工程资料管理

工程资料管理

韦纯

韦纯

百色学院广西百色533000

摘要：建筑工程的档案资料，能够如实记录工程的建设过程，包括工程提出、勘测、设计、使用、维护等系列图纸、录像磁带、计算资料等，不仅是工程验收的重要依据，也是后期管理、改扩建的有效佐证。加强对档案资料的管理意义重大。本文主要对建筑工程档案资料管理存在的问题和创新方法进行探讨。

关键词：建筑工程；档案资料；管理；创新方法

随着国民经济的发展，各类工程项目数量增加，而对于工程档案资料的管理，是建设单位强化自身管控的关键环节，和工程的质量监控、投资控制密切相关，同时也影响着工程的使用、维修和改造，所以必须加强对档案资料的管理。从当前来看，我国很多建设单位的档案资料管理方式陈旧、手段落后，为顺应新形势的发展需求，必须革新管理方法。

1.百色学院棚户区改造项目相关工程概况资料

百色学院棚户区改造项目位于百色市右江区中山二路21号百色学院东合校区内。本项目占地面积26722.32平方米，约40亩。项目新建5栋住宅楼，工程为地下二层，地上三十二层，建筑高度为99.9m，其中底层为架空层，层高3.7米，标准层为3.1米；地下两层，北侧沿中山二路两层配套商铺，地下室在红线范围内连成一片。总建筑面积167984.40平方米，其中计容建筑面积：126503.77㎡，包括住宅建筑面积122034.16㎡，商业用房3503.62㎡（其中：商铺一层使用面积1118.6㎡、二层使用面积1795.9㎡），物业管理用房868.39㎡，社区居委会用房97.60㎡；不计容建筑面积：41480.63㎡（其中：架空绿化1261.04㎡，地下室（二层）40219.59㎡）。建住宅套数992套，停车位1039个（其中地面车位76个，地下室车位963个）。项目总投资：403391100.36元（暂定总价）资金来源：教职工自筹资金和政策性扶持资金项目总承包计划工期：1095日历天；项目计划竣工日期：2021年3月14日；项目总承包单位：广西建工集团第一建筑工程有限责任公司（联合体牵头人）；广西宏亚设计咨询有限责任公司（联合体成员）；项目监理服务单位：南宁市鑫帅建设监理有限责任公司。

2、建筑工程档案资料管理存在的问题

建筑工程档案资料管理，是管理中的一种，通过对档案资料进行记录、整理和归档，进行资源的整合和调控，进而实现最终的管理目标。从当前来看，我国的建筑工程档案资料管理尚存在各种问题，主要包括以下几点：

第一，部分人员缺乏档案管理意识。工程资料复杂、繁多，比如档案资料包括设计文件、监理文件、立项文件、勘察文件、竣工图纸等，每个阶段的资料都要整理和收集，工作量比较大。由于个别员工缺乏管理意识，仅重视施工进度和质量，忽视资料的收集，导致部分资料缺失。这样一来，在工程竣工验收时，也就没有完整的档案资料归档，从而影响后期的维修和改扩建。

第二，管理原件不全，未按要求编制竣工文件。建筑工程施工期间，监理单位、设计单位有时只下发复印件，没有原件，不符合档案资料的管理要求。对于竣工文件的编制，由于未按照要求分类成册，或成册存在目录不正确的现象，造成工程图纸缺失。

第三，未明确工作职责。在档案资料管理中，由于项目分工不明确，特别是相关资料易混淆，不利于日后查找。档案资料管理工作不能过于专门或职能化，特别是学科的交叉问题，有时会模棱两可，无法保证档案资料的真实性、完整性。另外，档案资料的专人化管理，会导致各流程员工懈怠，发生原因和职责不明确、工作积极性不高相关。

第四，原始签证资料格式不规范。工程建设之前，未明确规定原始验收签证资料的格式和内容，而是在施工过程中随之更换或增添种类及内容，导致不同资料的格式不统一、不规范，增加档案资料的装订难度。

3、建筑工程档案资料的管理创新方法

3.1提高管理意识，加强法制建设

第一，组建档案资料管理小组，明确岗位职责。加强单位员工的教育培训，重点讲解档案资料管理的意义，提高每位员工的管理意识。制定完善、科学的管理机制，约束员工的行为和意识。员工的档案资料管理意识，和管理效果有着直接的关系，所以提高员工的管理意识非常重要，尤其是项目经理、基层管理人员，保证档案资料收集、整理工作顺利进行。

第二，依据国家的档案资料管理要求，各结构、各地方要完善档案资料的法制建设，做到依法治档。同步管理档案资料、外业质量，制定和实施档案终身责任制。通过培训、指导等工作，强化法制建设的必要性，提高相关员工的责任意识，从根本上扭转轻视档案、重视建设的局面。制定档案资料存放、销毁等制度，对于退档的资料，在相关部门、领导的监管下销毁，同时做好登记备案；对于档案资料的存放，要有目录清单，便于整理和查询；档案资料交接过程中，严格按目录清点，一旦发现和目录清单不符，应在交接时彻底追查。

3.2加强组织机构的建设和管理

首先，加强档案资料的组织管理，和相关部门共同建立领导小组，按分级管理原则开展工作。细化各部门、各单位的管理职责，用制度的形式开展相应工作。其次，制定归档交底和会审制度，和其他部门通力合作，组建档案资料审查团队，负责定期检查、会审工程资料，从而保证档案资料的完整性。同时，跟踪检查工程的关键资料、重点文件，预防纰漏出现影响管理工作的开展。最后，加强施工现场的检查力度，全面掌握施工情况，为档案资料管理提供系统性、针对性的指导，确保该工作顺利进行。对于工程的特殊事项，需要安排专人到场勘察；结合工程实际，做好档案记录和整理，保证档案资料的准确性。

3.3加强档案全过程管理

档案资料管理贯穿整个施工过程，因此在档案资料管理创新过程中，需要加强整个过程的管理，具体表现为：（1）工程建设期间，将档案资料管理工作纳入行政程序。于工程开工之前，将档案人员、机构纳入报建程序。（2）做好技术交底工作，利用各种方式提高管理人员的工作能力、技能水平。建立档案资料管理工作标准，实现规范化的档案资料管理。（3）认真对待各种形式的检查和指导，发现问题后及时整改。在档案资料组卷之前，做好针对性的审计工作，明确归档范围和组卷顺序。（4）工程管理的最终环节是验收备案，这也是建筑工程档案的重要内容。而且，各级单位在开展管理时，也要依据验收备案。所以，必须将档案资料管理、验收备案结合在一起，同时制定监督制度，对整个过程进行监管，从而保证工程建设顺利进行。

3.4引入现代化的信息技术

在传统的档案资料管理中，主要由管理人员负责档案资料的整理和收集，工作量大，问题多，影响档案资料的有效性、完整性。在信息技术发达的现阶段，已经有很多的建筑实施数字化管理，但是由于缺乏统一、规范的管理机制，使得数字化管理仍停留于纸质档案，管理效果不如人意。基于此，可将档案资料信息化写入合同，并提供费用支持，使整个管理工作从初期就建立庞大的信息化网络，各环节通过先进的技术手段，自动化的归档和使用档案资料，提高工作质量。另外，建立的档案资料数据库，不但要弥补传统档案资料存储易丢失和损坏的缺陷，还要提高档案资料管理的规范性、科学性，方便档案资料的使用和查找。依据国家的信息化标准，逐渐实现无纸化档案，由原本的双套制，转变为一套制，减少纸张的使用，保护生态环境。

4、结语

建筑工程档案资料管理涉及内容复杂，形式多样，有影像、图表、文件等，所以想要做好档案资料的管理工作，有着一定的难度。本文从档案资料管理的必要性、问题出发，从4个方面论述了档案资料的管理创新方法，希望能够革新管理方式，提升管理水平。

参考文献：

[1]何加丽.建筑工程档案资料有效管理措施[J].神州，2019，18（7）：282.

[2]乔金艳.建筑工程档案资料管理问题及解决措施[J].办公室业务，2019，22（4）：129.