办公文件资料的信息化管理微探

办公文件资料的信息化管理微探

赵可佳

吉林省公主岭市发展和改革局赵可佳

摘要：信息化为办公文件资料管理带来福音，不仅提升了文件资料的可利用性，还实现了办公效率的大幅度提升。笔者根据自身办公文件资料的管理经验，就办公文件资料信息化管理进行总结分析。

关键词：办公文件资料；信息化；优势；现状；措施

一、文书档案电子信息化管理的优势

（一）大幅度提高办公效率

在办公文件资料管理中运用信息化能很大程度上优化资料管理程序，对文件资料的收发、整理、统计、分类都变得井然有序，避免了过多的人、财、物力浪费；同时，信息化处理文件资料还能缩短文件加工时间，提升文件资料的时效性，进而实现文件资料的一次投入，多次产出，并还能将其备份、拷贝。

（二）共享文件资料信息

在传统的文件资料管理中，单纯的手工操作管理不能做到资料共享，且由于纸质文件资料的份额大、资料多等弊端，不仅会造成存档资料难，还会在导致资料查找困难。运用信息化管理后，可以对办公文件资料进行特征目录编档，形成资料的体系化管理，进而可使调阅资料时及时查找，保障了资料的利用率，以不受时间、空间限制。同时，通过网络平台，还可以实现办公资料的共享，了解其他办公部门的工作情况及信息动态。

（三）增强文件资料的稳定性

通过信息化处理后的文件资料要比纸质资料寿命长得多。纸质文件资料耐久性取决于纤维素性质，纤维素在高温、高湿、酶、酸、氧化剂条件下，可发生氧化和水解反应，如不注意保存技艺造成不可挽回的损失。而通过信息化处理的电子文件则可以根据不同需要，选择不同的电子载体，如光碟、U盘、硬盘等，这些载体均方面读、存，易储存、传递，不易损坏，具有很强的稳定性。

（四）提高文件资料传递速度及安全性

在办公文件办理过程中，人员私存文件或者传递文件过程中丢失文件现象时有发生，而传递文件资料大多靠邮政系统，受时间及空间限制。而计算机信息技术则可以通过网络传递，提高了传递的时效性及安全性。

二、办公文件资料的管理现状

随着信息技术的发展，办公自动化的推广普及，需要进行归档的文件资料越来越多，办公部门和其他相关部门对于文件资料的利用需求也日益增多。网络技术和移动通讯的发展让跨区域办公成为了可能，远程办公这类的快捷模式也得以应用，过去的管理方式已经不能适应文件资料管理工作的新要求。但当前在办公文件资料的管理上还存在系列问题：

一是文件资料的数量逐渐增多，其保存和维护都成为了问题，随着办公自动化的普及，需要归档的文件资料越来越多，给我们的管理工作提出了诸多要求。二是文件资料查找存在问题。需要归档的文件资料呈持续增多的趋势，仅仅依靠过去的手工检索不足以满足当前的需求，且需要消耗大量的人力物力财力。三是文件资料的使用者越来越多，服务支持工作相对困难。因为归档文件存储上的问题，一般类型的文件数量有限，因此容易出现多人等待借阅一份资料的问题，在很大程度上影响了工作效率。四是由于纸质存储方式的限制无法实现文件资料的大规模传输。纸质存储制约了文件的远程使用，同时因为其他一些客观因素容易导致纸质文件资料的损坏，对资料的完整性产生影响。五是文件信息无法实现大量共享，因为过去的文件资料基本上是手工摘抄形成的，对于归档文件资料的利用率就会产生极大的影响。

三、利用信息化对办公文件资料进行管理

（一）对纸质办公文件资料的处理

传统的纸质办公文件经历了长时间段的历史长河，现存的很多珍贵的文件资料均是以纸质形式存放。为实现将这些纸质办公文件资料进行信息化处理，办公人员可以以数字化扫描对文件资料进行处理，将文件资料以扫描方式转化为PDF这种便携文件格式，这可以在很大程度上保证原始文件资料的内容。在查阅资料时还可以与现行办公软件相符转化应用，如word文档、Wpsoffice文档、Excel文档等，这就实现了办公文件格式的标准统一。

（二）对现有办公生成文件资料处理

当前很多企事业单位基本上实现了办公自动化，但现行的办公文件编辑软件种类及版本千差万别，这种碎片化的储存不利于电子文件的管理利用，必须实行文件储存的标准化。笔者认为，应当对文档处理成支持PDF的方式，如Wpsomce、OpenOffice、Office2010等。

（三）对办公资料的电子文件进行编目检索

在办公文件资料管理中，编目的统一、实用是摆在我们面前的紧迫任务。笔者认为，实现计算机自动编目，可采用多功能方式，改变传统手工编目模式于规则，以具体信息、检索点为关键点进行编目，在编目的过程中还应该结合单位部门实际，以不断发现问题并给与解决，才能促进编目不断完善。

文件资料编目的主要目的是为了方便检索，查找资料，检索是打开文件资料宝库的钥匙，建立目录中心和进行信息交互的前提条件。当前的检索工作很多，有的操作系统还自带搜索功能，如Windows操作系统，但这也仅仅方面于搜索个别的关键字眼，并不能满足文件资料的管理要求。笔者认为，可采用与数据库结合的专用检索工具，以建立电子表格的形式对文档进行分类、来源、接发等进行管理，也可以使用Access简单数据库实现，对于一些大型其实企事业单位还可以采用Sqlserver、Oracle或者DB2等大型数据库系统。

综上，新时期的办公文件资料信息化管理是当前乃至今后长期的任务，只有不断去探索研究并总结这方面的工作，及时发现问题并加以改进，才能让办公文件资料利用率得以提升，才能使办公自动化、信息化更加深入，发展得更好。

参考文献

[1]彭红，张丽彬.浅析电子文件档案化管理的意义[J].治黄科技信息，2009（05）.

[2]刘鋆.试谈办公室文件的归档管理[J].秘书之友，2009（05）.