探讨如何加强卫生监督档案管理水平

探讨如何加强卫生监督档案管理水平

王妍

黑龙江省绥芬河市卫生计生综合监督执法局157399

摘要：随着我国对经济和市场建设的不断加强，对公共卫生体制的建设也给予了高度的重视。与此同时，卫生监督档案管理工作也正处在完善和发展阶段，在发展中不断的进行探索和创新，做到发现问题，解决问题。力求将卫生监督档案管理工作推入我国新时期管理建设的成熟水平。本文中，我们将对卫生监督档案管理进行了解，并从管理中的突出特点和问题入手，针对加强卫生监督档案管理水平建设提出意见和建议。

关键词：卫生监督；档案管理；档案价值

新时期公共卫生体制建设，要从多方面入手。卫生监督档案管理是企业单位卫生监督机制的重要管理手段。近年来，随着管理的日渐深入，管理中存在的问题逐渐浮出表面，也得到了管理部门的重视。如何加强卫生监督档案的管理水平，使档案管理工作能够及时有效的、科学的进行实施管理。经过长时间的卫生监督档案管理工作的开展，对加强管理水平的办法做了细致的探讨和总结，下面做一下详细的阐述。

一、充分认识卫生监督档案的特征

卫生监督档案管理是在特定的时间里，有针对性的对事件以及活动作出具体的详细的记录，并且将记录整理好后进行存档。档案管理是一项需要长期整理和收集的过程，在管理的同时需要制定监管规范，来协助档案管理的顺利完成。对档案的监督也是一个需要长时间维持的工作，不会受到来自外界或区域的影响和限制。

二、不断提高卫生监督档案管理人员的素质

想要做好加强卫生监督档案管理工作，首先要对卫生监督档案管理人员的整体素质进行提升。关于档案管理人员需要具备的基本素质，我们做了简单的总结，主要有以下几点：

第一，卫生监督档案管理人员要有责任意识。档案的管理工作是一项范围广、难度大的工作，对企业单位的发展和运行起到了重要的作用，档案的管理人员要在工作中有强烈的责任意识。

第二，卫生监督档案管理人员要有学习意识。要努力的学习和参透卫生监督档案管理的专业技能以及专业知识，熟悉的了解工作的具体内容，以便于在工作当中遇到困难可以得心应手，具备专业的管理及操作能力。

第三，卫生监督档案管理人员要有创新意识。创新意识主要是要求档案管理人员要在工作中积极主动的思考问题，冲破传统管理模式的束缚，做到与时俱进的思想境界，利用现代化的科学手段来进行档案的采集、整理和收集。

第四，卫生监督档案管理人员要有服务意识三是要有服务意识。监督档案管理也是一项有着服务性质的工作。在工作中要有一定的耐心，要做好档案管理的相关工作，为企业单位提供信息咨询与管理的相关服务。

三、关于加强卫生监督档案管理水平的几点做法

1、重视档案管理，健全工作机制

树牢“逢一必爭、逢冠必夺”卫生监督精神，高度重视档案管理，切实加强领导，做好档案工作，服务卫生监督执法大局。一是成立以主要领导为组长的档案工作领导小组，建立综合档案室，落实具体工作人员，使档案管理有人抓、有人管、有人干；二是档案管理与卫生监督业务工作同步规划、同步实施、同步推进。各科室设定档案管理信息员，负责本科室文件材料的收集、分类、整理和递交归档。每年的工作计划安排中，明确档案管理的年度目标；三是单位在经费十分紧张的情况下，投入一部分资金购置档案管理设备，做到库房、阅档室、工作人员办公室三室分开，完善档案管理的设备设施的配置，为改善和推进档案管理工作打好基础；四是建立、完善了从文件材料的收集到档案接收、保管、利用、保密等规章制度，形成“档案管理人人争先、人人责任在肩”的档案管理责任制，使档案管理工作有章可循，有纪可依，照章办事，违者必究。

2、狠抓制度落实，严格绩效考核

要整体推进每一项工作，除有健全的制度外，关键靠抓好制度的落实，档案管理也不例外。在对文件材料进行分类、整理、归档时，除严格执行国家档案局制定的文书档案归档范围和文书档案保管期限表等行政规章外，还严格执行单位制定的规章制度。对违反行政规章和单位制度的科室和个人，将影响优秀科室评选及监督员绩效工资和年度考核结果。同样，档案管理人员未认真执行档案管理规章制度，也将影响到具体工作人员的绩效工资和年度考核结果。

3、价值开发利用，发挥服务功能

搞好档案管理工作的目的是充分利用档案价值，推动卫生监督执法工作水平不断提高。

一是充分利用历史形成的档案，提升卫生监督工作水平。卫生监督是一个新兴专业，监督员基本上是由原卫生防疫站直接划拨而来，对卫生执法领域十分陌生，在时间紧、任务重的情况下，只有边干边学。除向其他执法部门学习外，唯一便捷的途径就是向馆藏的行政处罚文书档案取经。凡遇未办理过的行政违法案件，卫生监督员即利用所档案室保存的行政处罚案件卷宗，从中学习办案思路、处罚依据、专业术语等，从而使执法人员素质与办理案件质量不断得到提高；

二是充分利用文书档案，指导制定每年的全局性工作计划，使卫生监督工作每年都有新突破、新进展。各科负责人在每年年初，通过去档案室查找前几年的重要工作材料、年度总结等进行经验总结，提出当年前瞻性的工作目标和攻克本学科领域内的前沿性课题。

三是充分利用文书档案，不断完善单位的组织沿革、重大事记等历史资料的积累，为编写泰州卫生监督年鉴、泰州市志等打下坚实的基础。

4、完善电子档案，提高利用效率

随着网络技术的普及与管理软件产业的发展，档案电子化是档案管理学的努力方向。为此，可以委派专人参加了市档案局的专门培训，邀请档案专家现场指导电子文件档案的软件使用和编码技术，取得明显成效。这不仅减轻了档案工作人员书写档案目录的劳动强度，节省时间，提高了工作效率，更为重要的是查找文件更加方便、快捷。还可以依据本单位的事情发展情况，撰写执法文书档案，形成一套完整的执法档案查阅目录，建立说理式文书档案基础库数据，逐步使档案管理由传统方式转移到档案信息化管理，以此为切入点，带动各专业档案、财务档案、内部政务档案等系统化、规范化管理水平稳步提升，更好地为全市卫生监督执法工作水平上新台阶搭建有益平台。

参考文献：

[1]田晨.提高卫生监督部门档案管理水平[J].临床合理用药，2014（9）.

[2]张凤娟.如何做好卫生监督档案管理工作[J].兰台内外，2011（4）.