强化基层供电公司档案管理的对策陈秀华

强化基层供电公司档案管理的对策陈秀华

陈秀华

国网河南太康县供电公司河南周口461400

摘要：基层供电企业的档案管理工作，是企业管理的一部分，是一项重要的基础管理工作，是企业各方面活动的真实记录和发展生产力的一项基础工作。本文针对基层供电公司的实际，围绕档案基础业务工作中的几个环节问题进行了探讨。

关键词：供电公司；档案管理；基础业务

一、电力公司档案管理现状

1、没有相关管理费用

当前国内电力公司以及相关企业，造成其管理混乱的主要原因主要是没有专项资金进行档案管理与维护。相关档案人员更是缺少和缺失。即便是有相关的预算，也由于缺乏相关的预算管理制度。造成档案管理费用趋向不明，使用较为混乱，更是出现部分单位利用职务之便挪用管理预算。以上这种情况，不仅造成了档案管理工作的维护得不到相应的保证。更是直接影响档案管理的治理。在实际情况下，部分单位更是由于对档案工作的不重视。直接省去管理管理费用或者是使用相关维护材料质量低下。直接造成档案管理工作的缺失和资料不全。

2、风险意识不足

档案管理工作，从档案接受到管理到有机查询每个环节，都存在问题和风险。比如档案管理中的文件丢失、管理室遇到火灾、水灾以及相关不可抗拒的问题。都会影响电力公司档案管理工作进程或只是管理工作停止。其主要原因是企业单位对这项工作的不重视。对风险上的评估缺乏相关的整体状态。相关管理的风险更是缺少可见性和预见性。没有对管理工作进行风险评估，或者出现隐患没有相关工作措施进行预防，这种问给档案管理工作带来麻烦，相关工作人员工作也会困扰。

3、管理人员整体素质不高。

档案管理工作，包括电力工作的档案管理工作，其工作质量以及效率的档案的管理安全，其主要归功于工作人员素质以及相关业务水平。并且就档案部门本身而言，这是一清水部门。缺少不要的资金维护以及相关部门的重视。所以在管理上，管理人员可能处于轻视，或者管理人员在委任上出现不足。实际过程中，相当部分管理人员学历不足，没有相关档案管理的经验。更没有档案管理的相关知识。对档案的丢失以及损耗等情况更是认为其不重要。责任心不强，出现档案的丢失，保密程度化或者相应措施不足。更厉害的是，档案人员将电力公司核心秘密进行泄露。造成公司自身利益的受损。

4、缺乏信息更新系统

计算机信息自动化的高效普及，造成相关信息管理工作受到工作人员的信赖。尤其不少大中型电力公司，其档案信息情况比较发达。人数众多，信息化程度也非常的高，如果自档案管理上使用信息技术，不仅能够提升档案管理工作的效率，还有确保其质量。但是由于电力公司观念的问题，相关设施以及技术还不够完善。不少电力公司计算机进行保存的过程中，并没有形成有效的管理理念和办法。最终也就造成数学化程度不高，档案管理设备落后。

二、供电公司档案管理对策

1、建章立制，加强档案工作基础建设

首先，根据工作需要，建立起文电信息、科学技术、财务审计、经营管理等有关档案人员的责任制，提出工作目标要求，责任到人，年终考核，使档案工作真正落到实处。其次，认真落实国家、上级主管部门的各项方针政策，执行国家档案工作中有关档案规定，并结合本企业的情况，制订出各种门类的档案管理制度、档案保密制度、借阅制度、库房管理制度、档案销毁制度、归档制度（包括归档范围、归档时间和归档要求）及保管期限表等。第三，建立健全档案各种检索工具，使提供利用方便快捷。检索工具可以帮助档案人员熟悉管理范围，提高业务水平。利用者也可以借助检索工具了解企业档案内容及特点，以便索取档案材料。一个健全的检索工具，应该说是一种完整的体系。因为它是由多种形式，多种层次和结构组成。它们之间功能各异，又有联系。如案卷目录，它是以保管单位为对象，按照归档时间的先后顺序进行登记和编制的。

2、加强业务建设，提高档案管理水平

档案的鉴定工作是按一定的原则、标准和方法分析档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并予以销毁，是解决档案数量，质量的问题，也是合理地使用人力、物力，妥善地保管档案，使之处于较佳的管理状态必须强调的是，鉴定工作直接关系到档案的命运，因此一定要慎重。档案的保管具有特定的含义，档案保管工作是根据档案的成分与状况，所采取的存放和安全防护措施，是科学管理的一项专门业务工作，是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整与安全的重点环节。档案寿命的长短与档案保管的好坏有着直接关系，档案管理是一个复杂的过程，它的一系列管理行为，必须获得该过程各业务环节工作状况的信息，以及该工作过程与外界发生联系的各种信息的需要，通过统计、分析，提出对档案管理工作产生影响的管理信息。它是不断提高档案管理水平的必经之路。

3、做好建档工作，强化项目档案的管理

由于各供电公司建档工作程度不一，大多起步较晚，不少企业对档案工作缺乏认识，忙于抓生产，抓安全运行，档案工作无暇顾及有人认为，档案工作是个“软尺子”，对企业的生产、运行、经营没多大影响，而没有真正做到集中统一管理这种分散式的管理方式已远远不能胜任现代企业发展的需要我国档案工作的基本原则是：档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用集中统一是档案工作的组织原则和管理体制，是档案工作发展的客观要求。只有坚持企业档案的集中统一，才能克服各种弊端，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用维护档案的完整与安全。

强化项目档案管理，还要从制度和方法上采取一系列行之有效的措施。如制定企业重点建设项目档案管理规定，对项目单位档案管理的职能做出明确规定，提出要求，并监督执行建设项目档案要重视过程管理，供电公司职能部门与档案人员在项目档案管理工作中要严把质量关，注重过程管理，任何不符合档案管理的事由都应杜绝。同时，还应对项目档案管理做出洋细的规定，明确建设工程项目各阶段产生的资料以及收集、整理、组卷的要求，以确保项目档案的齐全完整、准确系统。

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