火电机组工程项目档案管理的难点及对策

火电机组工程项目档案管理的难点及对策

赵宏刚

山东电力工程咨询院有限公司山东济南250013

摘要：本文主要针对火电机组工程项目档案管理展开分析，思考了火电机组工程项目档案管理的要求和管理的难点，以及管理过程中可以采取的管理对策，可供今后参考。

关键词：火电机组；项目；档案管理；难点；对策

前言

对于火电机组工程项目档案管理工作，一定要抓住管理的重点，确保管理更加有效果，火电机组工程项目档案管理的难点突出，所以，提出一些应对的对策很关键。

1、火电机组工程项目档案管理的难点和问题

工程档案为项目投产后正常生产维护、检修或改造、扩建的重要依据。也是保证建设项目档案的完整、准确、系统地为建设项目档案竣工验收提供依据。尽管档案管理重要性认识不断提高，但目前仍存在问题值得思考和重视。

1.1项目档案管理工作重视程度不够及范围、职责界定不清

建设项目前期、建设过程到竣工验收，各级领导非常重视立项、投资、设计、招投标、安全、质量、进度、决算、竣工验收等各环节的工作，但对办理过程和形成结果的依据性文件材料只关心是否办理完毕，不关心文件材料的集中和安全管理，以散存在个人手中为普遍存在的问题，造成形成文件责任者与文件管理者责任不清，没有做到项目档案工作与项目建设同步，没有严格执行建设项目档案“统一领导、统一管理”的管理原则。在遗留项目中有的建设单位，在建设过程中对档案管理的责任就界定不清，准备接受验收时，又将自行负责的各阶段文件材料口头委托施工单位进行整理、组卷，施工单位对这部分文件材料的形成过程不了解，只能在案卷外观质量上达到要求，其内容的完整性和准确性达不到要求，是遗留项目验收、在建项目档案管理中存在的普遍问题。

1.2企业档案管理人才队伍问题

企业发展没有充分考虑到档案管理人员素质建设和能力培训，档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，未能根据档案管理工作特点强化人才队伍建设，不能实现工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合，大大降低了公司人员在档案管理工作中的配合度，很大程度上制约了整体办公效益的提升。

1.3建设单位各级管理、工程技术人员档案管理意识淡薄。

各级管理、工程技术人员是建设项目前期和管理中文件材料的主要形成者和具体执行者，是建设项目档案进行收集、积累的主要来源。在对遗留和在建工程项目的档案管理进行分析时，大部分建设单位存在人员少、兼职多，缺乏档案管理基础和专业知识，他们习惯将自己形成的、具有参考和利用价值的文件材料放在“手边”方便再利用，主观意识上对建设项目过程中档案“统一管理”有抵触情绪，待项目检查和验收有关联时再做“回忆录”，临近整体项目竣工验收时，才感到档案管理工作麻烦、压力很大或由于工作变动又没有被监督交接“私人财产”，使原本有价值、凭证作用且无法补救的文件材料遗失和没有利用的机会，是建设项目管理的文件材料收集不全的因素。

1.4项目参建单位对项目建设文档的收集不够重视。

建设项目档案管理不仅是建设单位单方面的工作，项目档案从形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应及安装等参建单位共同来完成，是一项密切配合的工作，各参建单位之间存在一种互动的关系。项目档案管理的质量，关键取决于建设单位的组织管理，只有建设单位做好参建单位的组织、协调和管理，使他们明确各自在建设项目档案工作中应该承担的责任，并给予积极配合，才能保证项目档案的顺利进行。

2、火电机组档案工作的建议

社会一直在以极速前行，如今已经是大数据时代。几千年前有谁会想到现如今的一切，连战争都已经是数字化，遥看我们身边的一切都已经是数字信息更何况档案。过硬的专业知识如还能掌握相关的信息化系统是专业档案人的加持。作为档案人员我们既要思路清晰又要沟通能力强，并且熟悉自己所涉及的档案的专业知识是必须的。广东省在建的所有的工程项目中最能体现档案意义和分量的“金册奖”也成为了我们档案人员的目标和追求。现在的档案要求多元化、信息化、规范化，将来要求会更高，更新会更快，查阅会更便利，应用会更便捷。所以我们也应该紧跟时代的脚步，不断的提升自己的工作能力，让自己成为一名合格的档案人员。

2.1健全档案管理体系，明确职责加强领导。档案管理应按照《档案法》及《档案法实施办法》的原则和要求，强化档案法制观念，建立健全档案管理体系。为此应做到：（1）力争企业领导的重视和支持。只有领导重视档案工作，并将档案管理纳入生产经营活动中，才能真正解决档案管理中的实际问题，使档案管理工作走上正轨。（2）完善档案管理规章制度。档案管理要走上规范化、标准化道路，必须有制度做保证，使档案工作有章可循、有据可依。（3）明确档案管理职责。档案收集、整理、归档、保管都需要专人负责，只有明确了工作职责，才能保证档案工作的质量。（4）档案管理必须统一平台、集中管理。从设计、施工到竣工验收，所有相关单位都应该按照统一的要求建档、归档，保证档案管理归一化、程序化。（5）将声像档案资料放在与纸质档案资料同等重要的地位，重视声像档案资料收集、整理、开发和利用。

2.2加强档案业务培训，提高工作人员素质。档案管理人员的业务素质直接影响到档案工作的质量，针对档案工作人员素质参差、基本功不扎实、专业人才缺乏的问题，应着眼于企业的长远发展，按照档案管理工作的需求，设立专门档案室和配置专职人员。为了不断提高档案工作人员的综合素质，必须加强业务培训工作，可以采用“走出去，请进来”的方式进行培训和教育。为了充分调动档案工作人员学习热情和工作积极性，应将档案工作人员的业绩与工资待遇、职称评定等挂钩。

2.3统一领导分级管理，合同约束档案质量。火电机组建设项目档案管理过程是与项目建设同步进行的，并贯穿于项目建设的始终，按照“统一领导，分级管理；谁形成，谁负责”的原则落实项目法人、建设单位及勘察、设计、监理、施工、供应、运行等所有参建单位档案管理职责，而要实现这一目标应在签订合同时就明确相关细节和责任，通过合同的法律约束力，达到将档案管理纳入法制轨道的目的，使各参建单位明确自己的职责，自觉地按照合同的规定做好档案管理工作。但仅有合同约束还是不够的，因为火电机组建设档案数量庞大、内容繁杂，各单项工程完工时间有先后，为了保证档案管理同步、准确和完整，必须建立相应的监督机制，由项目法人或委托建设管理单位与监理单位监督其他参建单位执行情况，档案管理部门再对前者的档案管理进行监督和指导。

2.4创新观念整合资源，编研开发创造价值。档案管理要克服传统观念的束缚，在管理技术和方法上有所突破，就要在观念上创新[2]。档案编研不同于归档，而是根据“存真、提炼、适用”的原则开展的研究性工作，没有创新意识、勇于探索的精神，不可能产生有价值的成果。同时，编研开发又要擅长利用不同的数据资料，整合各种资源，例如档案管理信息化建设是发展趋势，就要善于利用计算机技术和网络资源，提高编研开发的效率和质量。

3、结束语

综上所述，在火电机组工程项目档案管理的过程中，一定要确保管理更加的符合要求，提高管理的质量，这就需要我们今后更加清楚和明确火电机组工程项目档案管理的方法和对策。

参考文献：

[1]吴敏.浅谈电网建设项目档案管理信息化建设[J].科技风，2017（16）：222.

[2]林瓜量.浅析电网基本建设项目档案管理创新[J].办公室业务，2017（17）：53-54.