论企业科技档案的管理与利用实践

论企业科技档案的管理与利用实践

张萍

(国网江西省电力有限公司崇义供电分公司江西省341300)

摘要：企业发展是科研项目和科技领域不断扩大与深入的过程，科技档案起着不可替代的作用，而科技档案又是技术管理工作的集中体现，企业的技术力量是否雄厚，技术管理工作的科学与否，又反映到企业的科技档案及其管理工作上。科技档案服务于企业现代化建设，档案工作者要结合档案工作自身的特性，转变观念，提高业务水平，紧紧围绕企业现代化建设提供优质服务。

关键词：企业科技档案；管理；利用

1落实好档案收集工作

在落实企业科技档案管理工作的过程中，应重视档案收集，全面提升其收集工作水平，确保科技档案能在企业未来发展中得到最大限度地利用。企业科技档案收集工作开展时，应从以下方面入手：１）建立高效的归档制度，监督好企业中不同职能部门归档工作落实情况，并对其中存在问题进行及时处理；２）优化档案收集工作方式，丰富科技档案内容。企业科技档案收集工作开展中，档案收集人员应注重信息技术的合理运用，并结合自身的实践经验，对档案收集方式进行不断改进，最终实现科技档案工作方式优化；３）确保科技档案收集全面性。科技档案在企业实践生产中发挥着重要作用，采集企业技术方面及其它相关方面的各种信息。因此，企业科技档案收集中应确保其收集全面性，提升其利用价值。企业结合自身的实际工作需要，在科技档案管理中开展档案收集工作时，应考虑的因素：１）增强科技档案资料催交制度制定的合理性。企业科技档案管理部门在落实档案收集工作中，对档案资料催交制度有着较强的依赖性。因此，在制定这种制度的过程中，企业应从制度内容、实践应用效果等方面入手，确保科技档案资料催交制度制定的合理性；２）增强企业设备大修及技术改造资料归档制度的适用性。由于企业生产实践中所用的设备可能会发生故障，需要在大修方式的作用下优化设备性能，并通过技术改造的作用，实现设备安全使用，保持企业良好的生产水平。这一过程中技术人员需要在企业科技档案管理室中分析原图，应进行适当修改。此时，需要对企业设备大修及技术改造资料归档制度适用性进行评估，确保科技档案收集各项工作的顺利开展；３）健全企业生产设备技术资料归档制度。当企业生产中所需的新设备达到生产现场时，需要在档案人员的监督下进行开箱，并通过对设备技术资料的严格检查，完成技术资料归档工作。这一过程中所需的制度需要企业能够在科技档案收集中完善，为设备技术资料归档管理提供参考依据。同时，应重视企业项目建设中的资料管理，在科技档案管理人员的作用下完成验收工作，为后期工作开展奠定基础。

2科技档案的主要类型

邯钢公司是国有大型企业，截至2017年底，邯钢档案馆藏档案50余万件，产品、科研、设计、基建等科技档案10余万卷。这些档案记载了邯钢建设和发展的历程，是邯钢生产经营的重要依据。就科技档案种类而言，由于科技、生产活动的多专业性，导致了它的伴生物科技档案在种类上具有多元化。基本建设活动中产生了工程设计档案、建筑施工档案和工程竣工档案，产品开发活动产生了产品设计研发档案、生产工艺档案和工艺装备档案等。科技档案是所有档案类型最为丰富多样的一种，它记载的科技、生产活动，专业多样，手段复杂，这就要求必须以文件材料类型的多样性来适应科技内容和手段的多样性，也为科技档案提出了许多特殊的要求。

3科技档案中孕育着科技成果和经济效益

在企业管理工作中，技术成果的产生和经济效益的提高，大都是科技档案为它们提供的基本条件。这是因为科技档案记载了企业生产技术发展过程，既有成功的经验，又有失败的教训，同时包含了科技成果的转化，正是由于这样，进一步开发科技档案信息资源，为企业的经济效益最大化提供保证。邯钢公司1993年～2006年期间为企业生产建设提供科技档案信息支持，参加邯郸市开发利用档案优秀服务成果评选活动，共有199项成果获奖，其中一等奖54项，二等奖58项，三等奖65项，优秀奖22项，7次被评为邯郸市开发利用档案优秀服务成果组织奖，创经济效益显著。在1997～2017年期间为企业生产建设提供科技档案信息支持，参加河北省开发利用档案优秀服务成果评选活动，共有217项成果获奖，其中一等奖37项，二等奖56项，三等奖22项，优秀奖53项，创经济效益超过33364万元。这些科技成果反映出科技档案在企业生产建设中发挥着极其重要的作用，充分说明科技档案中孕育着科技成果和经济效益。科技档案在企业生产、建设中的作用是客观存在的，合理利用科技档案可以为项目提前达产、达效提供技术支持和保证，并且也能产生巨大的经济效益。在2014年10月开始土建施工，2015年6月28日投产的邯钢公司东区5#、6#焦炉140t干熄焦工程中，科技档案提供了最基本的依据，发挥了重要作用。

4完善科技档案检索工具体系

企业科技档案管理及利用中需要对检索工具的实际作用有着正确的认识，在长期的实践过程中完善科技档案检索工具体系，促使这类档案能够在企业发展中得到高效管理及利用。结合存贮档案特点，丰富检索工具。由于企业科技档案包含的内容信息量大，对于可靠的管理方式及机制要求高，且管理者能否在较短的时间内查找到所需的信息，需要确保检索工具的利用高效性。因此，在企业科技档案管理及利用中，需要结合存贮科技档案特点，从专题、全引等目录方面进行充分考虑，对档案检索工具是否有效进行分析，在信息技术的支持下丰富科技档案检索工具，促使企业科技档案管理中能够对不同档案材料的关系进行协调处理，提高档案检索效率。加强对科技档案存贮特点的分析，在了解使用者实际需要的基础上选择可靠的检索工具，有利于完善企业科技档案检索工具体系，促使其能够得到高效管理及利用。注重检索工具编制质量评估，强化服务意识。企业科技档案管理及利用中检索工具体系实际作用能否充分发挥，关系着档案管理及利用效率。因此，实践过程中科技档案人员需要对检索工具编制质量进行评估，并强化自身的服务意识，实现档案高效利用。

5重视科技档案信息化建设

面对激烈的市场竞争环境，企业生产实践中能否对不同的技术资料进行科学管理及高效利用，依赖于自身的科技档案管理水平及工作落实情况。因此，企业需要借助信息技术与计算机网络的优势，重视其科技档案信息化建设，促使该档案管理中技术含量增加。具体表现在；１）强化科技档案管理人员信息化意识，开展专业的培训活动提升他们在档案管理中的信息技术应用水平，确保企业科技档案管理工作高效性；２）企业应完善科技档案管理中的网络基础设施，给予其信息化建设必要的支持，促使档案利用效率得以提高；３）将信息化理念及技术渗透于企业科技档案管理中，促使其中的技术含量持续增加，提高管理工作质量，实现科技档案管理中的资源整合。

6结论

新形势下科技档案在企业发展中占据着重要的地位，客观地反映了企业整体的档案管理水平。因此，企业发展中应给予科技档案及其利用必要的关注，建立高效的档案管理机制，并在信息技术的支持下实现档案管理系统构建，保持企业科技档案良好的管理水平，从而使档案信息传递效率提高，实现对科技档案的有效利用。

参考文献：

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[2]王新.加强企业科技档案管理的几点思考[J].办公室业务,2017(14):112.

[3]杨静.浅谈企业科技档案超前管理制度的建设[J].中国管理信息化,2017,20(07):127-128.

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