企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求

企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求

王雪婷

（国网山东省电力公司山东省济南市250001）

摘要：当前，我国无论是行政事业单位或是私人企业，其领导者普遍未对单位的人事档案管理工作给予足够重视，因而管理不规范的情况也较为突出，进而使得单位的人事档案管理工作难以充分发挥其作用，以至于严重影响了单位的人事管理水平。随着社会的不断发展，在各行各业都有了长足发展的情况下，人事档案管理工作的重要性也在不断凸显，对此，单位应务必努力提升自身的工作规范化水平，以此为提高自身的人事管理水平提供有效支撑。

关键词：企业；人力资源管理；人事档案管理；新要求

1对人事档案管理的新要求

1.1价值体系的提高

企业要根据自身的经营特点以及文化体系来构建一个相关的价值体系，这对于人力资源管理是很重要的一点。文化构建对于企业来说是至关重要的，价值体系对于企业而言就像一个催化剂，很多情况下要据其来对企业进行相应建设。

1.2建立价值评估策略

在企业中，对于员工的评估是很有必要的，在进行人力资源管理的过程中，可将相关的考核体系融入进去，注重对企业人员以及绩效的评估。建立完善的价值评估策略对于员工也起到了相应的激励作用，对人员进行定期评估，将其业绩纳入评估体系之中，使价值评估在档案管理中起到一定的作用，使完善的评估体系得以运用，以此来改善企业档案管理现状。

1.3作为重要指标

对于人力资源管理水平的评价，人事档案的管理就可以作为人力资源管理的重要指标，人力资源的管理要相对专业化，那么这就对管理人员提出了相关要求，必须具备相应的专业涵养以及基本的职业道德，这样才能进行相应的管理。

2行政事业单位人事档案管理规范化的意义

2.1为日常管理提供资料

在行政事业单位的人事档案中，详细记录着单位职工的各方面信息，包括职工的经历、学习、职称、职务以及社会关系等各方面情况，而这些信息不仅能为员工的培训、绩效考核以及社保办理提供各种原始材料，且通过对这些人事档案资料的深度分析，还将有利于维护单位日常管理工作的有序开展，从而促进单位的有效发展。

2.2为队伍建设提供依据

一直以来，构建能力突出、结构合理的员工队伍都是行政事业单位人事管理的工作重点，而通过查阅人事档案，可方便调查人员对员工履历展开分析，进而将最终的评价结果作为员工晋升的可靠依据，以此避免队伍建设缺少方向性。

3企业人事档案管理工作中存在的问题

3.1档案的内容不完整降低了管理效率

人事档案既是对一个人的概括，也是整体概貌的描述和概括，很多时候企业人事档案不够完整，其内容的缺失使得人员流动性变大，用人制度也会受影响。企业相关制度的不完善使得没能做到档案随着个人走，这种现象在现代企业是很常见的现象，所以造成档案的重建、废弃以及多次更改的现况，人员流动性大导致时常会出现私截档案的现象，这种现象对于人力资源的管理是有影响的，会造成管理的盲区，就会造成档案的内容不完整，信息的断层以及脱节会使人员档案的完善程度受到影响，人力资源管理也会很大程度地受到影响。

3.2用人机制与人事档案管理工作不适应

企业用人机制要跟上时代的步伐，随着时代的日新月异，用人机制也愈发变得灵活，以前的用人机制多半是死板的，工作经历等方面都是比较重要的，而现在的招聘不会过于注重其他方面，而是看重员工个人能力，对于员工的约束也不是依靠人事档案扣押与归还这个流程了，与员工达成工作意见使用合同的形式来进行用人机制的达成。员工会因为各种原因选择换工作，那么原单位就可能会出现扣押档案的现象，这种现象就可能导致档案的脱节。

3.3管理档案的水平偏低

一般企业的人事档案是由专门的部门进行分批管理的，在管理过程中没有设置基本的分类，且一定程度上档案管理的相关设备也相对落后，在收集整理这块也没有做到尽善尽美，导致档案的真实性也受到了影响，这种现象严重影响了档案的管理水平。

4新时期人事档案管理规范化的策略

4.1端正单位人事档案管理工作的态度，充实人事档案内容

作为单位人事档案管理人员，应务必端正自身的工作态度，进而在面对日常的人事管理工作时，做到对人事档案资料的及时整理与收集。与此同时，单位人事档案管理人员，其所收集的人事鉴别表，也应务必以事实为依据，以确保档案资料的真实性。随着时代的不断发展，现代人事档案管理工作也应逐步往信息化的方向发展，对此，作为单位人事档案管理人员，应积极采用现代信息化的管理手段，一方面可切实提升档案资源的运用效率，另一方面则能确保档案的安全性与保密性。而在建立档案人才资料库时，应将具有专业技能资格证书的职工分类录入人才库中，以切实发挥人事档案管理的作用，并为单位领导制定人才使用策略提供可靠依据。此外，单位的人事档案信息收集范围也应随之得以有效拓宽，如除了要将员工个人的职业能力以及其职业道德水平均设置为档案收集重点外，连同员工的个人成绩、优缺点以及违纪材料等情况一并收集，从而为用人单位提供参考并进一步规范认识档案管理。最后，针对此前便已存在的个人档案资料，单位应主动对其进行补充与完善，之后再进行统一的归档，以确保认识档案材料的完整。

4.2真实准确是人事档案管理规范化的前提条件

作为单位人事档案管理人员，首先应务必清楚掌握人事档案资料的收集范围与条件。与此同时，针对哪些材料必须入档，而哪些材料可选择性入档等均应做到心中有数，以避免人事档案资料搜集工作盲目开展。其次则是针对入档材料的真实性应进行严格的把关，并针对其中可能造成误解的材料进行相应的规范，如针对出生年月，便应当注明是公历或农历，而关于岗位调动，则需重点查看是否存在手续不全的情况。唯有从源头上严把质量关，方可确保入档材料的安全与真实，进而确保人事档案信息的准确性与权威性，从而为员工档案的管理提供可靠依据。

4.3健全制度是人事档案管理规范化的根本保证

任何工作与制度的最终落实终究在人。因此，为确保单位的人事档案管理工作逐步往规范化的方向发展。作为单位管理者，除了需认真学习《中华人民共和国档案法》，以领会其精神外，尚需根据该精神并结合本单位的实际情况来制定科学、合理的人事档案管理制度，一方面可对相关工作人员的日常工作行为起到一定的约束作用，另一方面则能进一步确保单位人事管理各项工作的有效落实，以满足时代赋予单位人事管理工作的要求。

4.4信息化是人事档案管理规范化的必然趋势

随着社会的不断发展，我国也已全面步入信息化时代，在此新的时代背景下，单位的人事档案管理工作也应逐步往信息化的方向发展。如利用计算机、扫描仪等现代化的技术与设备将人事档案资料录入计算机，后经相关技术将其转化为电子数据，一方面可确保员工信息的实效性、真实性与准确性，且通过建立档案管理局域网，还将实现人事档案管理网络化，进而提升档案的利用效率，以满足社会主义市场经济体制对人事档案管理的新要求。

4.5注重人事档案管理队伍建设

关于单位人事档案管理队伍的建设。首先，单位应在用人制度方面予以完善，如要求相关工作人员必须持证上岗等。其次则是合理配置人才并重视高素质人才的引进。随着时代的不断发展，当前企业的人员配置已越趋年轻化，因而同时也应注重对员工的专业知识培训，以提升其服务水平与意识。

结论

现在经济的飞速发展始终离不开人力资源，那么人力资源对于企业的重要性就可想而知了，因此要相对加强人力资源的管理，要在传统人事档案管理的基础上进行相应的加强，要提高相关管理人员的水平，要针对性地设定培训项目以便使人事档案在人力资源的开发中发挥应有的作用，进一步改善管理方式，以便促进企业的发展。

参考文献：

[1]杨重.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求分析[J].科技经济市场，2015（06）：51.

[2]徐镜翔.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].办公室业务，2015（17）：97.