不动产档案的管理与服务利用

不动产档案的管理与服务利用

莫少仪

（肇庆市高要区不动产登记中心，广东肇庆南岸）

摘要：本人莫少仪1998年8月毕业于广东省广播电视大学会计学专业，于2003年一直在高要区房产管理局档案室工作，虽然不是学习档案专业，但做一行爱一行，不断在工作中加强档案专业知识的学习，使自己在日常工作中得以顺利开展。2016年6月高要区成立了不动产登记中心，本人调到了现工作单位高要区不动产登记中心,仍然是负责档案室档案管理查询等工作。成立前所有的房屋、土地等登记档案仍然由不动产登记中心档案室管理归档的。随着不动产档案量的日益增加、庞大的日常业务需要井井有条的档案管理，才能为各种类型的业务快速、准确地提供与实际相符的档案利用证明材料，因此，信息化环境下不动产的档案管理与服务利用显得日益重要。本文通过分析不动产档案的特点，针对不动产档案的管理、利用方式及途经进行探讨,并以通过阐述充分发挥不动产档案的利用价值,使之产生广泛的社会效益和经济效益。

关键词：不动产档案；管理；利用

一、不动产档案的特点

1、不动产档案的政策性和专业性

不动产档案信息是不动产产权产籍管理活动中形成的权证、契约、文件、图纸、表册、电子文件等各种不同形式和载体的历史记录。这些不动产信息，记载了不动产产权归属和沿革,反映了不动产的状况，因此不动产档案具备很强的专业性。

2、不动产档案的动态性和历史延续性

不动产档案是处于动态之中不断随着客观情况的变化而变化的。不动产从它的规划、起步到建成或再到继承、赠与、交易等方式，为形形色色、各式各样的权利人所拥有该产权，期间都需要名目繁多的文字类文书加以记载，并保存备案，这些不动产档案形成后，为以后更多的不断买卖、更换、继承、赠与、分析等权属变更不断发生，具有极强的动态性。而且，国家针对不动产的法律法规也不断变化加以调整,不动产权的变更交替更是随时随地在变化，各种意料之外的纠纷也层出不穷。随着现代科技的发展,特别是信息技术的广泛使用，使档案的保存方式更加便捷，让档案的记录不仅原滋原味，而且栩栩如生，图文并茂，因此其储存价值也无可估量，不仅作为各债权利的证明，也在技术及文化方面也极具历史延续性，必须不断地补充新材料，才能自始至终地反映不动产权的现实状态，才能确保不动产档案信息的历史延续性。

3、不动产档案的法律凭证性和真实性

不动产档察的这一法律地位，使不动产档案的开发利用对不动产权利归属的判定具有特殊的意义。作为价值昂贵的资产，并且房屋是神圣的不可侵犯的不动产，需要得到法律的认可和保障，所以不动产档案信息必须与实际相符，才能在产权审核和调处纠纷中起到凭证和参考作用，因此每一个档案管理者务必克尽职守、务必真实、客观、准确地记录档案。

二、不动产档案的开发利用方式

随着我国社会生义现代化建设的发展，城市建设日新月异，房地产开发势头强劲，房地产市场空前活跃。在不动产行政管理、住房制度改革、产权变更、房屋变动、落实私房政策、解决民事纠纷、城市规划、征地拆迁及不动产权登记发证等各项工作中,都需要利用不动产档案调档定界、判断产权。所有这些，越来越突出地显示了房地产档案的重要性和社会价值,因此，我们始终把面向社会、服务大众,保护不动产的权属登记信息资料,作为不动产档案管理的主要目的和重要任务。提供档案利用服务,主要以原件提供利用、以档案复印件提供利用和以档案史料参考资料等提供利用三种形式，具体而言，有以下两种：

1、不动产档案的复印和查询证明

这是不动产权属档案利用的主要方式。房屋拆迁，房屋买卖、房地产抵押,企业改制，资产重组、权利公告,解决房地产纠纷,公安司法机关和纪检监察部门查询、冻结、查封、财产保全等行为都是以这种方式进行利用。这种方式的好外有:可以保护档案原件,减少对原体的机械磨损,避免遗失原件，并同时满足不同利用者的需要。

2、不动产档案的外借

不动产档案与文书档案有着重大的区别,也不同于一般的档案。在特殊的条件下,经过严格的批准，不动产权属档案可以暂时外借，外借档案要注意跟踪督促归还，不得转借、复制，注意保护和保密，不得遗失和损坏。一般来讲,档案外借必须严格把关,在外借期间还要经常性地与借阅方沟通,了解现状，以防遗失或被转借他人。期限一到，必须马上追回，档案管理者务必做到心思慎密,在整个过程中不能有任何遗漏。

3、不动产档案利用的途径

（1)加强不动产档案管理机制,实规档案管理现代化。

随着科学技术的发展，以计算机技术为核心的现代信息处理技术正在深入到不动产档案管理中,它的出现使档案的存储手段发生了革命性变化。电子存储媒体(就是通常说的各种软盘、硬盘和光盘）虽然体积小,但存储量惊人，比纸张存借的信息量要高出亿万倍，而且电子媒体的输入、输出、查询、修改等操作都比纸张媒体更加方便快捷。同时网络的出现也使房地产档案在一定范围内能够实现信息共享。当然网络服务也有自己的风险，因此利用网络共享档案信息，事前务必进行杀毒操作，并对信息进行有效加密,允许特定人群共享信息。

（2）积极开发不动产档案信息资源，做好档案管理工作

新的环境下，不动护档案中含有十分丰富的信息，内容涵盖建筑，材料、商业、市场、以致法律法规、勘探、测量、水文地质等方方面面。这些信息凝聚着劳动者的汗水和创造性的努力、因此档案工作者不仅要把原始档案资料管理得并并有条，还应该深层次地挖掘档案中包含的信息内容，把单纯的文字凭证变成蕴藏有丰富信息的具有科学及实用价值的资料。

（3）加强不动产档案服务，满足用户需求

近年来，不动产档案功能建设日趋完善，由档案室出具的各类不动产证明成为办理土地证、户籍登记、购房贷款、案件诉讼等事宜最可靠的依据。不动产档案的电子化管理更使档案利用效率得到迅猛提高，为社会各界和经济建设提供服务。总之，不动产档案在利用中，应尽量服务于社会，为城书建设提供准确的信息服务,使之产生广泛的社会效益和经济效益。