企业采购信息化管理分析

企业采购信息化管理分析

黄笠恒

（中国南方电网有限责任公司超高压输电公司柳州局）

摘要：物资采购管理也是企业管理的重要组成部分，随着信息技术的发展，应用领域的不断扩大，采购也可以采用信息化管理。将信息技术应用于采购管理，收到了多方面的效果。

关键词：采购管理；信息技术；管理分析

由于信息技术的发展，企业原有的采购方式发生了变化，传统的采购方式已经落后。采购信息化是一种新型的物资采购模式，具有多方面的优势，也是企业采购未来的发展方向。

1.企业采购管理实现信息化管理的必要性

由于信息技术的快速发展和应用领域的不断扩大，改变了企业的物资采购方式，传统的物流供应方式逐渐显示出多种弊端。如何将信息技术应用于采购管理，实现较低成本和高效率的物资采购管理，是当前企业需要迫切解决的课题。此外，当前物联网技术也在快速发展，物联网包含了多项技术，比如射频识别技术、红外感应技术、全球定位技术以及激光扫描技术等。由于这些技术的应用可以将传感设备采集到的信息依据约定的协议传达到互联网，网络上的信息通过交换和通信可以实现识别的智能化。物联网技术还具有定位和追踪以及监控管理的功能。当前国内许多行业非常关注物联网技术，物联网技术的应用范围不断扩大。由于网络技术在快速进步推动了物联网技术的快速发展。

2.信息化管理对企业管理的优势

为了有效消除物资供应链存在的风险，可以借助信息技术建立管理信息库。对于物资供应链的不同业务可以采用定性或定量的方式进行综合考虑，对于供应链潜在的各类风险进行合理评估。将和物资供应相关的风险内容、类别、频率、危害程度以及应急处理等因素纳入汇总信息管理，建立物资供应管理信息库。分析汇总数据可以明确存在影响因素。为了保证供应商可以及时供货，道先要保证信息的通畅，消除信息不对称现象。物资供应要将保工期作为风险防控的首要目标。借助信息管理，物资需求方可以及时了解到物资在供应链中的运行情况，如果发生问题，可以对不能及时到达的物资进行快速调整，以确保工期的需要。因此建立有关物资供应的风险防控信息平台是十分必要，借助信息管理可以实现物资供应各方的信息共享，可以及时了解到物资需求的变化情况并实时反馈，可以有效提升供需双方的信息沟通效果，消除供应链中发生风险的机率。

3.物资采购过程的信息化管理要求

3.1要对物资建立统一的物资编码

对物资进行编码就让各类物资有了“身份证”，它的作用已经被更多的施工企业所认可，在信息化管理中，物资编码体系的建立要按照企业的特点或者施工流程进行建立。物资编码体系要包括多项内容，如物资的预算、物资的计划、物资的购买、物资的物流及仓库保管等多项内容。编码的编制基本要求每一种物资要对应唯一的编码，要根据辅助物资、主要物资对物资建立大的分类编码体系。

3.2建立电脑管理和维护的专家库、供应商库和中介机构库

“三个准入”制度是指供应商准入制度、专家准入制度和中介机构准入制度。以供应商资料库的建立为例:根据供应商准入制度的规定，凡符合准入条件的供应商，经批准可以成为企业采购的合格供应商，将合格供应商的相关资料输入电脑并通过电脑对所有供应商进行行业分类，通过电脑程序对该供应商库的资料进行查询、增加、修改和删除，并将在每一个供应商处的采购记录、物品质量、售后服务等资料也输入电脑，需要时可以随时调出查看。

3.3物资采购文件的权限范围内查询

对于一些大宗物资的采购，要求采购部门联合其它相关的业务部门成立招投标小组，在对大宗物资实施采购时，要严格执行招投标管理制度。招投标过程中的各类文件要完整的存档，有了信息化管理系统，这项工作变得简单易行。为了保证物资计划的效果，计划的编制不能由于物资部门单方面完成，需要项目部内各部门的共同配合。物资管理部门要针对物资计划的编制和技术管理部门以及施工管理部门之间的相互协作，保证物资计划的全面性和准确性。物资供应部门要加强物资供应链的管理，以保证企业生产的安全稳定运行。物资仓储管理要形成科学合理的物资调配体系，仓储管理要结合需求，建立动态式的管理模式。

3.4采购情况记录信息

将常用的和重要的采购项目及采购情况输入电脑予以记录备案，如采购时间、合同号、所购物品的品名、型号、价格、供应商、售后服务情况等，以备下次采购时参考。通过电脑程序可以对这些信息数据进行处理归类，采购中心在需要时可以随时进行分类查询，如采购合同及金额按采购对象性质分类，按采购方式分类，按采购对象来源地分类，也可方便快捷地查询常购物品的最低价格、最优质供应商等，通过对企业采购各项信息的收集和处理，可以对采购进行地域、市场以及企业有关政策目标落实情况进行分析，不仅是对企业采购制度的一种评估方法，也可以配合检查企业预算的执行情况。另外，将企业采购的各项效益评价指标如节约指标、费用指标、赢余指标等加以量化，通过电脑程序对企业采购记录等电脑资料进行整理和比较，方便、快捷地进行企业采购效益的计算和评价，对于科学地评价企业采购工作，制定正确的决策，促进企业采购向纵深发展，具有重要的意义。

4.采购管理信息化产生的效果

4.1增加了物资有效供应方

采购方的采购行为可以通过采购交易平台得以实现，借助相关的数据库，可以消除物资采购存在的地域和行业限制，可以寻找到更多的优质供应商；网络平台可以提供采购方更多的供应商信息，采购方式及时了解到相关物资的市场供求情况和价值走势；可以结合供应商的资信等级，进行供应商方面的资源整合，可获得更多的优质物资。

4.2节约了采购成本

采购方的交易可以通过网络平台完成竞价，竞价方式更加合理，可以消除传统竞价存在的漏洞，采购方可以获得价格更为合理的物资，有利于企业控制采购成本。采购管理实施信息化管理以后，采购价格平均下降15%以上，最高可以达到30%以上，提升了企业的生产经营效益。特别是对于制造业，有效控制采购成本有助于提升企业的市场竞争力。

4.3采购过程的短流程

采购方的采购过程可以全部通过网络交易平台得到实现，竞价采购可结合企业的需要设定相应的交易时间与交易方式，可以缩短了物资采购周期。竞价采购比传统招标采购可以节省时间30%以上。另外，不同企业和供给商可以在特定范围内实现信息共享，各方可以及时获取采购、竞标的信息变化。网络平台还可以查询发生过的交易行为，采购方可以多方面获取供应商的信息，供求双方可以在信息透明的基础上完成交易。

总之，借助网络技术，采购管理实现了信息化管理，采购管理实现了高效和公平。企业的物资需求都可以通过交易平台得以实现，拉近了采购方与需求方的空间距离，缩短了双方的竞标时间，提高了采购效率，可利于节省了人力和采购过程发生的资金投入，此外还可以消除原有采购与竞标环境中存在的不公正现象。企业的采购成本可以实现有效控制。

5.结束语

在当前信息技术快速发展的背景下，企业要实现持续发展，就需要注重新技术的应用。物资质量是保证企业产品质量的一个重要环节，借助信息化手段，可以提高材料的信息化管理水平，让资源得到合理的利用，进而也可以提高企业的经营效率与水平，企业的整体经济效益也可以提升。

参考文献

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