计算机背景下企业档案整理方法的改良

计算机背景下企业档案整理方法的改良

董文丽

董文丽

河南省郑州市河南机场集团有限公司总经理办公室

摘要：计算机网络技术的迅猛发展需要现代企业的管理模式做出相应的变化，企业的档案整理工作与企业行政工作的顺联进行有密不可分的关系，因此，其档案整理方法需要进行改革和调整才能适应时代和企业发展的新形势的变化。本文试图通过对计算机背景下企业档案整理方法的改良，促进我国企业档案事业的可持续发展。

关键词：计算机背景；企业档案；整理方法；改良

前言：在信息化浪潮中，我国的企业也在向信息化和现代化发展，其管理方法和制度在逐渐深化。企业档案包括了企业发展过程中全面的、重要的信息资源，对其整理方式的改良能够提升其在企业发展中的服务效率，也对企业的管理工作起到促进作用。因此，现代企业越来越注重其整理工作。

企业档案与企业档案整理

企业档案

企业档案是对企业的产生、发展及发展过程中进行的生产活动的记录，是企业产生后在生产、管理过程中做出决策和进行活动的参考与依据的标准，是企业重要的信息资源。企业产品的开发、生产和销售都是按照企业档案中的标准和原则进行的。伴随着企业的发展变化，企业档案也在不断地丰富、深化。企业档案包括管理性、科技性、销售性和人事档案。企业的管理性档案指企业在日常运营过程中对生产、经营的管理过程中做出的记录；科技性档案是指企业生产过程中形成的关于生产力等因素的记录；销售性档案是在企业的产品销售过程中形成的记录；人事档案是对企业员工进行管理、组织过程中形成的记录。企业档案在企业发展和运转过程中有重要作用，其具有职能性、变化性和执行性特征。企业档案的职能型特征是由于企业档案是在企业的产生、发展、运营过程当中形成的，企业运行的所有环节和员工活动都是在固定范围中产生的档案。其变化性特征是针对内容而言的，企业档案随着企业的发展是一个不断深化、发展的过程；其执行性是企业运行过程中的一切生产活动需要以企业档案为参照依据。算机背景下，信息化时代的到来，企业档案已经逐渐再向电子档案转变[1]。

（二）企业档案整理

企业档案的整理是从其产生到失效过程中的保存、管理，包含对其的登记、收发、更改、传递的过程。对企业档案的整理流程和整理方法也发生了变化。

计算机背景下企业档案整理的新特点

整理形式更加灵活

传统企业发展过程中，统一集中的企业管理模式导致了对企业档案的全面控制。在经济逐渐开放和快速发展的今天，企业发展中面临的竞争和挑战增加，同时也为其带来了更多的机遇，统一集中的企业管理模式已经不再适合企业的发展，所以，企业的档案整理方式也发生变化，其逐步向分散的管理方式转变。因为企业是包含丰富资源的独立的机构，分散的档案管理更适合其向现代化转变，也能够提升其发展水平[2]。

整理模式发生变化

新形势下，企业根据自身的发展特点，运用多种手段对企业档案进行整理，形成独特的整理方式。我国企业档的整理方式一直在向着先进化和现代化发展，是从很多阶段发展而来的：在计算机没有得到广泛应用前，企业档案的管理是手工管理，而且最初沿用案卷级整理方法。从2000年开始实施文件级整理方法，但是这种管理方法并不适合企业档案的整理，导致其一直使用案卷级整理方法。计算机出现以后，企业档案整理使用单机数据库管理，这时已经开始了在计算机上以数据库的方式保存档案，在查找、搜索过程中使用更少的人力、物力和财力，企业档案整理效率已经大幅度提高[3]。但是单机数据档案整理方法功能比较单一，且通用性较差，信息化时代到来以后，单机数据库的信息可以通过网络的连接进行企业档案信息的共享、整合，有效地把档案整理和数据使用、信息技术结合在一起，能够对企业档案进行统一整理，也便于对其进行分布整理，给企业档案的整理节省了投入成本，提高了效率。

企业档案整理过程中社会化协作逐步加强

当今很多企业在发展过程中将企业的部分业务外包给社会，看似增加了企业成本负担，实则企业是通过更低廉的价位获取更专业的服务，还节省了企业的支出。企业档案整理过程中也同样运用外包的方式把非现行档案的整理工作外包出去，这能够有效地缓解企业保存档案带来的压力，减少保存费用，而且这种社会化协作下的企业档案整理过程让国家档案管理部门实现了部分社会事务的分离，也在社会中的档案整理中形成竞争，促进档案事业的快速发展。

、计算机背景下对企业档案整理方法的改良

完善企业档案整理流程

传统的企业档案整理过程中有很多不足之处，比如过分地依靠行政力量、单一的整理模式、不注重管理效益，这些因素都导致企业档案不能真正在企业发展中发挥积极作用。高速发展的社会要求提升企业的生产效率，这就需要企业内部工作的顺利、高效发展。我国有法律法规规定了企业档案的分类，但是由于企业档案体系的复杂性，有很多档案是无法归类的，可以通过计算机信息系统设置综合类，让很多无法归类的档案形成一个类别。档案管理人员如果有需要时，可以有明确的查找范围。企业档案的分类应该严格按照档案内容进行归类，根据内容按级分类。很多企业在进行档案归类时，仅仅依靠其项目名称做了简单划分，实则内容和名称往往有不相符的情况，这给档案后期的使用过程造成了很大的麻烦。如果在企业档案整理中单一地使用文件级档案整理或者案卷级档案整理，都是不科学的。两种方法的结合能够帮助数量、种类庞大的企业档案进行科学整理。在数量较少地、零散的企业档案整理中采用文件级档案整理方法，因为其子数目的数量太多，在档案的使用、传递过程中需要繁琐的工作。在数量较多的企业档案整理中运用案卷级档案整理方法，有利于其系统化管理。有些档案在管理过程中需要和其他档案形成整体，因此要对其档案搜集完整以后再归档，对其中的单份文件分别装订按照顺序进行排列，保证档案信息整体性的同时方便查找、搜索[4]。

结合计算机信息技术保障企业档案安全

如今电子档案取代了一部分纸质档案，给企业的档案整理工作减少了压力。以前纸质档案受到工作岗位、环节的束缚现在电子档案在这些环节中一体化集成。在企业档案整理过程中，使用信息监控对其产生、传递和利用都在计算机信息系统的的管理下完成，形成信息传递迅速、信息利用率高的全新的档案整理体系。企业档案整理过程中要加强技术创新，传统过程是以手工管理为主，计算机管理为辅助的方法，现在要逐步过渡到以计算机管理为主、手工管理为辅助的阶段，充分发挥信息技术的强大作用，让高科技的新兴技术贯穿在企业档案整理的每一个环节中。同时，电子档案广泛运用过程中，要发挥计算机的强大作用，报账单其安全。对电子档案进行加密技术，保障其储存时候的安全，以及其传递过程中的安全，企业档案设计到企业的重要信息，其内容关系到企业的稳定，有些档案内容是不可以公开的。对档案内容进行加密，保障其信息安全，与传统纸质档案相比，电子档案更容易造成丢失、混乱，因此，需要强化企业档案整理过程中安全技术。信息化发展背景下，企业档案的整理有原来传统的手工整理向网络信息整理转变，且整理的流程和方法都有改变。传统的手工整理由于档案逐步向电子档案的转变而发生变化。企业在各种竞争和挑战中不断发生变化或作出调整，外部环境影响下对企业档案的整理也提出了新的要求，企业档案的整理方法和整理模式也会发生相应的变化，这项工作依然需要更新、进步[5]。企业档案整理过程中信息化的融入给其产生、开发、传递、使用的过程都起到了积极作用。

结论：计算机背景下促成了很多电子文件合电子信息的产生，企业在改革发展中积极利用信息技术进行企业档案的整理。企业档案是企业信息的关键阵地，对企业档案的整理是一项复杂、繁重的任务，利用计算机信息化能够提升其工作效率，也能够促进企业的科学、高效管理，是这项工作发展的必然趋势。希望企业档案人在这条道路上继续探索，促进企业档案整理工作继续向着规范化、合理化前进。

参考文献：

[1]张敏.湖南省档案馆档案管理研究[D].长沙：湖南大学，2011.

[2]康旭冉.企业档案安全保障体系建设研究[D].保定：河北大学，2014.

[3]杨红仙.信息化背景下档案信息资源的整合与共享[D].昆明：云南大学，2010.

[4]刘冰.民营企业档案管理模式研究[D].长春：吉林大学，2011.

[5]张静怡.信息化背景下供电企业档案管理改革研究[D].昆明：云南大学，2013.