浅谈房地产项目的合同管理

浅谈房地产项目的合同管理

蔡明东

徐闻县碧桂园志盈房地产开发有限公司524100

摘要：房地产企业项目开发是个资金密集、开发建设周期长、复杂化的系统工程。房地产企业项目合同标的金额大、涉及法律面广，房地产企业发生的大量法律风险都和合同管理的不规范、不严谨、不合法有关。房地产项目管理的核心是合同管理，因此加强房地产项目合同管理工作尤为重要，是防范经营风险、提高房地产经济效益的法律保障与重要工具。

关键词：房地产；合同管理；体系建设

房地产项目开发是个资金密集、开发建设周期长、复杂化的系统工程，房地产企业从获取土地开始建设到销售完毕的这段开发时间内，将要面对大量的风险，这些风险包括政策风险、市场风险、管理风险及法律风险等等。而在房地产企业所遇到的各种风险中，法律风险是最容易控制和防范的风险。合同是一个企业对外经济往来的最重要的载体，是企业经营的必由之路，加强合同管理是防范企业法律风险的重要工作。房地产企业项目合同标的金额大、涉及法律面广，所涉及的方面和关系多而复杂，只有通过合同把项目各方复杂的关系和权责明确下来，规范各方的行为，才能保证项目的成功。事实证明，房地产企业发生的大量法律风险都和合同的不规范、不严谨、不合法有关。房地产项目管理的核心是合同管理，因此加强房地产项目合同管理工作尤为重要，是防范经营风险、提高房地产经济效益的法律保障与重要工具。

1房地产企业项目合同管理的基本特点

第一，房地产项目合同管理具有长期性。房地产在开发的过程中往往需要投入大量的资金，较高的技术要求与巨额资金的投入决定了房产开发建设周期长必定很长。一般而言，小型的房地产项目建设周期为一两年，大型房地产项目的建设周期可能为几年甚至更长。因此，长期性与连续性也成为房地产开发项目的特点，这也决定了房地产企业的合同履行时间跨度长，涵盖到整个项目开发周期，从一开始获取土地签订的土地使用权出让合同，到进入建设签订的勘察设计合同、监理合同、施工合同、材料设备采购安装合同、项目贷款合同等等，合同管理始终贯穿其中。

第二，房地产项目合同主体具有多样性和限制性。一方面，房地产项目合同主体具有多样性，一个正规的房地产项目开发涉及到的合同包括土地出让、资金借贷、勘察设计、施工、物资采购、监理与销售等，房地产开发企业需要和不同的主体进行合同的谈判和商洽，而每个合同又需要涉及到不同领域的专业知识，各具特点。另一方面，房地产项目合同主体具有限制性，《城市房地产管理法》与《建筑法》明确规定从事房地产开发建设活动的开发商、施工、勘察、设计和监理单位都应该具备相应的资质，在取得资质证书以后，才能够在其资质等级的许可范围内从事相应的建设活动。所以在合同管理过程中，必须审核合同主体是否具备相应资质，以保证合同的有效性。

第三，房地产项目合同执行标准的强制性和法定性。房地产项目的质量关系到民众的生命财产安全，我国对项目的勘测、设计、施工、验收等环节都制定了大量的国家强制性标准并要求严格执行，这些强制性标准必须直接落实到有关合同的相关条款中，成为合同当事人必须遵守的法定责任，不容合同当事人另行约定或修改。第四，房地产项目合同管理存在风险。房地产项目合同从签订到履行要面对诸多的风险，如果在房地产合同签订前不进行事先防范、在合同履行中不进行事中控制，那就必然会给房地产开发商与相关的承建企业带来重大的经济损失。

2房地产企业合同管理现状的分析

就我国目前情况来看，合同管理的重要作用还远未受到普遍的重视，管理水平参差不齐，虽然我国也出台了一系列的法规来强调要按合同来管理项目，但实际情况仍差强人意。

第一，房地产业健康发展的市场机制和法制建设有待完善。比如房地产企业开发项目中经常发生的违反《招标投标法》、《建筑法》、《合同法》的有关规定而签订的“阴阳合同”问题，招标人将中标合同即“阳合同”在建设工程管理部门进行备案，同时利用自己的优势地位，要求中标人私下与自己签订一份“阴合同”，双方权利义务以“阴合同”为准。大部分情况下“阴合同”是对施工企业不利的，不仅会造成偷工减料、工程质量下降，而且当施工企业的利益无法得到保障时，不按合同履行的情况就必然要发生，项目管理也会失控。许多阴合同的制定主要原因是阴合同的一些条款见不得阳光，不能够顺利通过招投标程序并得到备案、登记，这就要求政府部门要在深入调研的基础上，完善房地产业健康发展的市场机制，逐步完善有关法律法规，调整有关合同样本，以均衡各方的利益和风险，适应房地产开发的需要。

第二，全面履约意识不到位，合同作用难以发挥。比如从施工合同双方当事人对合同履行的情况来看，发包方常常表现为不按合同拨付款项，经常提出超出合同之外的要求，随意凌驾于合同之上；承包商方面则表现在项目实施中遇到利益纠纷问题后，往往不是按照合同条款去依法寻求问题的解决，而是希望借助各种私下关系，甚至委曲求全以求得问题的解决等等，这些不严肃认真对待合同的行为都为全面履行合同埋下隐患，一旦矛盾触发，双方俱损。

第三，合同管理制度不健全，全过程管控意识不强。没有规矩，无以成方圆。一方面，房地产企业普遍缺少相应的管理制度或是管理制度存在漏洞，不能对合同实施有效管理；另一方面，很多企业没有意识到合同管理是一个动态管理，从准备阶段到履行终结，合同管理始终处于不断变化的环境中，以至没能将风险控制贯穿到合同管理的各个环节和全过程，没能对合同管理的全过程实现全程监控、全程管理、整体把握，从而造成合同风险事故的频繁发生。第四，缺少专业的合同管理人才。合同管理是一项专业性、技术性要求很高的工作，需要有高素质、能把握全局的人担当此任。合同管理人员不仅要通晓法律知识，还要熟知工程项目的运作规律。然而，现实中房地产管理专业人员大多集中在技术工程部门与施工部门，而专业的合同管理人员的比重比较低，缺乏相应的法律知识与专业实践，从而难以对合同进行有效严谨的管理。

3建立与完善房地产企业的合同管理体系

房地产企业在开发项目过程中要面对的法律风险是必然存在的，如何防范、减少风险的发生就成为房地产企业合同管理的出发点。从房地产企业内部项目管理的角度而言，房地产企业应重视合同法律风险管理工作，健全机构，配备人员，建立并完善合同签订(事前预防)、合同履行(事中控制)、合同纠纷处理(事后补救)的法律风险防范体系，提升合同法律风险管理水平。

3.1健全机构，配备人员

房地产企业应根据合同数量多寡、法律风险大小等实际情况，科学设置合同法律风险管理工作机构，明确企业的合同法律风险管理的业务主管部门和合同承办部门，配备专职或兼职的合同管理人员，明确部门职责和合同管理人员的岗位职责，并有效实施。合同管理人员配备和组织架构要形成互相制约、层层把关的监督模式。针对企业下属项目公司的合同管理要由企业总部进行监控，项目公司签订某些重大合同时，应上报上级合同管理部门把关审核，形成整体的合同管理和闭环管理模式。

企业应为专兼职合同管理人员行使职权创造良好条件，鼓励合同管理人员提高业务素质和工作能力，为其学习培训提供时间和经费保障。既要注重专业技术培训，还要加强与房地产行业息息相关的法律法规和部门规章的学习。

3.2建章立制，有据可依

健全的制度能够使企业在规范化管理中有据可依，提高管理效率，降低经营风险。建立完备的项目合同管理体系，建立健全相关规章制度是其重要内容。项目合同管理的制度贯穿项目管理全过程，主要涉及合同归口管理制度、合作对方履约能力及信用的审查制度、招投标审核制度、合同审批流程与权限、合同签订与执行、合同监督与检查、合同印章管理、合同档案管理等等。

3.3全程管理，整体把握

(1)合同签订。一是合同主体管理，必须严格审核合同主体的签约资格、资质、信誉度、经济状况等。就签约主体资格而言，合同应当以单位法人名义签订合同。不具有法人资格的工程承包部、分公司、项目经理部等，未经法定代表人书面授权，不得以企业名义对外签订施工承包合同、勘察设计合同、工程分包合同、借款合同、担保合同等经济合同；就相应资质和能力而言，房地产开发、工程施工承包、工程设计等，都需要相应的资质证书，应对相关单位的资质等级进行严格把关。二是合同文本管理。工程合同是房地产企业非常重视的一环，合同文本的完备性和适用性至关重要。目前工程合同文本主要有以下三类：政府主导下的标准文本，如《建设工程施工合同》(GF-2013-0201)；第三方提供的标准文本，如FIDIC、AIA、JCT等国际工程合同条件；企业内部制定的标准文本。在国内，较为通用的合同是国标合同和FIDIC合同。这些合同各有优劣，企业应通过对比分析不同工程合同的特点和差异性，寻找到适合本企业管理要求的文本和方法。三是合同会审管理。一般合同的审批流程是承办人员—承办部门负责人—分管领导—公司领导，重要合同签订之前，还应当经规划、财务、审计、法律等部门会签，涉外、证券、金融保险、公司治理结构等专业性较强的合同，必要时应借助外部法律服务力量进行合同法律审核。四是合同公章管理。对外签订合同，应使用合同专用章或公章。合同章要由专人管理，印章管理人员要严格在批准范围内用印并进行登记。合同必须由法定代表人或负责人签署后方可对外签订，非经授权，印章管理人员不得在其他人签署的合同上用章。

(2)合同履行。一是合同的交底。合同签订后，合同承办部门及承办人对所有的合同均应进行全面交底，以会议与书面相结合的形式向参与部门相关人员介绍合同的范围、各方的责任和义务、合同的主要经济指标、合同存在的风险、履行中应注意的问题，将合同责任进行分解，具体落实到职能部门和个人。二是合同的全面履行。合同执行部门要严格根据合同条款来履行合同义务。在合同执行过程中，要本着谨慎的原则对各种往来文件进行有效签收并妥善保管好原件，同时，做好各项记录，如会议纪要、补充协议、施工中的工程签证、设计变更、支付凭证等，保管好各种相关证据；通过建立合同台帐，追踪合同执行情况，及时掌握合同的动态及潜在风险；在合同履行过程中发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致企业利益受损，合同承办部门应当按程序及时报告，并经双方协商一致，按照规定的权限和程序办理合同变更或解除事宜，应当提请人民法院或仲裁机构变更或撤销的合同，应依法及时提出；在合同履行中还应做好合同的档案管理，合同档案包括有合同正本、补充协议、会议纪要、合同审批表等，合同档案的保管应遵循及时归档、科学分类、完整保管的原则。

(3)合同纠纷处理。发生合同纠纷，合同承办单位、部门及承办人应及时向单位领导和合同管理机构报告，并本着平等互利、实事求是的原则，确定应对措施，而不能简单置之不理，情况复杂的应及时咨询法律人员，力求与对方协商解决。合同纠纷解决过程中各方协商未果，应从维护企业合法权益出发，及时申请仲裁或向人民法院提起诉讼。

4结语

总之，房地产企业所面临的项目合同的风险是十分巨大的，大量的专业性业务对房地产企业提出了很高的管理要求，为了保证项目的顺利开发，房地产企业必须建立起一整套行之有效的合同管理体系，为项目合同的顺利开发保驾护航。

参考文献

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