集约化采购管理与电子商务平台应用

集约化采购管理与电子商务平台应用

李纪元

国网山东省电力公司东营供电公司257091

摘要：招标采购电子平台的引入运用，更是实现集约化采购管理的助推器，通过采购信息化与供应链系统的集成形成大数据，实现集团化企业统一采购标准及规范化管理及监管，同时整合资源，合理控制库存，最大限度减少库存资金占用，有效降低采购成本。

关键词：集约化；采购管理；电子商务平台

1传统人工采购模式与电子平台存在的缺陷

1.1分散采购

传统的分散采购模式虽然存在采购流程较短、时效性好，能够适应零星采购、紧急情况采购，采购与需求能较好结合的优点，但也存在采购过程控制和库存控制较差，特殊要求会因采购人员无相应专长而有所偏差的问题，并且分散的采购体系给企业运行带来了巨大的浪费，增加了企业运营的成本。主要表现在以下几个方面：

1.1.1各自为战的短视行为

公司所属企业作为一个单独的职能部门，各自为战，完全从本位主义开展工作，对采购的管理主要是从廉政和防范风险的角度来管理每一单采购，没有把采购提升到专业高度来操作，也没有完整的采购制度和持续的采购策略，更多的是一锤子买卖，很难考虑企业和长远需求。

1.1.2信息不能共享及有效沟通

各企业与公司内其他企业间较少进行直接沟通，通常企业只关心本企业物资采购及供应，很难做到信息共享。如电缆采购受地域、批量、供货周期等因素影响，由于信息共享及沟通不畅，致使公司内所属企业在同一家供应商采购，出现不同采购价格。

1.1.3不能实现资源共享。

企业间相同规格型号的大型机具、设备及配件，由于缺失信息和资源共享，形成重复采购，在这种状态下，企业的库存周转率很低，占用了大量资金，使其承受了较高的仓储成本和资金成本。

1.1.4公司总部难以做到全方位管控、监管。

1.2传统人工集中招标

1.2.1公司所属企业同质化类的物资采用传统人工方式集中招标时间长、工作效率不高。

1.2.2由于受限同质化物资种类，很难再扩大集中招标范围，对于非同质化的大额物资、区域性大宗物资，仍采用传统的集中招标方式，已不适应。

1.2.3传统的人工集中招标方式，在实际的招投标操作中仍然存在许多问题，如评标容易受干扰，投标商通过各种途径对评委施加影响，在预审、评标、定标等评审环节中会出现许多影响，甚至出现围标、串标等恶劣行径，妨碍招标的公平性，以及部分评委专家带有部门或行业偏向，在评价过程中难以保持客观公正性。

2集约化采购管理与电子平台应用策略

2.1优化采购管理模式、整合资源针对企业自身采购物资特性，优化整合为公司层级集中类物资采购、公司层级管控类物资采购、授权企业自行类物资采购的三级管控体系，具体如下：

（1）将公司所属企业同质化物资（通用类物资）全部按类别汇集，由公司统一组织招标采购，提升招标采购的议价能力，降低采购成本。

（2）对单件大于20万元非同质化物资实行管控采购，此类物资企业需求计划，招标、合同签订均需公司层级过程参与、监管和终审批。

（3）单件低于20万元非同质化物资，公司授权企业自行采购，由公司刚性制度和电子平台实行监管。

2.2优化采购管理流程、规范采购管理

采购管理流程是一项复杂的系统工程，以创新的采购管理理念为依托，以刚性制度为依据，以计算机、网络、信息管理、自动控制、自动识别等先进技术的应用为手段，实现企业内部采购流程的自动化、智能化、快捷化、网络化和信息化，进而规范采购管理行为：

（1）精简原有流程，创新规划最快捷、最高效物资采购新流程，改变原管理流程中环节较多、人工干预环节较多，流程较长，牵涉部门较多造成的相互推诿现象。

（2）以电子平台及网络信息技术实现管理流程，按照层级管理授权设定权限审批，实现由计划、招标采购、合同、验收、付款全过程规范化，提升企业的管理水平和工作效率。

2.3提高采购监控管理水平、实现阳光采购

（1）通过电子平台搭建，实时地对各企业和各部门的采购过程进行全方位的监督和管理，从而提高公司整体采购的公开、公平、公正阳光采购。

（2）对供应商进行建档统计分析，实现对供应商的评价监管，为各企业在采购过程中提供有效的决策依据。

（3）对各企业招标采购状况及时了解，并进行监控，从而增强公司的控制力，帮助企业实现低成本的目标。

2.4对供应商进行有效管理

（1）建立统一的供方管理办法和供应商管理平台。根据集中管理、分级负责的管理思路，在管理平台进行供应商准入、评价和淘汰工作，在关键点设置交易中心管控环节，定期统计分析战略、优秀、合格的供方数据和成交量、合格率等全方位数据，为精细化管理供方提供指导依据，总体上实现供应商的优进劣汰和供应商资源共享，为企业构建长期稳定、成本合理的供应链管理，提供技术与资源支撑。

（2）通过电子平台系统，建立供应商在平台注册和供应产品电子目录，形成供应商及供应产品数据库，对各个供应商的基本信息、资信信息做到全面了解。同时对供应商提供产品的各种参数进行分析，从而实现性价比更高、价格最低、优质服务，同时，在同一电子平台下，各所属企业共享供应商资源。

2.5同一平台下信息共享、资源共享

（1）公司所属企业共享库存物资资源，合理调配、调拨，有效降低库存，减少资金积压。

（2）企业间同型号、规格的大型机具、设备及配件联合储备，减少重复采购。

2.6制度建设

采购模式的改变，必须要有相应的管理制度来规范我们的行为，应制定与相适应的管理制度：

（1）物资采购计划管理办法。

（2）物资招标采购管理办法。

（3）招议标采购物资价格管理办法。

（4）物资采购合同管理办法。

（5）供应商管理办法。

（6）电子信息化平台运行管理办法。

（7）招议标评委及评标管理办法。

3集约化管理及平台应用效果

3.1满足公司集中、管控、授权类采购物资招标的业务，针对不同品类的物资，形成有针对性的集约化采购管理方法。

3.2采购计划、物资招标采购、合同签订操作流程规范统一，所属企业的采购业务均按照网上的统一流程要求进行，同时，划清了集中采购、管控采购、授权采购的权限，规范了物资采购的管理。

3.3全公司所属企业范围内共享采购数据，通过统一的供应商准入和审核流程，形成一个全公司的供应商资源库，公司及下属企业根据权限的分配，可查出全公司范围内某个品类的合格供应商有哪些、某种物资其他企业的采购价格等数据信息，指导决策、评标；并为调配、调拨、降低库存提供依据，同时，可将不同企业的模板数据如公告模板、评标模板、合同模板等在全公司范围共享。

3.4各采购业务、设置关键审批节点，针对不同角色，可设置不同的招标网平台的操作、查看权限等，形成有效监督机制，实现采购业务的内控管理。

3.5所有采购业务数据均可在平台查阅，便于采购领导、审计、监管等人员对采购项目的合规性，采购数量、价格的合理性，采购项目的竞争性等进行审核。

3.6及时准确抽取采购业务数据，进行统计分析，有助于依据数据管理决策。

4结论

通过集中、管控、规模化采购模式变革，利用信息化电子平台，实现了公司所属企业采购计划、招标、项目、合同、统计分析、专家、供应商、监管在同一系统下全过标准的程统和规范化，推进了企业集约化采购、信息化共享和资源的共享，避免了传统分散采购模式下的缺陷，做到了公开、公平、公证，阳光采购，降低了采购成本，增强了企业市场竞争能力。

参考文献：

[1]谭颖.电子商务企业物资采购环节管理研究[J].法制与经济，2011（08）.

[2]陆其琛.国有企业物资采购信息化探析[J].商场现代化，2011（15）.