电子计算机在档案管理中的应用模式分析

电子计算机在档案管理中的应用模式分析

李露

江油城市投资发展有限公司

摘要：伴随信息化时代的到来，电子计算机逐渐改变了人们的生产模式与生活方式，并逐步成为社会发展的主要工具。将电子计算机拓展应用到档案管理工作中，可实现档案信息化管理，提升综合管理水平，完善服务品质。基于此，本文将围绕电子计算机在档案管理中的应用模式展开系统探究，以供借鉴。

关键词：电子计算机；档案管理；应用模式

在信息化时代背景下，电子计算机凭借其诸多的优点，被广泛拓展应用到各个专业领域，并取得了良好的成效。现阶段，计算机技术逐步向着网络化与集成化方向发展，在信息处理方面发挥着不可替代的作用。为此，将电子计算机应用到档案管理工作中是大势所趋。

1电子计算机在档案管理中的实际价值

（1）收集整理。收集整理是电子计算机档案管理工作的基础工序。在此过程中，基层档案管理人员要高效整合应用各类技术，增强责任意识，且严格遵照制度条例与标准规范进行资料的收集与整理工作。由于计算机属于辅助性工具，管理者要准确掌握资料，并将其输入计算机系统，保证资料的完整性与准确性，同时，充分发挥计算机系统的优势价值，提升档案管理技术水平。

（2）归纳分类。归纳分类是电子计算机档案管理工作的关键工序。计算机档案管理人员在收集档案资料的过程中，由于各方面原因，使得资料缺乏完整性与准确性。为此，档案管理人员需认真筛选、分类与整理资料，并将收集的资料输入计算机系统中，进而为提升综合管理水平奠定基础。

（3）查询和提取。查询与提取是电子计算机档案管理的最终目标。收集、分类与整理资料，是为了将资料输入计算机系统，同时，满足用户的多元化需求。换言之，将资料存入计算机系统，才能充分发挥出计算机档案管理的优势价值，进而为用户查询与提取信息提供便利条件。

2电子计算机档案管理的优势特征

建立电子档案，可充分发挥出计算机技术的优势价值，提升档案管理效率，满足大众的多元化需求。下面将详细介绍电子档案优点：

（1）管理效率高。在使用电子档案的过程中，工作人员可通过键入关键词，快速查阅所需的档案资料，从而提高工作效率，节省时间。

（2）增大档案信息综合利用率，实现资源优化共享。

（3）保证档案资料的安全性。工作人员可利用智能终端设备设置机密文件访问权限，提高私密程度，采用合理的措施保证档案资料的安全性，维护用户的根本权益。

（4）档案资料储备量充足，节省实体空间。电子档案的存储空间较大，记录与传播速率快，并且可以在很大程度上节省空间。

3提升电子计算机技术在档案管理中应用效率的可行性策略

在新时期发展背景下，将电子计算机拓展应用到档案管理领域具有实际意义。为此，相关部门需重视档案资料存储、拓展档案管理信息化服务范围，加大档案信息化管理人才培训投入，且全面掌控整个档案管理流程，增强档案安全防范意识，进而实现档案资料的优化共享，促进信息交互传递，最终全面提升档案综合管理水平，改善专项服务品质。

3.1加大对档案资料存储的重视与投入力度

为促进电子计算机在档案管理工作中的应用，应当加大对档案信息储存的重视力度，以收集、分类与整理档案资料等环节为切入点，实现智能化管理、自动化办公与自主化服务。且秉承与时俱进的基本原则，顺应互联网时代发展趋势，优化硬件设施配置，确保图形运算、系统兼容、存储空间等满足系统运行要求。同时，促进软件开发科研单位与档案管理单位的协调配合，维系档案管理工作的有序运转。

3.2拓展档案管理信息化服务范围

要想发挥档案资源的利用价值，首要前提是转变档案服务与利用模式，扩张档案资料内容，拓展服务范围。再者，还需不断完善档案信息资源网络服务内容，优化档案服务模式，不断丰富档案资料内容，调整档案结构，且依托网络技术，拓展档案服务领域，增设在线浏览、在线反馈与远程引导等基本功能。与此同时，拓展档案资料服务范围，既要收集存储制度内的各类档案资料，也应转变服务模式，确保档案资料的完整性与准确性。此外，应当与当地高等职业院校与科研机构建立良好的合作关系，创新管理模式。然后再依托网络技术的共享性优势特征，深化公众对电子档案管理的认知，获取坚实的群众基础。

3.3加大档案管理人才培训力度

要想实现档案资料的共享目标，单纯依靠档案管理机构是远远不够的，需要制定完善的内部协同机制。一直以来，绝大多数企事业单位的档案管理部门多采用分散管理模式。从经济效益与社会效益角度来说，实现各类档案资料的有机整合，可让其发挥出更大效用。为此，相关企业应加大对基层业务人员专业技能培训与职业素质教育力度，并优先招募计算机操作技能水平高、职业素养过硬的员工，提升电子计算机在档案管理工作中的应用效率。另外，依托专业培训，转变档案管理人员的思想观念，从而提升员工业务水平，强化职业素养，让其熟练使用相关管理软件。

3.4全面把控档案管理工作的各个环节

档案管理工作的宗旨是提高档案查询效率，改善服务品质。为优化档案管理水平，相关人员需构建完善的档案管理制度，约束与规范管理行为，保证管理工作的共享性与规范性。再者，在履行规章制度的前提下，需制定“共享时代下档案管理工作方针”，并将其落到实处，优化档案管理品质，满足用户的多元化需求。

3.5增强员工信息安全管理意识

在开发与利用档案资料的过程中，要增强工作人员对著作权、公布权、发表权、网络传播权及公民隐私权的维权意识。在汇编档案数据库时，往往会涉及著作权问题。为此，要在维护著作人根本权益的基础上，延展信息服务范围，提升信息交互效率。此外，开发档案资料涉及诸多信息安全问题。相关管理者需加大对保护档案资料隐秘性的重视力度。涉及国防安全、商业机密与个人隐私的档案，既可能是整卷的，也可能是单卷单份，甚至是单行内容的。针对此类机密文件，要避免对外开放，且利用数字化技术进行防控防盗；再者，保证操作系统的正常运转，维护数据库安全。优先使用安全等级高的操作系统，并对数据库进行定期备份与异地备份，生成数据库日常事务日志，然后设置用户访问权限，避免系统故障或恶意性侵犯导致资料丢失，最大限度的维护用户的根本权益。

3.6充分发挥数字化技术的优势价值

目前档案管理工作逐步向着横向、纵向等多角度、多维度延展。档案管理工作是一项独立性、综合性、专业性极强的工作，具体包括键入信息、储存信息、加工信息、输出信息等环节。为实现档案资料的优化共享，应当高效整合应用数字化技术，构建优质的软硬件环境，在采集、分类与存储纸质文件资料的基础上，依托各类智能终端设备与现代化技术，实现档案资料的数字化处理。同时，利用数字化影像技术存储纸质档案资料，满足档案全文检索的基本要求，为档案资料共享提供必要的支持与协助。另外，以信息共享为基准，促进相关机构的信息交流，进而做到档案信息的实时查询与自助式查询。

4结语

综上所述，在现代社会发展进程中，计算机技术凭借其卓越的优势被广泛应用到社会生产与日常生活的多个领域，尤其是档案资料管理工作，更是取得了实质性突破。如今市场经济繁荣发展，传统档案管理模式存在的问题进一步凸显，尤其是在共享经济时代背景下，如何实现档案管理工作的共享化、集成化与自主化成为社会各界关注的焦点话题。在未来发展进程中，必须全面发挥出电子计算机的优势价值，将其拓展应用到档案管理工作的各个环节，以此做到经济效益与社会效益的最大化。

参考文献：

[1]刘颖.电子计算机在档案管理中的应用探讨[J].才智.2018（17）

[2]吴雅琼.电子计算机在档案管理中的应用模式分析[J].机电兵船档案，2018.196（03）