分析企业档案管理发展趋势及措施延文静

分析企业档案管理发展趋势及措施延文静

延文静

乌江水电开发有限责任公司沙沱电站建设公司贵州铜仁565300

摘要：企业档案记录了企业在生产经营和管理活动过程中的各项内容，主要包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等等，是企业发展历史的鉴证，具有历史再现性、信息性、凭证性、机密性等。而且，企业档案管理水平可以作为衡量企业管理的一项重要指标。随着信息技术的不断发展和进步，档案管理逐渐趋向信息化发展。本文从企业档案管理的重要性出发，探讨了企业档案管理的发展趋势，并对其信息化发展提出了几点意见，希望对做好企业档案管理工作有所帮助。

关键词：企业；档案管理；发展趋势

对于企业而言，企业档案是记录其生产经营和管理活动的各种形式的文件材料，具有重要的保存价值。作为企业管理过程中的重要组成部分，记载着企业发展的优秀成果，对研究企业的经营业绩和科学发展提供了重要的参考依据。保护了企业的各项利益以及其合法权益。由此可见，企业档案是企业生产经营和管理活动的基础，在企业未来发展中起到至关重要的作用。企业必须重视及加强对企业档案的管理工作，分析档案管理工作的发展趋势，针对档案管理的信息化建设提出有效性的建议和措施，提高档案管理能力，提高企业档案信息化能力和水平，全面提高企业管理水平，促进企业健康、稳步发展。那么，在大数据时代背景下，企业档案管理的发展趋势及措施有哪些呢？下面对此进行简要分析：

1企业档案管理工作的重要性

众所周知，企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。是记录所有社会实践活动的一种重要手段，具有非常重要的历史价值。通过提升企业档案管理水平，进而促使档案资料的收集、整理、分类、保管以及开发利用得到显著的提高。档案管理工作具有一定的系统性，而且专业性要求较高，涉及内容复杂，每一项工作之间都有密切联系。通过加强对企业档案的管理，可以提高档案管理质量，推动企业的进步和发展。尤其是在科学技术水平不断进步和优化的今天，越来越多的先进技术运用在档案管理工作中，使得档案管理工作逐步趋于现代化、信息化，使得企业在档案管理水平提升的同时，进一步促进企业发展。

2企业档案管理工作的发展趋势

现如今，全球进入信息化时代，计算机技术以及网络技术已经得到了普及应用，这就在一定程度上缩短了地球上国家与国家、企业与企业、人与人之间的距离。随着信息空间的不断增大，人们可以“足不出户知大小”，在不出门的情况下了解世界和社会。一方面有效的提高了社会的办事效率，并且使得整个社会之间的联系更加紧密，也使得企业之间的关系更加密切。在这样的背景下，也对企业的发展提出了更高的要求。而随着企业档案信息化建设，档案管理安全成为重中之重，若是档案信息化安全无法得到保证，就会影响和制约档案的信息化建设。企业档案安全管理可以通过计算机技术、网络技术，加强对密码技术、语音识别以及指纹识别技术的应用，提高电子文件资料的安全性和保密性。此外，通过信息技术的运用，有效的辨别电子文件资料的真伪，通过电子文件签署技术的应用，提高了电子文件的法律效力。通过对上述技术的应用，有效的保证了进行档案管理时电子文件的真实性、可靠性以及凭证性。此外，通过网络传输技术的发展和运用，使得档案的利用更加便捷，主要有以下优点：利用速度快、利用范围广、真实性高、安全性好（主要指档案丢失问题）、管理成本低等。将原始载体的档案转化为新型电子载体，可以有效节约档案管理的空间及储存设备等，从根本上解决了档案占用空间大、管理费用高等。目前，档案管理信息化发展已经得到了世界范围的认可。如何促进档案信息化管理程度，提高企业档案管理水平，下文将对此进行分析。

3如何促进企业档案管理良好发展

3.1做好档案信息化建设的规划——国家层面、企业层面

档案信息化建设的开展要在国家制定的档案信息化建设总规划下建立适用于企业的档案信息化建设规划，并逐步执行、落实。其中，国家制定总的规划蓝图，建立档案信息资源共享平台，提出总体档案信息资源共享要求，并制定、颁布相应的规章制度，加强宣传，并切实贯彻至各基层企业。各企业按照国家总规划蓝图和规章制度，立足企业的具体情况进行档案信息化建设，包括档案数量、档案工作投入资金预算、档案和信息专业人才配置、单位发展总体战略等。结合企业实际情况制定档案信息化建设规划，建立与国家档案信息资源共享平台联通的档案管理系统，并根据开展效果逐步调整，才能做好企业档案信息化建设工作。

3.2加大对档案管理相关资金的投入

硬件设备和软件配置是实现企业档案信息化建设的物质基础。档案信息化建设需要配备符合现行规章制度的电脑设备、扫描设备、网关设备、硬盘存储设备、档案管理系统及网络共享平台等。同时，需要根据技术发展，不断引进其他先进的硬件设备，提高档案存储量和保存稳定性。及时更新软件配置，条件允许的可以聘请专业的软件工程师，量身建立档案管理系统和网络共享平台，定期对其进行维护。并将档案信息化建设与企业的整体信息化建设进行统筹规划，实现网络互联和资源共享。以确保档案工作的顺利开展，为档案信息化建设发展奠定坚实的基础。

3.3加强信息化档案的安全建设

在对档案进行信息化建设时，非常重要的一点是加强对信息安全的建设。这就要求企业从制度、技术等方面着手。建立相应的安全管理制度，确保档案信息安全，通过相应的流程降低存在的安全隐患。与此同时，还应该提高档案工作人员的技术水平以及加强企业的信息安全工作，通过建立防火墙、数据加密等措施做好档案信息的防范工作，避免档案泄露或者被非法使用。此外，还需要注意的是要对工作人员进行保密意识教育，提高档案信息的密保性，做到上网不保密，保密不上网。此外，还可以按照档案的保密程度对档案进行分层、分级管理，对于档案按照其密级设定相应的使用权限，进一步降低企业档案信息外泄的风险。伴随着档案信息化管理和实施，能够提高企业的行业竞争优势。

3.4全面提高管理人员的综合素质。

在对档案进行管理的过程当中工作人员始终是占第一位的，管理人员的综合素质会对档案管理工作的质量有非常重要的影响。如何系统的提升档案管理人员的综合素质？首先，要加强外部优秀人才的引进，信息化建设需要专业的信息技术人才，应当加强这方面人才的引进与培养。其次，要加强在岗人员专业技能培训，加强信息专业技术和档案专业技能的培训工作。最后，配置相对稳定的档案管理人员，并做到档案管人员不脱节。系统的提升档案管理人员的信息化建设水平和能力。在进行档案管理的过程当中借鉴先进的档案管理经验，档案管理工作人员还需要同企业单位人员进行交流，认真总结工作当中出现的问题，有效地提升档案管理工作水平，使档案管理工作更加科学化。

总而言之，档案管理工作对于企业而言具有重要的意义。而随着信息技术的发展和进步，企业的扩张需求，就应该加强对档案管理工作的信息化建设程度。做好档案信息化规划、加大对档案管理相关资金的投入、提高档案管理的信息化水平、加强信息化档案的安全建设、全面提高管理人员的综合素质，促进企业档案信息化管理水平不断提高，推动企业进一步发展。

参考文献：

[1]王立玲.企业的档案管理在市场经济中如何应对[J].黑龙江史志，2013，（21）：135.

[2]徐方.现代信息技术对企业档案管理的影响与对策[J].办公室业务，2012，（07）：93+96.