供应商的档案管理

供应商的档案管理

范兴

惠州市第一人民医院广东惠州516000

摘要：供应商档案管理是供应商管理的重要组成部分,具备凭证作用和参考作用。其凭证作用反映在真实、完整记录了供应商的资质、供货、业绩等信息,保留了供应商审批、评价、变更等资料的签批手稿、发布文件及备忘等,为后续的工作核查提供备案依据。

关键词：供应商；档案管理；方法

1档案全过程管理概述

档案前端管理、库房保管、后程监管等是档案全过程管理的三个阶段。同传统档案管理工作相比，优势在于：

1.1有助于拓展档案工作环境

加大了对档案库房内和库房外的安全管理力度，能够确保档案在任何使用环境下都免受破坏和影响。

1.2有助于延伸档案工作业态

通过全过程管理，可以对收集、管理和应用等档案的每一个工作业态进行全面监督和管理，其中包括档案展览陈列、开发利用和编研等环节，降低了安全事故发生的概率。

1.3有助于提升档案工作目标

要想从根本上提升档案管理安全性，不仅应采取有效措施避免档案丢失、损坏等我那天，还应对各种潜在的因素和风险进行控制和消除，努力营建一个无害和安全的档案管理环境，这就要从档案管理的每一个环节入手，实施全过程管理。

2供应商档案管理相关理论

2.1供应商管理

供应商管理是供应链采购管理中一个很重要的问题，它在实现准时化采购中有很重要的作用。供应商管理就是通过维护和加强伙伴关系，使供需双方进一步发展成为战略合作伙伴关系，产生新生产能力，将供应环节价值增值提升的过程。供应商管理是采购工作中一项极为重要的环节，不断优化和改善供购关系是供应商管理的终于手段。供应商管理指标体系包括四个方面：质量（Quality）、成本（Cost）、交货（Delivery）、服务（Servise），统称QCDS。前三个指标各行各业通用，相对易于统计，属硬性指标，是供应商管理绩效的直接表现；服务指标是供应商增加价值的重要表现。前三个指标广为接受并应用；对其余指标的认识、理解则参差不齐，对其执行则能体现管理供应商的水平。供应商管理，其内容包括供应商开发、供应商档案信息存档、供应商评选、供应商联盟、供应商绩效评估及供应商的退出等。其中供应商评选和评估是供应商管理的一个最重要的环节，只有客观、科学地评估供应商和进行供应链管理，才能共同为最终用户提供最大价值的产品和服务。供应链管理成为关系到企业生存和发展的关键，而供应商评估则是做好供应链管理、使供应链合作关系正常运行的基础和前提条件。

2.2供应商档案管理对象

2.2.1从时间序列来划分

老供应商、新供应商、未来供应商。新供应商和未来供应商为重点管理对象。

2.2.2从业务合作程度来划分

淘汰供应商、潜在供应商、候选供应商、准供应商、合格供应商。包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。对于第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的供应商，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类供应商，档案管理的重点是全面搜集和整理资料，为即将展开的交易业务准备资料。

2.2.3从供应商性质来划分

特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司等。这类供应商因其性质、供应特点、供应方式、供应量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。

2.2.4从供应数量和市场地位来划分

包括主力供应商（供货时间长、供应量大等），一般供应商。不言而喻，供应商档案管理的重点应放在主力供应商上。

3供应商档案管理

3.1档案收集整理

收集整理是从各相关单位部门收集档案所需的信息数据,并进行归纳整理到标准格式,便于信息录入。收集整理的内容有基础信息、业绩信息、变更信息、查阅信息等几个方面。基础资料部分主要是记录供应商的资质信息和综合实力信息、通讯信息。资质信息主要项目为营业执照、生产许可证、卫生许可证、税务登记证、特种行业生产销售许可证、体系认证等信息,这些资质需要满足企业对合格供应商的基本准人要求。通讯信息主要项目为供应商企业的地址、邮箱及主要领导的职务、联系方式等。综合实力信息主要项目为企业规模、资金实力、年度销售额、生产能力、企业主要工艺设备、技术工艺特点、企业以往的销售业绩及客户,以及获得的专利证书、获奖业绩等体现企业综合实力的信息。同时,也需要将企业生产现场、主要工艺设备等反映实际生产情况的场景拍成图片,录入档案。供应商业绩信息主要记录供应商的日常业务交付信息、定期的业绩评价、定期的质量审核等信息。日常业务交付信息是指供应商的供货类别、供货品种、合同价格,及按季度和年度统计的交付数量、交付金额、交付及时率、交付合格率、三包外赔率、三包外赔金额等信息。供应商业绩评价信息是企业依据供应商的业绩评价标准,有采购、质量、销售等相关部门对供应商按季度、年度实施的评价结果。供应商审核信息是企业对供应商进行质量的例行审核、专项审核时,根据审核评价标准,对企业的评价结果、整改项目、整改验证等信息。供应商奖惩信息是记录供应商在企业中获得的奖励和处罚信息,信息主要是与企业的合作关系、年度评议结果、停供整改等年度内各项重大信息。供应商变更信息主要是记录供应商资质信息的变更、供货信息的变更。查阅信息是记录档案的查阅方式、查阅人员、查阅内容等,是对信息保密和查阅的留底存档。

3.2档案审核

审核是从各渠道对收集整理的信息内容进行验证,以保证录入档案的信息具备真实、有效、完整,是整个体系中的重要把关环节。供应商资料的审核主要是审核资料的真实性、有效性。其中资质资料主要是审核单位名称的一致性、资质的时效性、物资生产销售的合法性等。

3.3档案录入维护

录入维护是将档案资料存档、录入系统,并定期维护。供应商初期档案经审核后,存档和录入系统的同时,必须对档案和系统进行维护,并且维护和录入要求在记录上留有痕迹。供应商档案是动态档案,具备时效性和连续性的特点,随着供应商各项证、照的时效期、企业规模变化及业绩评价、奖惩内容等档案信息的变化,对档案信息进行定期维护也是必然的。

3.4档案编目统计

编目对供应商档案建立目录和索引,方便档案保存和查找。统计是根据采购需求,统计供应商情况,为采购过程中“采”的环节提供数据支撑。编目需要编制供应商目录和内容分类目录、主题目录、专题目录及查阅指南等,提供各类档案检索工具,为查阅档案者服务。统计是根据内容进行分类统计,统计出各项信息数据,为采购环节的政策制定提供依据。经常用的是根据供应商的供货类别、供货金额、供货单位、工艺技术特点、地域分布、企业规模等项目,对供应商进行分类统计。

3.5档案查阅

档案查阅首先要建立严格的档案查阅制度,既保证信息的有效利用,便于查阅,同时也要求有信息的保密措施。其次,为查阅人员提供查阅需求。档案的基本功能是服务功能,为查阅者提供集中、系统、专业、广泛的信息,满足查阅者对档案资料的需求是查阅制度建立的目标。档案资料根据内容不同,设立不同的保密级别,建立相应的分级查阅机制。通常供应商的信息分为一般级别和保密级别,针对不同的查阅人员进行授权,可查阅不同级别的信息。

4结束语

总之，档案管理工作质量直接关系到档案的真实性、完善性以及保密性，对各个领域的长期发展具有直接影响。供应商档案管理为纸质、电子两种存档模式，保证了供应商资料的完整性、保密性、及时性，能使相关人员更准确、更及时的掌握供应商相关信息变更，更方便、更速度的查找供应商信息，为供应商管理奠定了基础。

参考文献

[1]范巧燕.企业档案管理.经济管理出版社2016.

[2]曾嵘.供应商管理.机械工业出版社2016.12.

[3]周云.采购成本控制与供应商管理.机械工业出版社2016.11.