企业财务会计档案管理中存在的问题及对策研究

企业财务会计档案管理中存在的问题及对策研究

白锦江

白锦江

汉口学院管理学院湖北省武汉市430212

摘要：企业财务会计档案是在企业的财务管理和档案管理中非常重要的内容，不仅关系着企业目前的经营状况，甚至紧密关系着企业的发展情况。随着时代的发展，企业对财务会计档案管理的重视程度越来越高，从而财务档案管理的水平随之不断的提高。

本文主要研究了目前企业财务会计档案管理中存在的各种问题，并依据研究结果提出了相适的对策，最终目的就在于促进企业财务会计档案管理的更高一步的发展。

关键词：会计档案问题对策

一、目前我国的企业财务档案管理现状分析

近几年来，我国的中小企业迅速崛起，可以看到越来越多的小企业成为市场竞争当中重要的组成部分。其次，我国的市场经济同样在不断的发展中，整体的经济发展水平也越来越好，前途一片光明。但对于当前的企业档案管理工作的现状来说，企业档案管理仍然存在许多大大小小少的问题，这些问题着重表现在人员及领导的对财务档案管理工作的重视程度不高，企业对财务档案管理制度不健全，再加上内外部监督机制贫乏而且不够严谨，管理人员综合素质没有达到应有的标准，企业财务档案管理工作的信息化水平不高等，那么就给企业的档案管理造成了比较严重的影响，甚至对企业的经营也产生了重大影响。而如今网络信息技术随着时代的发展而飞速发展，计算机网络逐渐普及和发展起来，深刻的影响了企业的会计档案，在这个过程中就产生了会计电算化，会计电算化的应用不仅仅在很大程度上简化了财务人员的工作，也很大程度上简化了会计档案管理的工作，使得会计档案管理工作进步很大，但是仍然存在许多现实问题，企业的会计档案管理系统仍然需要受到广大财务会计档案管理工作者的关注

二、目前企业财务档案管理中存在的问题

（一）企业对财务会计档案管理不够重视

财务会计档案管理从开始就应当是公司管理工作的重点。公司的领导应该重视起来，只有管理层加强重视才能做好员工的榜样。但是许多公司从高层开始都只是口头重视，说起来很重要，做起来就马马虎虎，这这种现象反应了企业对这方面工作的一种态度。总多数企业对财务会计档案只进行单份储存，不进行备份，一旦丢失后就再难找回；而有的企业只重视归档会计凭证、会计账簿、三大报表等会计资料，往往忽视了汇总会计材料、整理工作，最终会导致会计档案资料的收集缺这少那，不完整，严重影响了会计档案完整性和准确性。

（二）企业财务会计档案管理制度不健全

如今许多企业财务管理的法规、法律对于企业财务档案管理工作的要求很明确，但是可以知道是在实际生活当中受到企业大小规模和企业对财务档案管理工作认识的深浅等不同的因素的影响，国内得企业在财务档案管理工作的管理水平上还存在着非常大的差异，这种差异还在持续扩大中。不健全的财务档案管理制度，常常会导致财务档案经常出现差错，比如被毁损、泄露、缺失、遗漏等等现象。达不到法律、法规提出的关于财务档案管理工作的要求。

（三）企业财务会计档案管理信息化不完善

当前我国进入了电算化财务会计电算化管理时代，虽然计算机在此过程中不可或缺，网络作为一个数据传输的工具，而最终的执行者依然是会计档案的工作人员，所以完善信息化的从工作人员开始。二是在财务会计档案查询中，有时会有打不开档案管理系统的情况。主要是因为现在的会计电算化系统和财务会计档案保存的系统版本不一样。如果公司只是将系统恢复到以前的版本，虽然可以解决，但还是会严重影响企业财务会计档案管理的工作效率，延迟了查询财务会计档案的时间。这些问题产生的源头是企业财务会计档案管理信息化不完善。

三、完善企业财务档案管理的基本对策

（一）重视企业对财务会计档案管理

企业可以组织一些关于财务档案管理工作的培训来不断增强工作人员对档案管理重要性的认识，着重于思想教育，让他们从思想上重视财务档案管理工作。企业应设立专门的管理区域来管理企业财务会计档案，比如专柜，这样可以简化不少财务档案管理的工作，还可以降低企业财务会计档案的丢失。企业最主要的还是要重视企业档案管理人员综合素质的培养，不能随便一个人就能胜任这份工作，从更本上保证企业财务档案工作的进行。

（二）健全企业财务会计档案管理制度

目前《会计法》、《档案法》中的涉及的内容以及《会计档案管理办法》是我国在企业会计档案管理方面的法律、法规，却没有专门的用来适应现代企业制度企业会计档案的法律规范，这显然是不能达到现代企业制度的要求。根据企业的实际情况，建立一套健全的档案管理制度，用来规范财务会计档案的收集、整理、归档、保存等各项工作程序、使财务档案管理工作变得仅仅有条，变得规范化；还要制定一套完整的查阅、销毁、移交的工作程序，增强财务会计档案的完整性。在完善的这些制度的过程中，还应细化财务档案管理工作者的责任，明确规定管理人员的责任，同时实施明确奖惩制度，一方面可以调动档案管理人员对于工作的积极性，另一方面能对档案管理人员的行为有所约束，奖惩结合能保证财务会计档案管理工作的高效率进行。

（三）完善企业财务会计档案管理信息化

对于现代化社会来说，计算机技术的进步是改革会计档案管理制度的前提，促进了一种新的财务管理档案管理制度的应运而生，形成了电算化会计档案管理。而信息化是步入现代化社会的标志，会计档案信息化是财务会计档案管理的一个重大进步。时代在进步，电算化财务会计档案渐渐取代了传统的财务会计档案，并成为财务会计档案管理的主流，这恰恰更加适应社会经济的发展，是财务会计档案管理过程中的一个新的里程碑。第一，完善财务会计档案管理的信息化，会计档案工作的首要任务会计档案工作人员在会计档案工作中做好财务会计档案的保密工作，这就要求我们不断完善信息保密管理制度和财务会计档案管理的信息化，从而去杜绝非工作人员操作，还要加强培养会计保密意识，这是做好保密工作首要任务。第二，对于重要财务会计档案的电子数据，要做好防范措施，一种方法是可以备双份，存放在不同的地方，并用不同的监管人员加密保存；还有一种是把财务档案信息保存在云盘。对于纸质的会计档案要存放在并注意防火、防霉的保护等等。对于电算化档案不能放在靠近磁场强大的地方，以防消磁，防止财务会计档案的档案资料的丢失。第三，实时同步升级计算机系统以及档案管理文件。就不用恢复到以前的版本了，方便又节约工作时间，那么在升级管理系统时，还需要同步升级以前的资料文件。

参考文献：

[1]李艳菊：企业财务会计档案管理问题及对策探讨.现代商贸工业，2016年第17期

[2]刘明奕：《当前会计档案管理存在的问题及完善对策》《时代经贸（中旬刊）》2018年

[3]邢颖：《电算化条件下会计档案管理工作的新挑战》《江西金融职工大学学报》2016年

[4]周晓萍：《企业财务会计档案管理问题及对策》《企业研究》2017年第6期

[5]李建立：《新形势下会计档案管理中存在的问题及对策》《商业文化（下半月）》2016年第12期