关于新形势下档案管理工作规范化的探讨

关于新形势下档案管理工作规范化的探讨

初红

山东省威海市立医院病案科264200

摘要：档案是历史的原始记录，它能够为各领域的科学研究提供真实可靠的相关资料，同时也可以为领导决策或个机关企事业单位考核提供一定的依据。因此档案在各机关企事业单位的正常运作中起着不可或缺的作用[1]。因此，将强新形式下档案管理工作规范化是有必要的，而且需要尽快落实。本文将针对我国档案管理工作中存在的问题，研究分析在新形式下加强档案管理工作规范化的方法与途径，为档案管理工作提供一定的理论基础。

关键词：档案管理；新形势；规范化

前言：档案具有很高的保存价值，档案管理是一个单位中的非常重要的一项工作，单位的档案管理工作是否恰当对单位的日常工作与管理具有十分重大的影响。当今社会发展速度不断加快，为了适应社会发展的步伐，单位必须加强档案管理的规范化和标准化需求。目前我国档案管理工作还存在一些需要及时解决的问题，传统的档案管理理论和方法方式已不再适应社会的发展速度和趋势。因此加快新形势下档案管理工作规范化的进程，已成为我国档案管理工作的首要任务。本文针对我国档案管理工作客观存在的一些问题，分析探讨了新形式下该如何加强我国档案管理工作，为档案管理现代化提供一定的理论基础。

一、新形式下档案管理工作规范化的重要性

档案是单位或企业的各种信息的积累，是单位发展的过程中重要信息的来源[2]。档案是一个单位的一种无形资产，可以为单位的经营发展和重要的决策提供科学的依据[3]。伴随着社会的发展，人们对档案的管理要求也不断提高，档案的管理工作和目前信息化现代化建设相一致，所以档案管理工作规范化可以使管理工作更加科学合理，更加标准，有利于档案的查找和使用，同时可以对单位发展过程中的重要信息资源加以整合归档，这样可以最大程度的发挥档案在单位工作中的重要作用。

二、目前档案管理工作存在的问题

目前很多单位档案管理的方式还很落后，管理人员的思想观念还停留在传统的管理理念之中，没有创新思维，也没有充分地认识到档案管理的重要性。这便直接导致了档案管理人员在档案管理工作中缺乏积极性、主动性、创作力，影响了档案管理工作规范化的展开。比较传统的档案管理人缺乏工作热情，对工作的重视程度不够，而从事档案管理工作的相关工作人员几乎都没有接受过相关专业的培训或学习，让档案管理工作的服务质量无法得到保障。而且档案管理人员一般待遇不会很高，导致人员的流动性增加，影响了档案管理工作规范化的展开。目前全国范围内，档案管理技术比较落后，其设备实施比较陈旧，这也严重地影响到档案管理工作规范化的开展。

三、新形式下档案管理工作规范化的相关措施

（一）提高对档案管理的重视程度。

相关单位领导应当高度重视档案管理的重要性，正确认识档案管理的意义和价值，纠正对档案管理中的不正确的态度，督促本单位档案管理规范化。

（二）进行全面的案卷普查

对于一些保存时间过长、无标题或标题不明确、重份、组卷混乱、缺少卷内目录和失去查考价值的案卷进行清查，销毁失去实用价值的档案案卷。

（三）建立健全档案管理的规章制度

若要档案管理工作规范化必须要建立科学严瑾的规章制度来做保障。因此，相关单位应该适时制定出一或多套完整的责任明确的管理制度，比如档案借阅保密制度、整理归档制度、鉴定销毁制度、库房管理制度等，让各级部门充分重视档案管理制度的健全与完善。并将具体责任落实到人，敦促档案管理人认真履行职责、端正工作态度，为档案管理规范化提供完善的制度保障。

（四）积极进行档案管理工作的创新。

社会在发展，档案管理工作也需要跟上发展的步伐，积极引进信息技术，采用计算机等新型设备，解放劳动力，提高管理工作的效率。使用计算机对相关档案进行分类、编号、检索和查阅，减轻工作人员的劳动强度，提高时间和空间的利用率。

（五）将档案进行分类保存

由于档案管理工作量大，档案品类繁多，若不加以区分，容易将各类档案混淆，最终容易导致查阅时不易检索出所需档案资料，且在管理工作中容易当成无利用价值的档案从而导致误将其销毁。因此在档案管理工作中应该将各类档案进行分门别类，将档案目录，存档时间加以区分，并对各类档案进行编号处理，以便于档案资料的查询工作。

（六）提高档案管理人员的综合素质

由于档案管理人员大多没有进行该专业的学习和深入研究，因此在进行档案管理的工作中，单位应定期组织专业知识培训，不断提高其业务水平，并不懈要求管理人员自觉进行专业知识的学习和提高，在工作实践中不断提升自身业务能力和综合素质。

四、讨论

对档案进行分类和整合只是一个单位档案管理工作的一部分，档案管理工作对任意一家单位来讲都具有不可或缺的重要意义，它是企事业单位发展历史中信息资源的集合，是一个单位发展的历史证据，它可以真实地反应这个单位的职能活动整体面貌，也是单位发展史上无数次改革创新的灵魂[4]。目前我国的档案管理相关制度还不够完善，部分单位领导不重视档案的管理工作，档案管理的专业型人才比较缺乏，档案管理的相关设备比较成旧，对档案管理总体投入还不够丰富，档案的重要作用还没有被充分利用和有效发挥。因而，在新的社会形式之下，如何加强我国档案管理工作的规范化，各单位应该及时进行讨论和反思。在新的社会形式下，我们要从对档案重视度、清查原有档案、健全档案管理制度、提高档案管理人员综合素质和业务能力、加强档案管理设备更新投入等多方面入手，进行档案管理规范化建设，让档案管理更加标准，更有利于档案的查找和使用，同时可以收集单位发展过程中的重要相关资料，以最大程度发挥档案的使用价值。

参考文献：

[1]李方惠.关于加强档案规范化管理的探讨[J].黑龙江档案，2011，（5）：86-86.

[2]郝栗.对规范企业职工档案管理工作的探讨[J].参花，2014，（22）：100-100.

[3]周虹.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科协论坛：下半月，2011，（9）：141-142.

[4]董林花.如何做好档案管理工作[J].办公室业务，2013，（11）：89.