商之间、业主与供应商、承包商与供应商之间都可能发生索赔。所以在现代工程项目中，各方面都应十分重视索赔管理。索赔管理包括索赔和反索赔：

1.索赔。索赔是对自己已经受到的损失进行追索。

（1）在合同实施过程中预测索赔机会。

（2）在合同实施中寻找和发现索赔机会。

（3）处理索赔事件，及时提出索赔要求，妥善解决争执。

2.反索赔。反索赔着眼于防止和减少损失的发生。

（1）反驳对方不合理的索赔要求，即反驳索赔报告。明确阐述自己对已发生的事件所不应承担的责任，否定或部分否定对方的索赔要求。

（2）防止对方提出索赔，通过有效的合同管理，使自己不违约。对方无法提出索赔要求。

四、索赔的程序

工程实施过程中，承包商向业主提出索赔是最为常见的，处理起来比较困难。涉及这方面的索赔工作一般包括两个：

（一）合同双方索赔的提出和解决的过程。它一般由合同规定，如果未按合同规定的程序提出，常常导致索赔无效。

（二）承包商的索赔（或反索赔）程序。

1.索赔意向通知。通过对事件的分析与比较，及时发现并准确把握索赔机会，提出索赔意向。当发现索赔事件后，在合同规定的时限内及时向监理工程师提出索赔意向通知，明确表示对事件的索赔意愿和要求。

2.索赔工作准备

（1）通过对合同实施的跟踪、分析、判断，进行详细调查，了解事件经过、前因后果，掌握事件真实情况。

（2）针对事件损害的原因和范围进行分析，判断索赔事件是否具备法律依据。

（3）进行索赔事件影响分析，研究事件影响损失程度和结果，确定索赔价。

（4）应在索赔事件持续期间一直保持有完整的索赔理由、索赔事件的影响、索赔价值的计算等详细资料和记录。

（5）起草索赔报告，表达索赔要求并附有支持这个要求的详细依据资料。

五.索赔分类时限与过程

（一）索赔的分类

1.图纸延期的索赔。当接到中标通知书后的规定时间内，承包商可以得到由业主或其委托的设计单位免费提供的施工图纸、技术规范和其他技术资料，接受技术交底，否则承包商可以依照合同约定提出索赔申请，以接到中标通知书后的规定时间期满后的第2天为索赔起算日，收到图纸及相关资料的日期为索赔结束日。

2.恶劣气候导致的索赔。一般为工程损失索赔和工期索赔;此类索赔计算应在恶劣气候条件开始影响的第一天为起算日，恶劣气候条件终止日为索赔结束日。

3.由于监理工程师导致的索赔。以收到监理工程师书面指令当天为起算日，按其指令完成该项工作的日期为索赔事件结束日。

4.工程变更的索赔。一般是指工程项目已经在施工阶段或此后进行的设计变更，或工程施工项目增加或局部尺寸、数量变化等，因此承包商应为收到监理工程师书面工程变更指令或业主下达的变更文件日期为起算日，变更工程完成日为索赔结束日。

5.不可预见引起的索赔。由于在工程招投标时施工图纸或其他技术资料不全，如地下水、地质断层、溶洞、地下障碍物、地基处理等项目使承包商无法作出正确计算，此类一般索赔工程量增加或需重新投入新工艺、新设备等费用和工期。承包商计算索赔起算日应在双方确认未预见的情况开始出现的第一天为起算日，终止日为索赔结束日。

6.外部环境引起的索赔。由于外部环境条件影响，如征地拆迁、施工条件、用地的出入权和使用权等属业主原因引起的索赔。根据监理工程师批准的施工计划影响的第一天为起算日。经业主协调或外部环境影响消失日为索赔事件结束日。

7.承包商原因导致第三方纠纷的索赔。由于承包商延误工期导致业主违约于第三方，以施工合同约定工程交付日为起算日，办理交付使用手续后为结束日，同时转移第三方要求的赔偿于承包商;由于质量问题违约于第三方，承包商除按合同规定保证质量达到合格外，同时转移第三方要求的赔偿于承包商。

8.如果索赔事件持续存在，28天还不能算出索赔额和工期延长天数时，应当按照合同约定或工程师合理要求的时间间隔(一般为28天)，定期陆续报告每个时间段内的索赔要求和索赔证据资料，在该项索赔事件的影响结束后的28天内，整理索赔论证资料并累计索赔总额，做出最终索赔报告。

（二）索赔事件记录

1.索赔意向书提交后，就应从索赔事件起算日起至索赔事件结束日止认真做好同期记录。索赔事件造成现场损失时，必须做好现场情况资料收集和影音资料的完整收集，且装订、说明后通过监理工程师签字确认，作为索赔证据。

2.记录内容包括事件发生时和过程中现场实际状况、造成现场人员、机械设备的损害和闲置清单;工期延误时间;损害影响程度;费用增加项目的所需人员、机械、材料数量、有效票据等。

（三）阶段性索赔报告

1.当索赔事件在持续进行时，承包商应当向监理工程师提交索赔事件的阶段性索赔报告，说明索赔事件的损失款额和损害影响程度以及工期索赔。

2.当某项索赔事件通过长时间影响结束后，应该累计结果作出最终索赔报告。起草并提交索赔报告。在提交索赔意向通知后的一定时间内（一般规定为28天），承包人必须提交正规的索赔报告（包括索赔报告、账单、各种书面证据）。在这个阶段承包人要以下大量的工作：

（1）事态调查。即对干扰事件的起因、过程和状态进行调查。这样可以了解干扰事件的前因后果，只有存在干扰事件，才可能提出索赔。

（2）干扰事件的原因分析。即干扰事件是由谁引起的，是谁的责任。只有属于对方，或其他方的责任才可能提出索赔。

（3）索赔根据分析和评价。索赔要求必须符合合同，必须有合同的支持，即按合同条款规定应该赔偿。在此常常要作全面的合同分析。

（4）损失调查。索赔是以赔偿实际损失为原则，如果没有损失，则没有索赔。这主要通过对干扰事件的影响分析，对关键线路和工程成本的分析得到。

（5）收集证据。没有证据，索赔要求是不成立的。证据主要为反映干扰事件发生、影响和各种工程文件和支持其索赔理由的各种合同文件及各种分析文件。

（6）起草索赔报告。索赔报告是上述的工作总结。

（7）提交索赔报告。

六、索赔的解决

自递交索赔报告到最终获得（或支付）赔偿是索赔的解决过程。从项目管理的角度来说，索赔应得到合理的解决。当然，不符合实际情况的超额索赔，或通过强词夺理对合理的索赔要求拒不赔偿，都不是索赔的合理解决途径。

由于双方的利益不一致，索赔的解决会有许多争执。通常可以通过协调、调解、仲裁等手段解决争执。

七、综述

综上，工程索赔是合同管理的重要环节，更是项目管理的重要内容。工程索赔是一项知识和技术涉猎面广，操作复杂而又具有很强系统性的工作。要求不但能发现和把握索赔机会，更需要收集与整理索赔有关依据和资料，并具有进行整理组合的能力。参与索赔工作的人员要深刻理解合同中能够形成索赔的事项，同时具有高度的责任心和严谨的工作态度，能充分揣摩招投标文件、设计文件、施工图纸、技术规范和业主、监理、承包商之间签订的合同协议以及各项往来文件与相关法规中所表达的含义，再按照依合同、重证据、讲技巧、树信誉的原则，及时、准确、严格地按照程序进行索赔工作。这样才能切实维护自己的合法权益并且不侵犯他人利益，取得双赢的效益最大化。在工程项目实施管理过程中，尤其是监理工程师在工程索赔的问题上，必须正确认识索赔发生的必然性和索赔发生的原因，坚持以合同为依据，及时，合理，协商一致和预防为主的处理索赔的五项原则对待索赔，并在处理索赔事件中站在独立、客观、公正、公平和科学的立场上，具体问题具体分析，就一定能够正确处理索赔，从而保证工程项目保质、保量、按时完成建设任务。

随着市场经济体制的飞速发展，索赔在项目管理中变得越来越重要。工程索赔是利用经济杠杆原理进行项目管理的有效手段之一。对承包商、业主和监理来说，能否成功的处理索赔问题，是反映其项目管理的水平高低的一项重要标尺。因此，索赔是承包商或业主在工程项目管理中不可缺少的重要工作内容，必须重视索赔管理，增强索赔意识。索赔工作健康有序的开展对于培育和发展建设市场，促进建筑业的良性循环，提高工程建设的市场经济效益，起着举足轻重的作用。它不但有利于促进双方加强内部管理，严格履行合同，更有助于双方提高管理水平和素质，并且能加强合同管理、维护市场正常秩序，使我国的建筑业能更快地适应国际市场。

参考文献：

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